Timesheet (Zeiterfassung)
Erfassen Sie Stunden auf Ihren Board-Elementen mit einem Live-Timer oder manueller Eingabe, reichen Sie die Woche zur Genehmigung ein und verfolgen Sie Berichte zu Stunden und abrechenbarem Wert.
Das Timesheet lebt innerhalb von Projekte und misst die Zeit, die jede Person mit Board-Elementen verbringt. Jeder erfasst SEINE EIGENEN Stunden; Board-Eigentümer und -Bearbeiter sehen das gesamte Team. Dies ist Ihr Betrieb mit IHREN Kunden: abrechenbare Stunden und Wert (Stunden x Satz) gehören Ihnen und können normal angezeigt werden.
Zwei Wege zur Erfassung
- Live-Timer: auf dem Board zeigt eine Spalte „Zeiterfassung“ die Gesamtzeit des Elements und eine Play/Stop-Schaltfläche. Klicken Sie auf Play zum Starten und auf Stop zum Beenden; beim Stoppen erstellt das CRM einen Eintrag mit der gemessenen Dauer. Nur ein Timer läuft pro Person.
- Manuelle Eingabe: öffnen Sie das Element und verwenden Sie das Zeiterfassungs-Panel, um Datum, Dauer (h:mm oder Dezimalstunden wie 1,5), Beschreibung und ob es abrechenbar ist, zu erfassen.
Wochen- und Tagesraster
- Öffnen Sie Projekte → Timesheet. Im Tab „Mein Raster“ sind die Zeilen die bearbeiteten Elemente und die Spalten die Wochentage.
- Geben Sie Stunden direkt in die Zelle ein (z. B. 1:30). Tages-, Zeilen- und Wochensummen werden automatisch berechnet. Wechseln Sie zwischen Wochen- und Tagesansicht und navigieren Sie durch die Wochen.
- Um ein noch nicht vorhandenes Element hinzuzufügen, verwenden Sie „Zeile hinzufügen“, wählen Sie das Board und das Element.
Einreichen und Genehmigung
Wenn die Woche fertig ist, klicken Sie auf „Woche einreichen“. Das Blatt wechselt von Entwurf zu Eingereicht. Personen, die die Boards verwalten, an denen Sie gearbeitet haben, sehen es im Tab „Genehmigungen“ und können es mit einem Kommentar genehmigen oder ablehnen. Ein genehmigtes Blatt ist für die Bearbeitung gesperrt; ein abgelehntes wird wieder bearbeitbar, damit Sie es korrigieren und erneut einreichen können. Der Genehmiger kann ein genehmigtes Blatt bei Bedarf wieder öffnen.
Abrechenbar, Satz und Wert
Markieren Sie jeden Eintrag als abrechenbar oder nicht. Der Stundensatz folgt dieser Rangfolge (der spezifischste gewinnt): der auf dem Eintrag selbst gespeicherte Wert, dann der Satz der Person auf diesem Board, dann der Standardsatz des Boards, und schließlich der Standardsatz des Mandanten. Der abrechenbare Wert ist Stunden x Satz, auf den Cent gerundet, in US-Dollar (USD). Legen Sie Sätze im Tab „Einstellungen“ fest.
Berichte und Budget
- Der Tab „Berichte“ fasst einen Zeitraum nach Person, nach Board, nach Element und abrechenbar vs. nicht abrechenbar zusammen, mit dem Gesamtwert. Exportieren Sie alles als CSV.
- In „Einstellungen“ legen Sie ein Budget an Stunden und/oder Wert pro Board fest; der Bericht zeigt den verbrauchten Prozentsatz und warnt in Rot, wenn das Board das Budget überschreitet.
Einstellungen (Administratoren)
- Stundenrundung (keine, 6, 15 oder 30 Minuten), im Stil der führenden Tools.
- Wochenbeginn (Montag oder Sonntag) und erforderliche Beschreibung bei Einträgen.
- Wöchentliche Erinnerung: wer die Woche nicht einreicht, erhält eine Glockenbenachrichtigung (muss aktiviert werden).
Stunden abrechnen
Im Tab „Abrechnen“ wandeln Sie die bereits genehmigten abrechenbaren Stunden eines Boards in einem Zeitraum in eine Kundenrechnung um, ohne etwas neu einzutippen. Wählen Sie Board und Zeitraum: Das System zeigt die Vorschau (nach Leistung gruppierte Zeilen mit Stunden und Betrag) und die Summe. Mit einem Klick auf „Rechnung erstellen“ werden die Stunden zu einer Rechnung im Abrechnungsmodul. Die Erstellung ist idempotent: Eine bereits abgerechnete Stunde wird nie doppelt berechnet.
Wer die Kostenberechtigung (timesheet_cost) hat, sieht oben auch die ECHTE MARGE des Zeitraums: abrechenbar, Arbeitskosten, Marge und Marge %. Ohne diese Berechtigung sieht man nur den abrechenbaren Betrag, nie die Kosten.
Stundenkonto (Retainer)
Im Tab „Stundenkonto“ verwalten Sie vorausbezahlte Stundenpakete pro Kunde (Retainer). Jedes Konto zeigt den Saldo, den verbrauchten Prozentsatz und eine Erschöpfungswarnung (gelb ab 70 %, rot bei Überschreitung). Öffnen Sie ein Konto, um den Bewegungsauszug zu sehen (Gutschriften, Verbräuche und Korrekturen), und nutzen Sie die Verknüpfungen, um Stunden manuell gutzuschreiben oder zu verbrauchen. Nur Manager sehen die Stundenkonten.