Integrations

Kontakte mit Google/Outlook synchronisieren

Sobald Ihr Google-Workspace- oder Microsoft-365-Konto verbunden ist, importieren Sie Ihre Kontakte aus Google Kontakte (People API) oder Outlook (Microsoft Graph) als CRM-Kontakte, ohne Duplikate und ohne bereits ausgefüllte Angaben zu überschreiben.

Die Kontaktsynchronisierung nutzt dieselbe OAuth-Verbindung wie E-Mail und Kalender (BYO-Modell: Die OAuth-App gehört Ihrer Organisation). Sie überträgt Ihre Kontakte vom Anbieter als Kontaktdatensätze ins CRM.

Voraussetzung: Kontaktzugriff gewähren

Wenn Sie Google Workspace oder Microsoft 365 verbinden, fordert das CRM nun zusätzlich zu E-Mail und Kalender auch die Kontaktberechtigung an (Google: contacts; Microsoft: Contacts.ReadWrite). Wenn Sie das Konto bereits VOR diesem Update verbunden hatten, enthält die Verbindung keine Kontakte: Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen, klicken Sie auf der Anbieterkarte auf „Erneut verbinden“ und gewähren Sie die Kontaktberechtigung. Der Abschnitt „Kontaktsynchronisierung (zweiseitig)“ zeigt dann „Wird synchronisiert“.

💡 Stellen Sie in der OAuth-App Ihrer Organisation sicher, dass die Kontaktberechtigung aktiviert ist: Aktivieren Sie bei Google die People API; fügen Sie bei Azure die delegierte Berechtigung Contacts.ReadWrite für Microsoft Graph hinzu.

Kontakte importieren (Anbieter → CRM)

Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen und suchen Sie die Karte des verbundenen Anbieters.
Klicken Sie im Abschnitt „Kontaktsynchronisierung (zweiseitig)“ auf „Kontakte importieren“.
Das CRM liest Ihre Kontakte (bis zu 200 auf einmal) und erstellt oder aktualisiert für jeden einen Kontakt. Es meldet, wie viele gelesen, erstellt und aktualisiert wurden.

Wie Abgleich und Deduplizierung funktionieren

Der Abgleichsschlüssel ist die E-MAIL des Kontakts: Existiert bereits ein Kontakt mit dieser E-Mail, wird er aktualisiert statt dupliziert; andernfalls wird ein neuer erstellt. Das CRM speichert zusätzlich die Kontakt-ID des Anbieters (im Datensatz selbst) als zusätzliche Absicherung gegen Duplikate. Beim Aktualisieren eines bestehenden Kontakts füllt das CRM nur LEERE Felder aus und überschreibt niemals Name, Telefonnummer oder Position, die Sie bereits im CRM angepasst haben.

💡 Kontakte ohne E-Mail werden beim Import übersprungen, da die E-Mail beim Kontakt Pflicht ist und als Schlüssel zur Duplikatsvermeidung dient. Fügen Sie dem Anbieterkontakt eine E-Mail hinzu, um ihn zu importieren.

Einen CRM-Kontakt an den Anbieter senden (CRM → Anbieter)

Sie können auch einen CRM-Kontakt in Ihrem Google/Outlook erstellen (best effort). Beim Senden behält das CRM die Verknüpfung, sodass derselbe Kontakt bei künftigen Sendevorgängen nicht erneut angelegt wird. Diese Richtung ist optional und funktioniert nur mit gewährter Kontaktberechtigung.

Keine Verbindung? Die Funktion bleibt inaktiv

Wenn Sie kein Konto verbunden haben (oder die Kontaktberechtigung nicht gewährt wurde), wird nichts importiert oder gesendet, und es entstehen keine Fehler in Ihrem Arbeitsablauf. Die Schaltfläche „Importieren“ erscheint nur, wenn eine aktive Verbindung mit Kontaktberechtigung besteht.

So testen Sie es

Klicken Sie unter Einstellungen → Integrationen → Karte des verbundenen Anbieters, Abschnitt „Kontaktsynchronisierung (zweiseitig)“, auf „Kontakte importieren“.
Prüfen Sie die angezeigte Zusammenfassung: wie viele Kontakte gelesen, erstellt und aktualisiert wurden.
Öffnen Sie die CRM-Kontaktliste und prüfen Sie, ob ein bekannter Kontakt aus Ihrem Google/Outlook erschienen ist (oder aktualisiert wurde), ohne dupliziert zu werden.

Fehlerbehebung

Die Schaltfläche „Kontakte importieren“ erscheint nicht: Es gibt keine Verbindung mit Kontaktberechtigung. Klicken Sie auf der Karte auf „Erneut verbinden“ und gewähren Sie die Kontaktberechtigung (Google: contacts / People API; Microsoft: Contacts.ReadWrite).
Manche Kontakte wurden nicht importiert: Kontakte OHNE E-Mail werden übersprungen (die E-Mail ist Pflicht und dient als Deduplizierungsschlüssel). Fügen Sie dem Anbieterkontakt eine E-Mail hinzu und importieren Sie erneut.
Ein bereits von mir angepasster Kontakt wurde „überschrieben“: Das sollte nicht passieren. Der Import füllt nur LEERE Felder aus und überschreibt niemals Name/Telefon/Position, die Sie bearbeitet haben. Falls Sie eine Überschreibung bemerken, melden Sie dies mit dem Kontakt an den Support.
403/unzureichende Berechtigung: Die Kontaktberechtigung wurde nicht gewährt; verbinden Sie sich erneut und akzeptieren Sie die Berechtigung im Einwilligungsbildschirm. Bestätigen Sie bei Google, dass die People API in der OAuth-App aktiviert ist.

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