Termine mit Google/Outlook Kalender synchronisieren (bidirektional)
Sobald Ihr Google-Workspace- oder Microsoft-365-Konto verbunden ist, werden CRM-Termine zu Ereignissen in Ihrem Kalender, und Ihre Kalenderereignisse können als Aktivitäten importiert werden, in beide Richtungen, ohne Duplikate.
Die Kalendersynchronisierung nutzt dieselbe OAuth-Verbindung wie die E-Mail (BYO-Modell: Die OAuth-App gehört Ihrer Organisation). Sie läuft in beide Richtungen, jeweils auf Ihr eigenes Konto beschränkt.
Voraussetzung: Kalenderzugriff erteilen
Wenn Sie Google Workspace oder Microsoft 365 verbinden, fordert das CRM nun zusätzlich zur E-Mail auch die Kalenderberechtigung an (Google: calendar.events; Microsoft: Calendars.ReadWrite). Wenn Sie das Konto bereits VOR diesem Update verbunden hatten, enthält die Verbindung den Kalender nicht: Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen, klicken Sie auf der Anbieterkarte auf „Erneut verbinden“ und erteilen Sie die Kalenderberechtigung. Die Karte zeigt dann „Synchronisiert“.
CRM → Kalender (Termine senden)
Jede Aktivität vom Typ „Termin“ mit Datum und Uhrzeit wird beim Erstellen oder Bearbeiten automatisch (nach bestem Bemühen, im Hintergrund) an Ihren Kalender gesendet. Das CRM behält den Link zum Ereignis bei, sodass das Bearbeiten des Termins im CRM DASSELBE Ereignis aktualisiert, statt ein neues zu erstellen.
Sie können auch manuell senden: Klicken Sie in der Aktivitätenliste neben einem Termin auf das 🗓️-Symbol, um ihn zu Ihrem Google/Outlook hinzuzufügen. Das Symbol erscheint nur, wenn Sie einen Kalender verbunden haben. (Das 📅-Symbol existiert weiterhin, um die eigenständige .ics-Datei herunterzuladen.)
Kalender → CRM (Ereignisse importieren)
- Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen und suchen Sie die Karte des verbundenen Anbieters.
- Klicken Sie im Abschnitt „Kalendersynchronisierung (bidirektional)“ auf „Aus Kalender importieren“.
- Das CRM liest kürzliche Ereignisse (der letzten Tage) und erstellt für jedes eine Termin-Aktivität, ohne bereits importierte Termine zu duplizieren.
Die Deduplizierung nutzt die Ereignis-ID des Anbieters: Ein erneuter Import erstellt bereits abgerufene Termine nicht neu, und ein aus dem CRM gesendeter Termin wird nicht als Kopie zurückimportiert.
Keine Verbindung? Die Funktion bleibt inaktiv
Wenn Sie keinen Kalender verbunden haben (oder den Kalender-Scope nicht erteilt haben), wird nichts gesendet oder importiert, und es entstehen keine Fehler in Ihrem Arbeitsablauf. Die Import-Schaltfläche und das Sendesymbol erscheinen nur bei einer aktiven Kalenderverbindung.
So testen Sie
- CRM → Kalender: Erstellen Sie eine Aktivität vom Typ „Termin“ mit Datum und Uhrzeit und prüfen Sie, ob sie innerhalb weniger Sekunden in Ihrem Google/Outlook-Kalender erscheint.
- Bearbeiten Sie diesen Termin im CRM (ändern Sie die Uhrzeit) und bestätigen Sie, dass DASSELBE Ereignis im Kalender aktualisiert wurde. Es sollte kein doppeltes Ereignis erscheinen.
- Kalender → CRM: Klicken Sie in Einstellungen → Integrationen → Anbieterkarte auf „Aus Kalender importieren“ und prüfen Sie, ob aus kürzlichen Ereignissen Termin-Aktivitäten wurden.
Fehlerbehebung
- Die Schaltfläche „Aus Kalender importieren“ und das Sendesymbol erscheinen nicht: Es besteht keine Verbindung mit dem Kalender-Scope. Öffnen Sie die Anbieterkarte und klicken Sie auf „Erneut verbinden“, um die Kalenderberechtigung zu erteilen (Google: calendar.events; Microsoft: Calendars.ReadWrite).
- Termine gelangen nicht in den Kalender: Bestätigen Sie, dass die Aktivität vom Typ „Termin“ ist und sowohl Datum ALS AUCH Uhrzeit hat; ohne Uhrzeit wird sie nicht gesendet. Prüfen Sie auch, ob die Google Calendar API (Google) bzw. die Berechtigung Calendars.ReadWrite (Azure) in der OAuth-App aktiviert ist.
- Doppelte Ereignisse beim Importieren: Die Deduplizierung nutzt die Ereignis-ID des Anbieters; wenn Sie denselben Termin manuell auf beiden Seiten erstellt haben, besteht keine Verknüpfung. Löschen Sie die manuelle Kopie und lassen Sie das CRM die Quelle sein.
- 403/unzureichende Berechtigungen: Der Kalender-Scope wurde nicht erteilt, verbinden Sie sich also erneut und akzeptieren Sie die Kalenderberechtigung auf dem Zustimmungsbildschirm.
Mehrere Kalender (für echte Verfügbarkeit)
Viele Menschen führen mehr als einen Kalender im selben Konto (privat, Projekte, Team). Damit Ihre öffentliche Terminseite Ihre ECHTE Verfügbarkeit widerspiegelt, können Sie mehrere Kalender importieren.
- Standardmäßig lässt das CRM „Alles synchronisieren“ aktiviert: Es importiert Ihren Hauptkalender und künftige Kalender automatisch, genau wie bisher. Es ändert sich nichts, wenn Sie nichts tun.
- Zum gezielten Auswählen schalten Sie „Alles synchronisieren (E-Mail, Kalender, Meetings)“ auf der Anbieterkarte aus. Die Kalender des Kontos erscheinen mit einem Schalter pro Kalender – haken Sie die an, die Sie importieren möchten.
- Wenn die Liste nicht erscheint, klicken Sie auf „Kalender neu laden“, damit das CRM die Kalender dieses Kontos abruft.
Mehrere KONTEN desselben Anbieters (z. B. 3 Microsoft + 1 Google)
Sie können mehr als ein Konto DESSELBEN Anbieters verbinden (mehrere Microsoft-Konten, mehrere Google-Konten) und auch Anbieter mischen. Verwenden Sie in Einstellungen → Integrationen die Option „Weiteres Konto verbinden“ auf der Anbieterkarte; auf dem Zustimmungsbildschirm wählen Sie das Konto aus.
- Der Ereignisimport ruft jetzt aus ALLEN verbundenen Konten ab, nicht nur aus dem ältesten. Wenn bei einem Konto der Zugriff abgelaufen ist, synchronisieren die anderen weiterhin normal.
- Jedes Ereignis speichert sein QUELLKONTO, sodass Sie im Kalender sehen können, aus welchem Kalender es stammt.
Ihre Kalender in der Kalenderansicht sehen (Registerkarten pro Konto, zusammengeführt oder getrennt)
In der Kalenderansicht wird jedes Kalenderkonto zu einer farbigen Registerkarte oben. Sie steuern, was angezeigt wird, und die Einstellung wird pro Benutzer gespeichert.
- Klicken Sie auf das ✕ einer Registerkarte, um die Ereignisse dieses Kontos aus der Ansicht AUSZUBLENDEN (das trennt das Konto nicht, es blendet nur aus; klicken Sie erneut, um es wieder anzuzeigen).
- Wechseln Sie zwischen „Zusammen“ (alle Kalender im Wochen-/Monatsraster kombiniert) und „Getrennt“ (eine Spalte pro Konto, nebeneinander, mit den Ereignissen des Zeitraums).
- Die Registerkarte „Intern“ sammelt die eigenen Aktivitäten des CRM, die nicht aus einem externen Kalender stammen.
- Nutzen Sie die Verknüpfung „＋ Verbinden“, um weitere Konten direkt aus Einstellungen → Integrationen hinzuzufügen.