Configuración

Automatizaciones (sin código)

Crea reglas del tipo "cuando X, si se cumplen las condiciones, entonces acciones", sin programar.

Las automatizaciones ejecutan acciones solas cuando algo ocurre en un registro. Las creas en Configuración → Automatizaciones, sin código.

Cómo se arma una automatización

Objeto: a qué tipo de registro se aplica la regla (ej.: Lead).
Cuándo (disparador): "el registro se crea", "el registro se actualiza", "de forma programada (cadencia)", que reprocesa los registros del objeto cada N días, "el registro entra en un segmento" (eliges el segmento observado; la regla se dispara cuando un registro pasa a cumplir sus criterios) o "N días después de un campo de fecha" (la regla se dispara cuando la fecha de un campo elegido, más los días definidos, ya pasó).
Si (condiciones): comparaciones de campos (igual a, contiene, mayor que, está vacío, cambió…). Todas deben ser verdaderas; sin condiciones, se ejecuta siempre.
Entonces (acciones): qué hacer. Definir el valor de un campo; Crear una tarea vinculada (con vencimiento); Notificar (campana) al propietario o a los administradores; Avanzar la etapa de la oportunidad; Enviar correo (al propietario, a los administradores o al correo del propio registro); Enviar WhatsApp o SMS (por tu cuenta Twilio, al teléfono del registro o del responsable); Asignar responsable (rotación entre usuarios activos o usuario específico); Llamar a un webhook (POST JSON para integrar con sistemas externos); Crear un registro de otro objeto, por ejemplo abrir una OPORTUNIDAD cuando entra un lead, ya vinculada al contacto, definiendo campos como etapa, importe y responsable (con la opción de no duplicar cuando la automatización se vuelve a disparar); Esperar N días (retrasa las acciones siguientes); Completar un campo con IA.

Comparar con el día del mes actual ({{day_of_month}})

En las condiciones, un campo NUMÉRICO se puede comparar con el día del mes de hoy usando el token {{day_of_month}} en el valor (en lugar de un número fijo). Al ejecutarse la automatización, {{day_of_month}} se convierte en el día actual (1 a 31). Combínalo con "programada (cadencia)" de 1 día para que corra todos los días. Además existen los operadores "mayor o igual que" y "menor o igual que" para campos numéricos.

Ejemplo: En el Contrato → Cuando "de forma programada" (cada 1 día) → Si el campo "Día de facturación" es igual a {{day_of_month}} → Entonces crear la tarea o lanzar el cobro. Cada contrato se dispara en el día configurado, sin necesidad de un valor fijo por contrato.

💡 Escribe {{day_of_month}} en el campo de valor de una condición numérica (el campo acepta tanto un número fijo como el token). Tiene más sentido en automatizaciones programadas, que reevalúan los registros cada día.

Disparador "N días después de un campo de fecha"

Este disparador ejecuta la automatización a partir de la fecha de un campo del propio registro. Eliges un campo de fecha (o fecha y hora) del objeto, defines cuántos días sumar y, si quieres, marcas "Solo días hábiles" (así el plazo cae siempre en un día hábil, saltando fines de semana y feriados). Cuando la fecha del campo más los días definidos ya pasó, la regla se ejecuta una vez para ese registro. Se verifica de forma periódica, así que no hace falta dejar nada abierto. Cada registro se dispara como máximo una vez por automatización, aunque la verificación corra varias veces, lo que evita enviar el mismo recorrido dos veces.

Ejemplo: En la Suscripción → Cuando "N días después de un campo de fecha" (campo "Inicio de la suscripción", 3 días) → Entonces enviar un correo de bienvenida al registro. Tres días después de que empieza cada suscripción, el cliente recibe el correo, sin que nadie tenga que acordarse.

💡 La opción solo está disponible cuando el objeto tiene al menos un campo de fecha o de fecha y hora. Si no ves la opción, crea primero un campo de fecha en el objeto.

Completar un campo con IA

La acción "Completar campo con IA" llama a la IA (tu propia clave BYO-IA o la del sistema) con la instrucción que escribas y guarda la respuesta en un campo del registro, para clasificar, resumir o redactar automáticamente. Usa {{campo}} en la instrucción para insertar datos del registro (ej.: "Clasifica el segmento de esta empresa a partir de {{name}} e {{industry}}"). Se ejecuta justo después del disparador, sin bloquear el guardado; si no hay IA configurada, la acción simplemente no hace nada.

Enviar WhatsApp y SMS

Las acciones "Enviar WhatsApp" y "Enviar SMS" envían un mensaje por tu cuenta Twilio (Configuración → Integraciones → Mensajes). Elige el destino (teléfono del registro, que usa el campo phone o mobile) y escribe el texto, con {{campo}} para insertar datos del registro. Funciona incluso dentro de un "Esperar N días". Es best-effort: sin la cuenta Twilio configurada o sin un teléfono válido, el mensaje simplemente se salta, sin tumbar la automatización.

Modo Flujo visual (nuevo)

En la parte superior de la pantalla de Automatizaciones hay un selector "Automatización clásica | Flujo visual (nuevo)". El modo clásico es el editor de reglas "cuándo/si/entonces" de esta página (se mantiene íntegro). El modo Flujo visual usa el FlowBuilder para dibujar la automatización como un flujo en árbol, con pasos, esperas, condiciones y ramificaciones Sí/No, y todos los canales (correo, WhatsApp, SMS, actividades). Por ahora, los flujos visuales se inscriben manualmente o por segmento; los disparadores por evento (al crear o actualizar un registro) siguen en el modo clásico. Las dos formas conviven y no se migra nada.

Ejemplo práctico

Ejemplo: En el Lead → Cuando el registro se crea → Si origen = "Formulario del sitio web" → Entonces definir estado = MQL y crear la tarea "Llamar en 24 h" (vence en 1 día).

Activar, editar y hacer seguimiento

Cada automatización tiene un interruptor Activa/Inactiva. Debajo de la lista, "Ejecuciones recientes" muestra cada disparo (con éxito o con error) para que sigas lo que se ejecutó.

💡 Las acciones que definen campos NO disparan nuevas automatizaciones, lo que evita bucles infinitos. Y si una automatización falla, queda registrada en las ejecuciones sin afectar el guardado del registro.

Gates de etapa (oportunidades)

Los gates son trabas de calidad del pipeline: condiciones que deben estar cumplidas para que una oportunidad SALGA de una etapa y avance. Mientras el gate no se cumple, arrastrar la tarjeta en el tablero (o cambiar la etapa en el formulario) queda bloqueado, con un mensaje que explica qué falta.

Activa o desactiva todo el concepto con un interruptor: apagado, el flujo vuelve a ser libre.
Condiciones de SALIDA por etapa: campo completado o con un valor específico (igual, distinto, contiene, mayor, menor) o actividad COMPLETADA vinculada a la oportunidad (por tipo o por un fragmento del asunto, ej.: "propuesta").
Actividades de ENTRADA por etapa: al llegar a la etapa, el sistema crea automáticamente las tareas del playbook (ej.: "Enviar propuesta", vence en 3 días) para el responsable. Completarlas puede ser exactamente lo que el gate de la etapa exige para avanzar.
Perfiles con bypass: los perfiles marcados (ej.: Sales Manager) pueden mover incluso sin cumplir el gate, y cada bypass queda registrado en la Auditoría.
Retroceder de etapa y marcar como Perdido siempre están permitidos: los gates solo bloquean el AVANCE.
La acción "Avanzar etapa" de las automatizaciones TAMBIÉN respeta los gates: si el gate de la etapa actual está pendiente, el avance queda APLAZADO (registrado en las Ejecuciones recientes) y se ejecuta automáticamente en cuanto se cumplan las exigencias, ya sea al completar el campo que faltaba o al cerrar la actividad exigida. El bypass de perfil vale solo para movimientos manuales.

Ejemplo: Gate en la etapa "Propuesta comercial": exigir una actividad completada cuyo asunto contenga "propuesta" más el campo "Autoridad / decisor" completado. Al entrar en la etapa, el sistema crea la tarea "Enviar propuesta" (3 días). El vendedor solo consigue arrastrar hacia "Negociación" después de completar la tarea y llenar el campo; o bien un Sales Manager puede mover manualmente de todos modos (bypass auditado). Si una automatización intenta avanzar antes de eso, el avance queda aplazado y ocurre solo en el momento en que la tarea se complete.

💡 Combina los gates con "Campos obligatorios por etapa" (Configuración → Pipelines): los campos obligatorios garantizan datos en la ENTRADA de la etapa; los gates garantizan criterios en la SALIDA.

💡 Simular (dry-run): en cada automatización hay un botón "Simular". Elige un registro real y verás lo que la automatización HARÍA (cada acción, con los campos ya completados, y las que se saltarían por condición) sin ejecutar nada, sin enviar y sin guardar.

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