Biblioteca de documentos
Vista de administrador con todos los archivos adjuntados a los registros del CRM, en un solo lugar, con búsqueda por nombre y filtro por objeto. Sirve para encontrar un contrato o una propuesta cuando nadie recuerda a qué registro se adjuntó.
Los archivos del CRM quedan atados al registro en el que se adjuntaron, y eso es bueno para el orden del día a día y malo cuando necesitas encontrar un documento sin saber dónde está. La Biblioteca de documentos invierte la vista: en vez de partir del registro para llegar al archivo, partes del archivo.
Cómo usarla
- Abre Configuración y ve al grupo Datos e informes.
- Haz clic en Biblioteca de documentos.
- Escribe parte del nombre del archivo en el campo Buscar por nombre del archivo. La búsqueda considera cualquier fragmento del nombre.
- Si quieres, acota con el selector de objeto, que empieza en Todos los objetos.
- Haz clic en el nombre del archivo para abrirlo, en Descargar para guardarlo, o en abrir registro para ir al registro de origen.
Cada línea muestra el nombre del archivo, el objeto al que pertenece el registro, el tamaño formateado y la fecha en que se adjuntó el archivo. El orden va del más reciente al más antiguo, y la pantalla trae los adjuntos más recientes de la organización.
Lo que la lista trae y lo que deja fuera
- Trae los archivos adjuntados directamente a los registros de tus objetos.
- Deja fuera los adjuntos de comentarios y los adjuntos de mensajes de conversaciones, para que la lista no se vuelva un depósito de imágenes pegadas en discusiones.
- Muestra los ítems más recientes por consulta. Para encontrar algo antiguo, usa la búsqueda por nombre o el filtro por objeto en vez de desplazar la lista.
Quién puede hacerlo
La pantalla es de administrador: exige permiso para administrar la configuración, y esa exigencia se aplica en el servidor, no solamente escondiendo el ítem del menú. La razón es simple: la lista atraviesa todos los registros de la organización, incluidos los que un vendedor común no vería en la pantalla del objeto.
Preguntas comunes
- El enlace del archivo dejó de funcionar: las direcciones de descarga son temporales, con una validez de una hora. Recarga la pantalla y se generan enlaces nuevos.
- ¿Se puede eliminar un archivo desde aquí? No. La eliminación se hace en el registro en el que el archivo está adjuntado, para que la acción quede en el contexto correcto.
- ¿Se puede subir un archivo desde aquí? No. Esta pantalla es de consulta; la subida ocurre en el registro.
- La búsqueda no encontró el documento: busca por el nombre del archivo, no por su contenido ni por el nombre del registro. Prueba con un fragmento más corto del nombre o filtra por objeto.
- Un archivo aparece con un guion en el tamaño: el tamaño no se informó al subirlo; el archivo se sigue abriendo con normalidad.