Crear objetos, los tipos de registro de tu CRM
Además de Contacto, Empresa, Lead y Oportunidad, creas todos los tipos de registro que necesites, como Equipo, Inmueble o Curso, sin programar. El objeto nuevo nace con el campo Nombre, entra en el menú y pasa a tener lista, formulario, búsqueda, importación, automatizaciones y relaciones como cualquier otro.
El CRM ya viene con los objetos que usa toda operación comercial. Lo que no puede adivinar es lo que tu operación tiene de particular: una empresa de alquileres controla Equipos, una escuela controla Cursos, una industria controla Máquinas instaladas. Crear objetos es la respuesta a eso, y no exige desarrollo ni abrir un ticket al soporte.
Cómo crearlo
- Abre Configuración y, en el grupo Personalización, haz clic en Objetos.
- Haz clic en Nuevo objeto.
- Completa el Nombre (singular), por ejemplo Equipo.
- Completa el Nombre (plural), usado en listas y en el menú, por ejemplo Equipos.
- Revisa el Nombre de API, el identificador interno usado en integraciones y automatizaciones. Se sugiere a partir del nombre, en minúsculas y sin acentos, y se puede ajustar.
- Si quieres, indica un Ícono.
- Haz clic en Crear objeto y después usa el botón Campos para agregar los campos.
El objeto nace con un campo Nombre, obligatorio, que sirve de título del registro en listas, búsquedas y relaciones. Eso lo vuelve utilizable de inmediato, incluso antes de que crees tu primer campo propio.
Qué permite la lista de objetos
- Ver todos los objetos con el Nombre de API y la insignia Estándar o Personalizado.
- Ocultar del menú: desaparece el elemento del menú lateral sin perder nada. El objeto sigue accesible por enlace y por el resto del sistema, útil para objetos de apoyo.
- Retener (días): los registros más antiguos que el número indicado van automáticamente a la papelera. Cero significa nunca, y el tope es de 3650 días.
- Campos: atajo a la pantalla donde modelas los campos de ese objeto.
- Eliminar: disponible solamente para objetos personalizados.
Eliminar, y por qué los estándar no desaparecen
Los objetos estándar del sistema no se pueden eliminar, porque hay pantallas, informes y automatizaciones que cuentan con ellos. Los objetos personalizados sí, y la confirmación avisa lo que está en juego: el objeto y todos sus registros se borran, sin vuelta atrás. Cuando la intención es solo sacarlo del camino, usa Ocultar del menú.
Quién puede hacerlo
Crear, ocultar, definir la retención y eliminar objetos exige permiso para administrar la configuración. Si tu organización usa gobernanza de cambios, crear o eliminar un objeto no se aplica al instante: se convierte en una solicitud y la pantalla avisa que fue enviada para la aprobación de un gerente. Los cambios aplicados quedan anotados en el Historial de configuración.
Preguntas comunes
- ¿Puedo cambiar el Nombre de API después? Trátalo como definitivo: es la clave que usan las integraciones y las automatizaciones. La etiqueta visible, esa sí, se puede renombrar cuando quieras.
- ¿Renombrar un objeto estándar vale para todos? Sí. Los nombres de objetos, campos y opciones estándar aparecen en el idioma de cada persona, y cuando renombras uno de ellos tu nombre pasa a valer para todos los idiomas.
- El objeto nuevo no apareció en el menú: revisa que la casilla Ocultar del menú esté desmarcada y que tu perfil tenga acceso de lectura a él.
- ¿Hay una forma más rápida? Sí, dos: la Galería de plantillas, que crea objetos listos, y los Componentes de campos, que llenan el objeto nuevo con grupos de campos de una sola vez.