Uso diario

Documentación de procesos · los procedimientos de la empresa

Procesos es el objeto estándar donde la empresa escribe sus propios procedimientos: cierre de caja, devolución, contratación, cambio de mes. Cada documento tiene área, responsable, versión y estado, así que se sabe qué está vigente y qué quedó obsoleto. Es la memoria operativa que suele vivir en archivos sueltos.

Casi toda empresa tiene un documento de proceso en algún lugar: un archivo de texto en la nube de alguien, un bloc de notas, la cabeza de la persona más antigua. El problema nunca es escribir, es saber qué versión vale hoy y quién responde por ella. El objeto Procesos pone esos documentos dentro del CRM, con versión y estado explícitos, al lado de los datos que gobiernan.

Dónde está

En el menú, en el grupo Análisis y gobernanza, abre Procesos. La lista muestra las columnas Proceso, Área, Versión y Estado. También se puede ver en tablero, agrupado por Estado.

Los campos del documento

Proceso: el nombre del procedimiento. Es obligatorio y es el título del registro.
Área: Ventas, Marketing, Customer Success, Finanzas, RR. HH., Operaciones o TI. Nace en Operaciones.
Resumen: para qué sirve y cuándo se aplica.
Pasos: el paso a paso en sí.
Responsable: quien mantiene el documento. Es un campo de texto.
Versión: empieza en 1.0 y la actualizas a mano en cada revisión relevante.
Estado: Borrador, Vigente, En revisión u Obsoleto. Es obligatorio y nace en Borrador.

Escribir y mantener

En Procesos, haz clic en Nuevo.
Completa Proceso, elige el Área y escribe Resumen y Pasos.
Indica el Responsable y deja la Versión en 1.0.
Guarda. Mientras el texto madura, mantén el Estado en Borrador.
Cuando el procedimiento pase a valer, cambia el Estado a Vigente.
Al revisarlo después, ponlo En revisión, ajusta el texto, sube la Versión a 1.1 o 2.0 y vuelve a Vigente.
Un procedimiento que cayó en desuso pasa a Obsoleto, y no se elimina: el historial se puede seguir consultando.

Ejemplo: Ferretería Bandeirantes documentó el Cierre de caja diario, Área Finanzas, Responsable Marina Alves, Versión 1.0, Estado Vigente, con nueve pasos, desde revisar los retiros hasta asentar la diferencia. Cuando la empresa empezó a aceptar pagos instantáneos, el documento pasó a En revisión, ganó dos pasos, se volvió Versión 1.1 y regresó a Vigente. El documento anterior sigue en el historial del registro.

Cómo sacarle más provecho

Filtra la lista por Área para darle a cada equipo su propio estante.
Filtra por Estado igual a Vigente y guárdalo como vista: esa es la lista que vale hoy.
Usa etiquetas para marcar temas que cruzan áreas, como auditoría o cierre.
La búsqueda global con ⌘K encuentra el proceso por el nombre desde cualquier pantalla.

Procesos, Base de conocimiento o Playbooks

Procesos: procedimiento operativo interno, para que lo ejecute tu equipo.
Base de conocimiento: artículo de ayuda, escrito para el cliente y publicable en el Centro de Ayuda público.
Playbooks: guiones de relación y de Customer Success, ligados a la rutina con las cuentas.

Permisos y límites

Ver, crear y editar siguen las reglas de tu perfil para el objeto Procesos.
Quien administra puede agregar campos, cambiar las opciones de Área y de Estado y ajustar la lista en Configuración.
La Versión es un campo de texto que tú controlas: el sistema no numera solo ni traba la edición de un documento Vigente.
Eliminar manda el documento a la Papelera, donde queda treinta días y se puede restaurar.

Preguntas comunes

¿Quién cambió el texto ayer? Abre el registro y mira el historial de cambios, como en cualquier objeto.
¿Se puede adjuntar el PDF firmado del procedimiento? Sí, usa los adjuntos del registro.
¿Puedo publicar un proceso para que lo vea el cliente? Este objeto es interno. Si el contenido es para el cliente, escribe un artículo en la Base de conocimiento y publícalo por ahí.

Abrir este artículo dentro del sistema →