Duplicados y mezcla de registros
Con el tiempo el mismo cliente entra dos veces, por importación, por formulario y por carga manual. La pantalla de Duplicados agrupa los registros que comparten la misma clave y permite unirlo todo en un solo registro, tomando los campos vacíos de las repetidas y reapuntando actividades y vínculos. La mezcla no tiene vuelta atrás, así que conviene revisar antes.
Una base con duplicidad arruina todo lo que viene después: el informe cuenta dos veces, la campaña manda dos correos, y la última conversación queda en el registro equivocado. La pantalla de Duplicados existe para que resuelvas eso en lote, sin borrar historial: el registro que queda hereda lo que le faltaba y recibe todas las actividades y vínculos de las repetidas.
Cómo abrirla
- Abre la lista del objeto, por ejemplo Contactos.
- En el menú Más, arriba en la pantalla, haz clic en Duplicados.
- La pantalla informa, justo debajo del título, por qué campo se agruparon los registros.
Hay un segundo camino: en Configuración, en la pantalla de calidad de datos, cada objeto muestra cuántos grupos de duplicados tiene, y el número es un enlace a esta misma pantalla.
Por qué campo agrupa el sistema
- Si el objeto tiene un campo de correo, ese es la clave. Es el caso de Contactos y Leads.
- Si no tiene correo, la clave es el campo nombre. Es el caso de Empresas.
- Si no tiene ni uno ni otro, vale el primer campo de texto del objeto.
- Para Productos, la clave es el código, porque el mismo código es la identidad del catálogo y el nombre se puede repetir entre variaciones.
- La comparación ignora mayúsculas y minúsculas y los espacios en los extremos. Un valor vacío nunca forma grupo.
- Si el objeto no tiene ningún campo que sirva de clave, la pantalla lo avisa en lugar de mostrar grupos.
Mezclar
- En cada grupo, el encabezado muestra el valor que juntó los registros y cuántos son.
- Marca en la lista cuál será el maestro. Es el que queda.
- Revisa los demás: todos se van a mezclar en el maestro.
- Haz clic en Mezclar en el seleccionado.
- El grupo es reemplazado por la confirmación de cuántos registros fueron mezclados.
Qué pasa en la mezcla
- El maestro conserva todos los valores que ya tenía: nada suyo se sobrescribe.
- Cada campo vacío del maestro se completa con el valor del primer duplicado que lo tenga cargado.
- Todas las actividades vinculadas a los duplicados pasan a apuntar al maestro.
- Cualquier campo de vínculo, en cualquier objeto, que apuntaba a un duplicado pasa a apuntar al maestro.
- Los duplicados se eliminan de forma definitiva. No van a la Papelera y no se pueden restaurar.
Permisos y límites
- Para ver los grupos hace falta tener lectura en el objeto; para mezclar hace falta tener escritura.
- El barrido considera los cinco mil registros más recientes del objeto. En bases más grandes, hazlo por tandas y repítelo después de limpiar.
- Los grupos con más duplicados aparecen primero.
- La mezcla no tiene deshacer. Revisa el maestro antes de hacer clic.
- Si tu empresa opera con varias empresas del grupo, un aviso puede informar que existe un registro parecido en otra empresa. En ese caso el sistema solo lo señala y ofrece solicitar acceso: nunca muestra los datos de la otra empresa.
Preguntas comunes
- Mezclé mal, ¿se puede volver atrás? No. Los duplicados se eliminan definitivamente y no pasan por la Papelera.
- Dos clientes distintos usan el mismo correo de la empresa, y el sistema junta a los dos. No los mezcles: registros distintos con la misma clave aparecen en el mismo grupo, y la decisión es tuya. Ajustar el correo de una de ellas deshace el agrupamiento.
- ¿Cómo evito duplicar en el origen? En la importación, elige un campo clave en Duplicados y di qué hacer al encontrar un registro existente. La captura pública de leads también evita repetir por el correo.