Educación: perfiles de admisión por subsegmento y pipeline de admisiones listo
La vertical Educación convierte SellioCRM en un CRM para colegios, universidades, EdTechs y educación corporativa: eliges el perfil de tu subsegmento en un asistente y el sistema crea el pipeline de admisiones de esa jornada, del interés a la matrícula, sobre el mismo motor de pipelines del CRM. Opcional y apagada hasta que un administrador la active.
La vertical Educación es opcional y nace apagada. Mientras está apagada, nada cambia en el sistema y queda invisible e inerte para todos. Un administrador la activa en Configuración, en Verticales, o con el asistente en la propia pantalla de Educación. Fue hecha para colegios, redes educativas, universidades, cursos técnicos y libres, EdTechs y educación corporativa.
Perfiles de admisión por subsegmento
Cada subsegmento educativo tiene una jornada de admisión distinta: en un colegio K-12 decide la familia y hay tour, entrevista y contrato; en la educación superior hay reclutamiento, revisión y oferta; en los cursos online la jornada es continua, con diagnóstico y prueba; en la educación corporativa el cliente es una empresa, con propuesta y negociación. El asistente trae estos perfiles listos: K-12 privado, K-12 internacional, educación superior, posgrado y ejecutiva, técnica y vocacional, idiomas, artes y deportes, online y EdTech, educación corporativa y red multicampus.
El perfil K-12 viene preseleccionado como predeterminado, pero puedes elegir cualquier otro. Al activar, el sistema crea automáticamente el pipeline de admisiones del perfil elegido, con las etapas de la jornada nombradas y listas para usar.
El pipeline de admisiones
El pipeline creado es un pipeline normal del CRM, en el mismo motor que ya usas en ventas: cada candidatura avanza por las etapas en el kanban, y las etapas de desenlace vienen marcadas, matriculado como ganado y perdido como pérdida. Puedes renombrar etapas y cambiar probabilidades, colores y campos obligatorios en el editor de pipelines, en Configuración, en Pipelines.
Varios perfiles a la vez
Una red con colegio K-12, facultad y brazo corporativo ejecuta varias jornadas en paralelo. Con la vertical activa, vuelve a la pantalla de Educación y aplica otros perfiles: cada uno crea su propio pipeline. Volver a aplicar un perfil ya aplicado nunca duplica nada.
Eventos, tours y open house
La vertical trae eventos de captación listos: open house, campus tour, feria, webinar y clase de prueba. Creas el evento con fecha, lugar y capacidad, y al publicarlo el sistema genera un enlace público de inscripción para divulgar en el sitio y en las redes. Cuando se agotan los cupos, las nuevas inscripciones entran automáticamente en la lista de espera.
La inscripción pública reconoce a la persona: quien ya era lead entra en la misma ficha, sin duplicar registros. El día del evento, el check-in se hace por código QR en la recepción o manualmente, y las ausencias se marcan en un clic. Después del evento, una encuesta rápida de nota y comentario mide la experiencia, y el informe de ROI muestra inscritos, asistentes y cuántos se convirtieron en matrícula. El costo del evento solo aparece para quien tiene permiso financiero.
Candidatura online con formulario versionado
La candidatura (application) es el centro de las admisiones: una persona, un programa y un período de ingreso. Puede nacer de un interés ya registrado o crearse directamente, y la misma persona puede tener candidaturas en programas distintos al mismo tiempo. Cada candidatura lleva el consejero responsable, el canal de origen, el perfil del candidato (nacional, internacional, becado, traslado o uno propio), la tasa de inscripción con estado pendiente, pagada o exenta, y el porcentaje de completitud del expediente.
El formulario de la candidatura usa el constructor de formularios que ya conoces. La diferencia es el versionado: al publicar una versión, el sistema fotografía la definición completa del formulario en ese momento. Cada respuesta enviada queda ligada a la versión en que se respondió, así que cambiar el formulario mañana nunca altera la respuesta de ayer. Corregir una respuesta genera un nuevo envío, preservando el historial completo.
El checklist de documentos se define por programa y por perfil de candidato: un candidato internacional puede tener ítems adicionales, un becado otros. Cada ítem puede tener plazo calculado en días hábiles a partir de fechas del período, respetando feriados. Al recibir o dispensar ítems, la completitud de la candidatura se recalcula sola, y los ítems vencidos aparecen señalados. El embudo de admisiones sigue en el kanban del pipeline creado por el asistente de la vertical.
Documentos del candidato
Cada documento enviado por el candidato se convierte en un registro propio sobre el adjunto: tipo (identidad, historial académico, comprobante de domicilio, médico, financiero o uno tuyo), clasificación obligatoria (personal, académico, financiero, médico o de menor de edad), vigencia y versión. Reenviar un documento nunca sobrescribe el anterior: cada reenvío crea una versión nueva y el historial completo se preserva.
Si el tipo del documento corresponde a un ítem del checklist de la candidatura, el ítem se marca como recibido automáticamente. En la revisión, la secretaría aprueba o rechaza con motivo obligatorio, y el rechazo reabre el ítem del checklist para que el candidato reenvíe. Los documentos con vigencia vencida aparecen como vencidos en la lectura, sin depender de una rutina programada.
Los documentos médicos y de menores de edad tienen protección extra: cada lectura queda registrada en la traza de auditoría de accesos sensibles. La extracción de datos por OCR es opcional y usa la IA del sistema. Para un documento de menor de edad solo corre con consentimiento de compartición de datos vigente, y con la redacción de PII activada los datos personales salen enmascarados del texto extraído.
Portales del candidato y de la familia
Candidato y responsable siguen la candidatura en portales propios, con login por enlace mágico, sin contraseña. El candidato entra con el correo de la candidatura en /portal/applicant/access?t=TU_TENANT_ID. El responsable entra con el correo registrado en su propia persona en /portal/family/access?t=TU_TENANT_ID, y el acceso de la familia exige un vínculo activo de responsable con el candidato.
El portal muestra solo el expediente documental: estado de la candidatura, checklist, documentos enviados con el motivo del rechazo cuando lo hay y los próximos eventos. Las restricciones de guarda se respetan: lo que la configuración de guarda niega nunca aparece. Las decisiones de admisión nunca aparecen en los portales.
Quitar el correo del registro o cerrar el vínculo de responsable corta el acceso al instante. Los portales usan la marca del portal del cliente y hablan el idioma del visitante.
Entrevistas, pruebas y shadow day
La programación de entrevistas reutiliza la agenda de self-scheduling que ya conoces, y el shadow day entra como un tipo de entrevista. El evaluador registra el resultado y el dictamen, y cuando una entrevista vence sin realizarse la ausencia se marca automáticamente.
Las pruebas y los tests de nivelación tienen nota, corte opcional y nivel. Con nota de corte definida, el resultado se deriva automáticamente; sin corte, la decisión queda con el evaluador. Todo queda ligado a la candidatura y visible en el pipeline de admisiones.
Revisión con rúbricas, revisión a ciegas y comité
La revisión académica usa rúbricas versionadas: la versión liberada es inmutable, corregir genera una versión nueva y cada revisión usa la versión vigente en la fecha; cambiar la rúbrica nunca altera notas antiguas. Las revisiones se distribuyen por menor carga, y cada revisor trabaja en la cola Mis revisiones, con nota por criterio y dictamen. Un panel de calibración compara a los revisores.
La revisión a ciegas nace apagada. Encendida, enmascara en el servidor los campos elegidos del candidato; sin campos elegidos, enmascara todos los enmascarables.
El comité de admisión tiene participantes, quórum, orden del día, votos y acta. Un nuevo voto sustituye al anterior, y el recuento es honesto: la mayoría decide, el empate queda registrado como empate y la sesión sin quórum queda registrada tal cual. La publicación de la decisión al candidato es una etapa separada, con embargo y cartas.
Contrato: importes congelados e inmutable por versión
El contrato nace de la oferta aceptada. Al generarlo, el sistema congela mensualidad, tasas, descuentos y becas en una foto con sello de integridad: cambiar la tabla de precios después no altera ningún contrato ya emitido.
Quien firma sale de los roles de responsable registrados en la familia. Firman el tutor legal y el responsable financiero; el contacto de aviso y el autorizado a recoger no firman. Si hay una restricción de custodia vigente, el responsable restringido queda bloqueado al firmar, aunque ya estuviera en la lista.
Tras la firma nada cambia, ni siquiera para un administrador: la propia base de datos rechaza la modificación. Un reajuste se convierte en anexo vinculado al contrato firmado y una rescisión en cancelación vinculada. La pantalla muestra la cadena de versiones y avisa si se rompe la integridad. Con un proveedor de firma electrónica configurado el envío es automático; sin proveedor, la aceptación queda registrada con fecha y origen.
Recordatorios y alertas automáticos
Con la vertical activada, el sistema vigila cada día lo que se detuvo: una solicitud con ítems obligatorios pendientes, un documento rechazado, detenido en revisión o por vencer, un lector con la cola de dictámenes atrasada, un contrato enviado y sin firmar, un evento que terminó con personas por retomar y un interés que superó el plazo de primer contacto.
- Los recordatorios suben por una escalera (por defecto a los 3, 7 y 14 días de atraso) y cada peldaño avisa una vez, no todos los días.
- El aviso aparece en las señales de negocio y, cuando el registro dice quién es responsable, como notificación para esa persona, en su idioma.
- Nada se bloquea, cancela ni cambia por un recordatorio: el sistema avisa, no castiga.
- El seguimiento tiene fin: pasada la ventana de silencio (120 días por defecto), los recordatorios cesan.
- Cada receta se puede apagar, y la escalera, el plazo de primer contacto y la ventana de vencimiento cambian por institución, sin una nueva versión.
Gobernanza: solicitud del titular, sesgo y plazo de guarda
Cuando alguien pide acceso, corrección, portabilidad o eliminación de sus propios datos, la solicitud se convierte en una fila con PLAZO. El plazo sale de la jurisdicción informada y queda congelado al registrarla: si la institución cambia la política mañana, la solicitud de hoy conserva la fecha que el titular tiene derecho a exigir. La cola muestra primero lo que vence antes, y lo atrasado aparece en rojo.
La auditoría de sesgo responde a una pregunta cada vez más frecuente: ¿el puntaje que ordena admisión o beca trata distinto a los grupos? Usted informa los números agregados por grupo y el sistema aplica la regla de los cuatro quintos, señalando el grupo de menor tasa. Ninguna fila de persona entra ahí, y ninguna queda guardada. El grupo demasiado pequeño queda fuera del cálculo, y eso se dice: una tasa sobre tres personas oscila por azar.
La retención se declara por clase de dato, y la pantalla muestra las clases que nadie declaró. Quien define el plazo de guarda y la base legal es la institución; lo que hace el sistema es obligar a declararlo y dejar el hueco a la vista.