Matrícula y envío al sistema académico
Convierte el contrato firmado en matrícula, controla los formularios de la familia (salud, transporte, alimentación, autorizaciones, contacto de emergencia y seguro) con vigencia y renovación anual, y envía al alumno a tu sistema académico con una cola de reconciliación que muestra cualquier diferencia. Parte de la vertical Educación, opcional y desactivada hasta que un administrador la active.
La pantalla Educación suma el bloque Matrícula: allí el admitido pasa a ser alumno matriculado, los formularios de la familia quedan bajo control y la matrícula se envía al sistema académico de la escuela.
De dónde viene la matrícula
La matrícula nace del contrato firmado: cuando todos los firmantes obligatorios firman, el sistema crea la matrícula de ese alumno en el ciclo. También puedes crearla desde la pantalla cuando el caso no pasó por un contrato. Ambos caminos son idempotentes: la misma persona, en el mismo ciclo y programa, nunca se convierte en dos matrículas, por más que la acción se repita.
La matrícula nace pendiente. Actívala cuando el alumno comience, registra la baja si la familia desiste y finalízala al cierre del ciclo. Los estados cerrados no vuelven atrás.
Formularios con vigencia y renovación
Cada matrícula tiene los formularios que exige la escuela. El estado de cada uno se calcula al leerlo, a partir de las fechas de vigencia, así que la lista siempre está correcta aunque no haya corrido ningún proceso: al día, por vencer, vencido, ausente, sin enviar, esperando aprobación o rechazado.
- Salud: condiciones, alergias y medicación
- Transporte: ruta, parada y personas autorizadas
- Alimentación: restricciones alimentarias
- Autorizaciones: imagen, salidas y retiro
- Contacto de emergencia
- Seguro escolar
La renovación es anual por defecto y el período es configurable. Renovar no borra nada: crea una versión nueva y conserva la anterior como historial de lo que la familia declaró en ese ciclo. El panel de "formularios que requieren acción" lista todo lo vencido, por vencer o pendiente del ciclo.
Envío al sistema académico
El CRM no es tu sistema académico: no carga notas, no lleva la asistencia oficial y no emite historiales. Lo que hace es entregar la matrícula al sistema dueño de ese dato. Y aquí hay una regla dura: la matrícula solo aparece como creada allí cuando ese sistema devuelve su propio número de alumno. Un intento, una caída o la falta de conector nunca cuentan como "creada".
- Pon la matrícula en la cola de envío.
- Exporta la cola en CSV.
- Carga el archivo en tu sistema académico.
- Importa de vuelta el archivo de confirmación, con la columna reference (el código que exportamos) y external_id (el número de alumno en tu sistema).
Cuando haya un conector con API para tu sistema, el mismo flujo funcionará sin archivos y sin cambiar nada de lo que ya configuraste.
Cola de reconciliación
Toda diferencia entre el CRM y el sistema académico aparece campo a campo en la cola de reconciliación, con el valor de ambos lados, y el responsable recibe una alerta. Una diferencia nunca desaparece sola: el ítem se queda en la cola hasta que ambos lados coincidan. Un proceso periódico repite la comparación y avisa cuando el plazo de envío acordado pasa sin confirmación.