Grupos, eventos y espacios · bloqueos, BEO y agenda por hora
La pestaña Grupos da seguimiento a bloqueos de habitaciones con fecha de corte y pickup real. La pestaña Eventos muestra los eventos de la propiedad, las líneas de ingreso y la orden de servicio (BEO) congelada al publicarse. La pestaña Cotizaciones emite propuestas en tres niveles con tipo de cambio congelado, y la pestaña Espacios gestiona la agenda de salones por hora, contando montaje y desmontaje.
Grupos: el bloqueo y el pickup
Un grupo (boda, congreso, excursión) reserva un bloqueo de habitaciones: una cantidad contratada de noches, un período y una fecha de corte. La pestaña Grupos lista los bloqueos de la propiedad elegida con nombre, fechas, Fecha de corte y estado (Tentativo, Definitivo, Cancelado, Cerrado). Un bloqueo tentativo puede volverse definitivo con el botón Volver definitivo, y los bloqueos tentativos o definitivos pueden cancelarse. Haz clic en el nombre del bloqueo para abrir el Pickup del bloqueo: cuántas noches del bloqueo ya se ocuparon de verdad, día por día. Ese es el número que mira el área comercial, porque un bloqueo lleno en el papel y vacío en el pickup es ingreso que no llega. La fecha de corte existe para devolver al inventario lo que el grupo no usó, antes de que sea tarde para venderlo de nuevo. La lista de huéspedes del bloqueo (rooming list) y el piso de attrition se gestionan por la API del sistema.
Eventos y la orden de servicio congelada
La pestaña Eventos lista los eventos de la propiedad con nombre, fechas y estado. Al hacer clic en el nombre, el detalle muestra las Líneas de ingreso del evento (alojamiento, alimentos y bebidas, alquiler, audiovisual y otras categorías, cada una con su descripción). El documento que rige el día del evento es la orden de servicio, el BEO: se redacta en borrador y, al publicarse, se congela y se distribuye a los departamentos (cocina, servicio, audiovisual, ama de llaves, seguridad, montaje), que confirman la recepción. Un cambio después de la publicación se vuelve una nueva versión, nunca una edición de la anterior: la cocina y el cliente leen siempre el mismo documento. La redacción, la publicación y la confirmación por departamento, así como la lista de verificación operativa y el consumo real del evento, se operan por la API del sistema; la pantalla muestra las líneas de ingreso y el aviso de congelamiento.
Cotizaciones en tres niveles, con tipo de cambio congelado
La pestaña Cotizaciones lista las propuestas con título, estado (Borrador, Enviada, Aceptada, Vencida, Rechazada), moneda y la columna Cambio del, que muestra la fecha de la tasa congelada. La cotización se arma en hasta tres niveles, Básica, Intermedia y Completa, cada uno con producto, fechas y cantidad. Al enviarla, la cotización de cambio del día queda congelada en la propuesta: el valor que leyó el huésped es el valor que honras, aunque la moneda se haya movido después. Cuando el cliente decide, selecciona el nivel en la propia fila y haz clic en Aceptar: la opción aceptada se convierte en reserva. El armado de los niveles y la generación del PDF de la propuesta se hacen por la API del sistema; el huésped también puede aceptar la cotización por su cuenta desde el portal del huésped.
Espacios: agenda por hora, con montaje y desmontaje
La pestaña Espacios muestra la agenda de un salón (o de cualquier unidad del tipo espacio) en un día elegido. Cada compromiso aparece con el horario, el título y los márgenes de preparación en el formato 30 min antes · 45 min después. Ese detalle es el corazón de la pestaña: lo que provoca el conflicto no es la duración del evento, es el montaje y el desmontaje. Un espacio libre a las 15h con desmontaje hasta las 15h30 no está libre. La verificación de conflicto considera las dos ventanas, y dos pedidos simultáneos por el mismo horario nunca se quedan ambos con la sala: el sistema resuelve la disputa de forma segura, incluso cuando los pedidos llegan en el mismo instante. Un compromiso en estado de reserva tentativa de espacio puede confirmarse directamente en la tabla con el botón Confirmar.