Reglas de campo por datos
Completa un campo automáticamente según tus propios datos: agregados de registros relacionados (contar, sumar, promedio) o condiciones sobre los campos del propio registro. Sin código.
Las Reglas de campo por datos completan un campo automáticamente cuando una condición sobre TUS datos es verdadera. Es no-code: defines la regla en Configuración y el CRM la reevalúa todos los días (y bajo demanda). Sin fórmulas ni programación.
Dónde: Configuración → Reglas de campo por datos. Solo quien tiene permiso para gestionar la configuración puede crear o editar; las reglas valen para todo el tenant.
Dos tipos de regla
- Condiciones sobre el propio registro: una o más comparaciones sobre los campos del propio registro (ej.: puntuación ≥ 80 Y estado = activo). Elige "todas las condiciones" (Y) o "cualquier condición" (O).
- Agregado de registros relacionados: cuenta, suma, promedia, máximo o mínimo de los registros de otro objeto que apuntan a este, a través de un campo de relación, y compara con un umbral (ej.: contar las Oportunidades cuya Empresa es este registro; si son 10 o más, marca la empresa como VIP).
Cómo crear una regla
- Elige el Objeto al que se aplica la regla y el Campo a completar (el campo que se establecerá automáticamente).
- Ponle un nombre a la regla (ej.: "Marcar empresa como VIP").
- Elige el tipo de condición. Para agregado: selecciona el objeto relacionado, el campo de relación que apunta a este objeto, la agregación (recuento/suma/promedio/máximo/mínimo), el campo a agregar (para suma/promedio/máximo/mínimo), el operador y el umbral. Para condiciones de campo: agrega una o más comparaciones y elige todas o cualquiera.
- Define el Valor cuando es verdadera. El valor respeta el tipo del campo destino: en un campo de selección eliges la opción; en un campo Sí/No eliges verdadero/falso; en uno numérico escribes el número.
- Opcional: activa "Definir un valor cuando es falsa" para completar también un valor cuando no se cumple la condición. Si lo dejas apagado, el campo no se altera cuando la condición es falsa.
- Guarda. Usa "Ejecutar ahora" para aplicarla de inmediato a todos los registros; de lo contrario, el barrido diario se encarga.
Si renombras o eliminas el campo de relación, el objeto relacionado o el campo destino que usa una regla, la regla simplemente se omite (sin error) hasta que la ajustes.