Informes programados por correo
Recibe automáticamente, con la frecuencia que elijas, un resumen del CRM o el resultado de un informe guardado, directo en el correo de quien necesita verlo. El informe guardado va con la tabla en el cuerpo del mensaje y con los archivos adjuntos para abrirlos en la hoja de cálculo.
Un informe que solo existe dentro del sistema depende de que alguien se acuerde de abrirlo. Los informes programados invierten eso: el número va hasta las personas. Tú eliges qué enviar, con qué frecuencia y a quién, y el sistema se encarga del resto.
Cómo crear una programación
- Abre Configuración y ve al grupo Datos e informes.
- Haz clic en Informes programados.
- En Nombre, escribe algo reconocible en el asunto del correo, por ejemplo Resumen semanal de ventas.
- Elige la Frecuencia: Diaria, Semanal o Mensual.
- En Destinatarios, informa los correos separados por coma.
- En Informe, deja Resumen del CRM (predeterminado) o elige un informe guardado.
- Haz clic en Crear programación.
Los dos contenidos posibles
- Resumen del CRM: un panorama corto con la cantidad de oportunidades abiertas, el valor total abierto y cuántas tareas vencen hoy o ya están atrasadas, más un enlace para abrir el panel. El valor abierto se suma por moneda y se convierte a la moneda de la organización, así que las operaciones en varias monedas no generan un número mezclado.
- Informe guardado: el resultado real del informe, presentado como tabla en el cuerpo del correo, con línea de total, y acompañado de dos adjuntos con los mismos datos, uno en CSV y otro en hoja de cálculo, para quien quiera seguir con el análisis.
Cuándo llega el primer correo
El primer envío ocurre después de completarse un ciclo, no en el momento en que guardas. Una programación semanal creada hoy se dispara dentro de siete días; una mensual, al mes siguiente. Después de cada envío el sistema ya reprograma el próximo de forma automática.
Pausar, reanudar y eliminar
Cada programación de la lista tiene una casilla que alterna entre Activo y Pausado. En Pausado no se envía nada, y ningún envío queda acumulado para después. El botón Eliminar quita la programación de forma definitiva. El propio pie del correo le recuerda al destinatario dónde apagar el envío.
Quién puede hacerlo
Crear programaciones no exige ser administrador: basta con tener permiso de escritura en el CRM. A cambio, cada programación pertenece a quien la creó. La lista muestra solamente las tuyas, y pausar o eliminar también vale solamente para las tuyas. Si un colega salió de la empresa y un envío sigue llegando, quien administra el acceso necesita tratar su usuario.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos destinatarios puedo poner? Hasta veinte direcciones por programación.
- El informe guardado que elegí fue eliminado: el envío sigue ocurriendo, pero con el Resumen del CRM en lugar del informe, en vez de fallar en silencio.
- ¿En qué idioma llega el correo? Las etiquetas de la tabla siguen el idioma de quien creó la programación.
- Los valores están sin símbolo de moneda: en el informe guardado, el agregado puede ser un conteo o una cantidad, así que el número va sin moneda a propósito. El valor abierto del resumen, ese sí, se formatea como dinero.
- No recibí el correo: revisa si la programación está Activa, si la dirección es correcta y también la carpeta de spam. Una falla de envío no interrumpe las demás programaciones ni cancela el próximo ciclo.