Synchroniser les contacts avec Google/Outlook
Une fois votre compte Google Workspace ou Microsoft 365 connecté, importez vos contacts depuis Google Contacts (People API) ou Outlook (Microsoft Graph) en tant que contacts CRM, sans doublons et sans écraser ce que vous avez déjà renseigné.
La synchronisation des contacts fonctionne via la même connexion OAuth utilisée pour l'e-mail et le calendrier (modèle BYO : l'application OAuth appartient à votre organisation). Elle importe vos contacts du fournisseur dans le CRM sous forme d'enregistrements Contact.
Prérequis : accorder l'accès aux contacts
Lorsque vous connectez Google Workspace ou Microsoft 365, le CRM demande désormais aussi la permission d'accès aux contacts (Google : contacts ; Microsoft : Contacts.ReadWrite), en plus de l'e-mail et du calendrier. Si vous aviez déjà connecté le compte AVANT cette mise à jour, la connexion n'inclut pas les contacts : ouvrez Paramètres → Intégrations, cliquez sur « Reconnecter » sur la fiche du fournisseur et accordez la permission contacts. La section « Synchronisation des contacts (bidirectionnelle) » affiche alors « Synchronisé ».
Importer des contacts (Fournisseur → CRM)
- Ouvrez Paramètres → Intégrations et repérez la fiche du fournisseur connecté.
- Dans la section « Synchronisation des contacts (bidirectionnelle) », cliquez sur « Importer les contacts ».
- Le CRM lit vos contacts (jusqu'à 200 à la fois) et crée ou met à jour un Contact pour chacun. Il indique combien ont été lus, créés et mis à jour.
Comment fonctionnent la correspondance et le dédoublonnage
La clé de correspondance est l'EMAIL du contact : si un Contact avec cet e-mail existe déjà, il est mis à jour au lieu d'être dupliqué ; sinon, un nouveau est créé. Le CRM stocke également l'identifiant du contact chez le fournisseur (sur l'enregistrement lui-même) comme garde-fou supplémentaire contre les doublons. Lors de la mise à jour d'un contact existant, le CRM ne remplit que les champs VIDES et n'écrase jamais le nom, le téléphone ou le poste que vous avez déjà ajustés dans le CRM.
Envoyer un contact CRM vers le fournisseur (CRM → Fournisseur)
Vous pouvez aussi créer un contact CRM dans votre Google/Outlook (au mieux, sans garantie). Une fois envoyé, le CRM conserve le lien pour ne pas recréer le même contact lors des envois futurs. Ce sens est optionnel et ne fonctionne qu'avec la permission contacts accordée.
Pas de connexion ? La fonctionnalité reste inerte
Si vous n'avez pas connecté de compte (ou n'avez pas accordé la portée contacts), rien n'est importé ni envoyé, et aucune erreur n'apparaît dans votre flux de travail. Le bouton d'import n'apparaît que lorsqu'il existe une connexion active avec la permission contacts.
Comment tester
- Dans Paramètres → Intégrations → fiche du fournisseur connecté, section « Synchronisation des contacts (bidirectionnelle) », cliquez sur « Importer les contacts ».
- Vérifiez le résumé affiché : combien de contacts ont été lus, créés et mis à jour.
- Ouvrez la liste des Contacts du CRM et vérifiez qu'un contact connu de votre Google/Outlook est apparu (ou a été mis à jour) sans doublon.
Dépannage
- Le bouton « Importer les contacts » n'apparaît pas : il n'existe pas de connexion avec la portée contacts. Cliquez sur « Reconnecter » sur la fiche et accordez la permission contacts (Google : contacts / People API ; Microsoft : Contacts.ReadWrite).
- Certains contacts ne sont pas arrivés : les contacts SANS e-mail sont ignorés (l'e-mail est obligatoire et constitue la clé de dédoublonnage). Ajoutez un e-mail au contact chez le fournisseur et importez à nouveau.
- Un contact que j'avais déjà ajusté a été « écrasé » : cela ne devrait pas arriver. L'import ne remplit que les champs VIDES et n'écrase jamais le nom/téléphone/poste que vous avez modifiés. Si vous constatez un écrasement, signalez-le au support avec le contact.
- 403/permission insuffisante : la portée contacts n'a pas été accordée ; reconnectez-vous et acceptez la permission sur l'écran de consentement. Sur Google, vérifiez que la People API est activée dans l'application OAuth.