ऑटोमेशन (नो-कोड)
बिना प्रोग्रामिंग के "जब X हो, अगर शर्तें पूरी हों, तो कार्रवाइयाँ" वाले नियम बनाएँ।
जब किसी रिकॉर्ड में कुछ होता है, तो ऑटोमेशन अपने आप कार्रवाइयाँ चला देते हैं। आप इन्हें सेटिंग्स → ऑटोमेशन में बनाते हैं, बिना कोड के।
एक ऑटोमेशन किन हिस्सों से बनता है
- ऑब्जेक्ट: नियम किस प्रकार के रिकॉर्ड पर लागू होता है (जैसे लीड)।
- कब (ट्रिगर): "रिकॉर्ड बनाया जाता है", "रिकॉर्ड अपडेट किया जाता है", "शेड्यूल पर (कैडेंस)", जो हर N दिन में ऑब्जेक्ट के रिकॉर्ड फिर से जाँचता है, "रिकॉर्ड किसी सेगमेंट में प्रवेश करता है" (आप देखा जाने वाला सेगमेंट चुनते हैं; नियम तब चलता है जब कोई रिकॉर्ड उसके मानदंड पूरे करने लगता है) या "किसी तारीख़ फ़ील्ड के N दिन बाद" (नियम तब चलता है जब चुने गए फ़ील्ड की तारीख़ में तय दिन जोड़ने पर वह समय बीत चुका हो)।
- अगर (शर्तें): फ़ील्ड की तुलना (के बराबर, में शामिल है, से अधिक, ख़ाली है, बदला गया…)। सभी शर्तें सत्य होनी चाहिए; कोई शर्त न हो तो नियम हमेशा चलता है।
- तो (कार्रवाइयाँ): क्या करना है। किसी फ़ील्ड का मान सेट करना; जुड़ा हुआ कार्य बनाना (देय तारीख़ के साथ); मालिक या व्यवस्थापकों को घंटी में सूचित करना; अवसर का चरण आगे बढ़ाना; ईमेल भेजना (मालिक को, व्यवस्थापकों को या ख़ुद रिकॉर्ड के ईमेल पर); WhatsApp या SMS भेजना (आपके Twilio खाते से, रिकॉर्ड या ज़िम्मेदार के फ़ोन पर); मालिक असाइन करना (सक्रिय उपयोगकर्ताओं के बीच रोटेशन या कोई विशिष्ट उपयोगकर्ता); वेबहुक कॉल करना (बाहरी सिस्टम से जुड़ने के लिए POST JSON); किसी दूसरे ऑब्जेक्ट का रिकॉर्ड बनाना, जैसे लीड आने पर एक अवसर खोलना, जो संपर्क से जुड़ा हो और जिसमें चरण, मूल्य और मालिक जैसे फ़ील्ड तय हों (ऑटोमेशन दोबारा चलने पर नकल न बनाने के विकल्प के साथ); N दिन प्रतीक्षा करना (आगे की कार्रवाइयाँ टालता है); AI से फ़ील्ड भरना।
महीने के मौजूदा दिन से तुलना ({{day_of_month}})
शर्तों में किसी संख्यात्मक फ़ील्ड की तुलना आज के महीने के दिन से की जा सकती है, जिसके लिए मान में {{day_of_month}} टोकन इस्तेमाल होता है (किसी तय संख्या की जगह)। ऑटोमेशन चलते समय {{day_of_month}} मौजूदा दिन बन जाता है (1 से 31)। इसे 1 दिन वाले "शेड्यूल पर (कैडेंस)" के साथ मिलाकर रोज़ चलाएँ। संख्यात्मक फ़ील्ड के लिए "से अधिक या बराबर" और "से कम या बराबर" ऑपरेटर भी हैं।
ट्रिगर "किसी तारीख़ फ़ील्ड के N दिन बाद"
यह ट्रिगर ऑटोमेशन को ख़ुद रिकॉर्ड के किसी फ़ील्ड की तारीख़ के आधार पर चलाता है। आप ऑब्जेक्ट का कोई तारीख़ (या तारीख़ और समय) फ़ील्ड चुनते हैं, तय करते हैं कि कितने दिन जोड़ने हैं और चाहें तो "केवल कार्य दिवस" चिह्नित करते हैं (तब समयसीमा हमेशा किसी कार्य दिवस पर पड़ती है, सप्ताहांत और छुट्टियाँ छोड़ते हुए)। जब फ़ील्ड की तारीख़ में तय दिन जोड़ने पर वह समय बीत जाता है, तो नियम उस रिकॉर्ड के लिए एक बार चलता है। यह समय-समय पर जाँचा जाता है, इसलिए कुछ खुला रखने की ज़रूरत नहीं। हर रिकॉर्ड प्रति ऑटोमेशन अधिकतम एक बार चलता है, भले ही जाँच कई बार हो, जिससे वही जर्नी दो बार नहीं भेजी जाती।
AI से फ़ील्ड भरना
"AI से फ़ील्ड भरें" कार्रवाई आपके लिखे निर्देश के साथ AI को बुलाती है (आपकी अपनी BYO-AI कुंजी या सिस्टम की) और जवाब रिकॉर्ड के किसी फ़ील्ड में लिख देती है, ताकि अपने आप वर्गीकरण, सारांश या लेखन हो सके। रिकॉर्ड का डेटा डालने के लिए निर्देश में {{campo}} इस्तेमाल करें (जैसे "{{name}} और {{industry}} से इस कंपनी का सेगमेंट बताइए")। यह ट्रिगर के तुरंत बाद चलती है, सेव होने को रोके बिना; अगर कोई AI कॉन्फ़िगर नहीं है, तो यह कार्रवाई बस कुछ नहीं करती।
WhatsApp और SMS भेजना
"WhatsApp भेजें" और "SMS भेजें" कार्रवाइयाँ आपके Twilio खाते से संदेश भेजती हैं (सेटिंग्स → इंटीग्रेशन → संदेश)। गंतव्य चुनें (रिकॉर्ड का फ़ोन, जो phone या mobile फ़ील्ड लेता है) और टेक्स्ट लिखें, रिकॉर्ड का डेटा डालने के लिए {{campo}} के साथ। यह "N दिन प्रतीक्षा करें" के भीतर भी काम करता है। यह best-effort है: Twilio खाता कॉन्फ़िगर न हो या मान्य फ़ोन न हो, तो संदेश बस छोड़ दिया जाता है, ऑटोमेशन गिरता नहीं।
विज़ुअल फ़्लो मोड (नया)
ऑटोमेशन स्क्रीन के ऊपर "क्लासिक ऑटोमेशन | विज़ुअल फ़्लो (नया)" स्विच है। क्लासिक मोड इसी पेज का "कब/अगर/तो" नियम एडिटर है (जो पूरी तरह बना हुआ है)। विज़ुअल फ़्लो मोड FlowBuilder इस्तेमाल करके ऑटोमेशन को पेड़ के रूप में बनाता है, जिसमें चरण, प्रतीक्षा, शर्तें और हाँ/नहीं की शाखाएँ होती हैं, और सभी चैनल भी (ईमेल, WhatsApp, SMS, गतिविधियाँ)। फ़िलहाल विज़ुअल फ़्लो में नामांकन हाथ से या सेगमेंट से होता है; इवेंट वाले ट्रिगर (रिकॉर्ड बनने या अपडेट होने पर) क्लासिक मोड में ही हैं। दोनों तरीक़े साथ-साथ चलते हैं और कुछ भी माइग्रेट नहीं किया जाता।
व्यावहारिक उदाहरण
चालू करना, संपादित करना और नज़र रखना
हर ऑटोमेशन का सक्रिय/निष्क्रिय स्विच होता है। सूची के नीचे "हाल के रन" हर बार चलने का ब्योरा दिखाते हैं (सफलता या त्रुटि), ताकि आप देख सकें कि क्या चला।
चरण के गेट (अवसर)
गेट पाइपलाइन की गुणवत्ता की ताले हैं: वे शर्तें जो पूरी होनी चाहिए ताकि कोई अवसर किसी चरण से निकलकर आगे बढ़ सके। जब तक गेट पूरा नहीं होता, बोर्ड में कार्ड खींचना (या फ़ॉर्म में चरण बदलना) रोक दिया जाता है और एक संदेश बताता है कि क्या बाक़ी है।
- पूरे विचार को एक स्विच से चालू या बंद करें: बंद रहने पर प्रवाह फिर से खुला हो जाता है।
- हर चरण के लिए निकास की शर्तें: फ़ील्ड भरा हुआ हो या उसमें कोई विशिष्ट मान हो (बराबर, अलग, शामिल है, अधिक, कम) और/या अवसर से जुड़ी कोई गतिविधि पूर्ण हो (प्रकार से और/या विषय के अंश से, जैसे "प्रस्ताव")।
- हर चरण के लिए प्रवेश की गतिविधियाँ: चरण पर पहुँचते ही सिस्टम प्लेबुक के कार्य अपने आप बना देता है (जैसे "प्रस्ताव भेजें", 3 दिन में देय) और ज़िम्मेदार को सौंप देता है। उन्हें पूरा करना ठीक वही हो सकता है जो चरण का गेट आगे बढ़ने के लिए माँगता है।
- बायपास वाली भूमिकाएँ: चिह्नित भूमिकाएँ (जैसे Sales Manager) गेट पूरा किए बिना भी आगे बढ़ा सकती हैं, और हर बायपास ऑडिट ट्रेल में दर्ज होता है।
- चरण पीछे ले जाना और हारा हुआ चिह्नित करना हमेशा अनुमत है: गेट केवल आगे बढ़ने को रोकते हैं।
- ऑटोमेशन की "चरण आगे बढ़ाएँ" कार्रवाई भी गेट का पालन करती है: अगर मौजूदा चरण का गेट लंबित है, तो बढ़त टाल दी जाती है (हाल के रन में दर्ज होती है) और शर्तें पूरी होते ही अपने आप चल जाती है, चाहे छूटा हुआ फ़ील्ड भरने पर या माँगी गई गतिविधि पूरी होने पर। भूमिका का बायपास केवल हाथ से किए गए बदलावों पर लागू होता है।