दस्तावेज़ लाइब्रेरी
व्यवस्थापक का वह दृश्य जिसमें CRM के रिकॉर्ड से जुड़ी सारी फ़ाइलें एक ही जगह दिखती हैं, नाम से खोज और ऑब्जेक्ट के अनुसार फ़िल्टर के साथ। यह तब काम आता है जब कोई अनुबंध या प्रस्ताव ढूँढना हो और किसी को याद न हो कि वह किस रिकॉर्ड में लगा था।
CRM में फ़ाइलें उसी रिकॉर्ड से बँधी रहती हैं जिसमें वे लगाई गई थीं, और यह रोज़मर्रा की व्यवस्था के लिए अच्छा है पर तब बुरा जब आपको कोई दस्तावेज़ चाहिए और पता ही न हो कि वह कहाँ है। दस्तावेज़ लाइब्रेरी नज़र उलट देती है: रिकॉर्ड से फ़ाइल तक जाने के बजाय, आप फ़ाइल से शुरू करते हैं।
कैसे उपयोग करें
- सेटिंग्स खोलें और डेटा और रिपोर्ट समूह में जाएँ।
- दस्तावेज़ लाइब्रेरी पर क्लिक करें।
- फ़ाइल नाम से खोजें फ़ील्ड में फ़ाइल के नाम का कोई हिस्सा लिखें। खोज नाम के किसी भी हिस्से को देखती है।
- चाहें तो ऑब्जेक्ट चयनकर्ता से दायरा घटाएँ, जो सभी ऑब्जेक्ट से शुरू होता है।
- फ़ाइल खोलने के लिए उसके नाम पर क्लिक करें, सहेजने के लिए डाउनलोड करें दबाएँ, या स्रोत रिकॉर्ड तक जाने के लिए रिकॉर्ड खोलें दबाएँ।
हर पंक्ति फ़ाइल का नाम, वह ऑब्जेक्ट जिसका रिकॉर्ड है, स्वरूपित आकार और वह तारीख़ दिखाती है जब फ़ाइल जोड़ी गई थी। क्रम सबसे नए से सबसे पुराने की ओर है, और स्क्रीन संगठन के सबसे हाल के अटैचमेंट लाती है।
सूची में क्या आता है और क्या नहीं
- इसमें वे फ़ाइलें आती हैं जो सीधे आपके ऑब्जेक्ट के रिकॉर्ड से जोड़ी गई हैं।
- इसमें टिप्पणियों के अटैचमेंट और बातचीत के संदेशों के अटैचमेंट नहीं आते, ताकि सूची चर्चाओं में चिपकाई गई छवियों का गोदाम न बन जाए।
- यह हर बार सबसे हाल के आइटम दिखाती है। कुछ पुराना ढूँढना हो तो सूची स्क्रॉल करने के बजाय नाम से खोज या ऑब्जेक्ट का फ़िल्टर उपयोग करें।
यह कौन कर सकता है
यह स्क्रीन व्यवस्थापक की है: इसके लिए सेटिंग्स प्रबंधित करने की अनुमति चाहिए, और यह शर्त सर्वर पर लागू होती है, सिर्फ़ मेन्यू का आइटम छिपाकर नहीं। कारण सीधा है: यह सूची संगठन के सारे रिकॉर्ड को पार करती है, उन्हें भी जो एक आम सेल्स प्रतिनिधि को ऑब्जेक्ट की स्क्रीन पर नहीं दिखते।
आम सवाल
- फ़ाइल का लिंक काम करना बंद कर गया: डाउनलोड के पते अस्थायी होते हैं और एक घंटे तक वैध रहते हैं। स्क्रीन दोबारा लोड करें, नए लिंक बन जाते हैं।
- क्या यहीं से फ़ाइल हटाई जा सकती है? नहीं। हटाना उसी रिकॉर्ड में होता है जिसमें फ़ाइल लगी है, ताकि यह क्रिया सही संदर्भ में रहे।
- क्या यहाँ से फ़ाइल भेजी जा सकती है? नहीं। यह स्क्रीन देखने के लिए है; फ़ाइल जोड़ना रिकॉर्ड में होता है।
- खोज में दस्तावेज़ नहीं मिला: यह फ़ाइल के नाम से खोजती है, न उसकी सामग्री से और न रिकॉर्ड के नाम से। नाम का छोटा हिस्सा आज़माएँ या ऑब्जेक्ट से फ़िल्टर करें।
- किसी फ़ाइल के आकार में डैश दिख रहा है: भेजते समय आकार बताया नहीं गया था; फ़ाइल सामान्य रूप से खुलती रहती है।