Daily use

रिकॉर्ड बनाना और प्रबंधित करना

संपर्क, कंपनियाँ, लीड और अवसर बनाएं, संपादित करें, खोजें और एक्सपोर्ट करें, और 360° व्यू का उपयोग करें।

हर ऑब्जेक्ट की साइडबार मेनू में अपनी अलग सूची है। फ़ॉर्म स्वतः ऑब्जेक्ट के फ़ील्ड से बनता है, जिसमें आपके बनाए फ़ील्ड भी शामिल हैं। चयन फ़ील्ड सूचियों में रंगीन पिल्स के रूप में दिखते हैं, जिससे पढ़ना आसान हो जाता है।

एक रिकॉर्ड बनाएं

मेनू में, ऑब्जेक्ट चुनें (जैसे Contacts)।
"नया" पर क्लिक करें। फ़ॉर्म पूरी स्क्रीन का उपयोग करता है, कॉलम में।
फ़ील्ड भरें। हर एक के बगल में "?" यह समझाता है कि क्या दर्ज करना है, और * से चिह्नित फ़ील्ड आवश्यक हैं।
कुछ फ़ील्ड डिफ़ॉल्ट मान के साथ आते हैं (जैसे Website https:// से शुरू होता है)।
बनाएं पर क्लिक करें। आप सीधे अभी बनाए गए रिकॉर्ड पर पहुँच जाते हैं।

संपादित करें और हटाएं

इसके विवरण खोलने के लिए सूची में किसी रिकॉर्ड पर क्लिक करें। डेटा बाईं ओर है (इसे संपादित करें और Save पर क्लिक करें); दाईं ओर संबंधित रिकॉर्ड और टाइमलाइन है। इसे हटाने के लिए, Delete का उपयोग करें: रिकॉर्ड ट्रैश में चला जाता है और 30 दिनों तक पुनर्स्थापित किया जा सकता है (देखें "ट्रैश" लेख)।

किसी फ़ील्ड की सामग्री मिटाना

किसी फ़ील्ड को खाली रखना हो तो उसमें लिखा हुआ मिटाएँ और सेव करें पर क्लिक करें। फ़ील्ड सचमुच खाली हो जाती है: पुराना मान अपने आप वापस नहीं आता।

सिस्टम सिर्फ़ वही फ़ील्ड खाली करता है जो स्क्रीन खोलते समय भरी हुई थी और जिसे आपने खाली छोड़ दिया।
जिस फ़ील्ड को आपने छुआ ही नहीं, वह जैसी थी वैसी ही रहती है।
जो फ़ील्ड पहले से खाली थी, वह खाली ही रहती है और उसे बदलाव नहीं गिना जाता।
अनिवार्य फ़ील्ड खाली नहीं रह सकती: सेव करते समय सिस्टम उसे दोबारा भरने को कहता है।

💡 अगर ऑब्जेक्ट पेज बिल्डर के सेक्शन इस्तेमाल करता है, तो सिर्फ़ वही खाली होता है जो आपकी देखी हुई स्क्रीन पर मौजूद था। जो फ़ील्ड आपके सामने आई ही नहीं, वह कभी नहीं मिटती। मोबाइल ऐप में भी यही नियम लागू है।

स्प्रेडशीट से आयात जान-बूझकर उल्टा काम करता है: वहाँ खाली सेल का मतलब है "नहीं बताया गया" और वह रिकॉर्ड में पहले से मौजूद मान को कभी नहीं मिटाता, ताकि अधूरी फ़ाइल अच्छे डेटा को न बिगाड़े। जब सचमुच कोई फ़ील्ड खाली करनी हो, तो रिकॉर्ड के फ़ॉर्म से करें।

टेबल और बोर्ड

हर ऑब्जेक्ट अपने डिफ़ॉल्ट व्यू में खुलता है: Opportunities बोर्ड (चरण के अनुसार कानबन) में खुलता है; Contacts, Companies, Leads और Products टेबल में खुलते हैं। किसी भी समय स्विच करने के लिए ऊपर "Table / Board" चयनकर्ता का उपयोग करें।

टेबल कॉलम और बोर्ड कार्ड फ़ील्ड प्रत्येक ऑब्जेक्ट के अनुसार परिभाषित हैं (संबंधों सहित, जैसे Company)।
बोर्ड पर, चरण/स्थिति बदलने के लिए किसी कार्ड को कॉलम के बीच खींचें; Products में बोर्ड Category के अनुसार व्यवस्थित होता है।

बल्क क्रियाएँ

टेबल में, हर पंक्ति पर चेकबॉक्स चुनें (या सभी दृश्यमान को चुनने के लिए हेडर चेकबॉक्स)। चयनित रिकॉर्ड में एक साथ बदलाव लागू करने के लिए एक क्रिया बार दिखाई देता है:

फ़ील्ड बदलें: एक फ़ील्ड चुनें (जैसे Status, Stage) और नया मान, जो सभी चयनित रिकॉर्ड पर लागू होता है।
स्वामी असाइन करें: रिकॉर्ड का स्वामी एक साथ सेट करें।
हटाएं: चयनित रिकॉर्ड को ट्रैश में भेजता है (पुष्टि माँगता है; 30 दिनों तक पुनर्प्राप्त करने योग्य)।

💡 इसे फ़िल्टर/व्यू के साथ जोड़ें: पहले फ़िल्टर करें (जैसे एक चरण के अवसर), सभी चुनें और बदलाव लागू करें। हर बल्क बदलाव ऑडिट ट्रेल में दर्ज होता है।

फ़ील्ड्स का सामूहिक रूपांतरण

"फ़ील्ड बदलें" (जो सभी में एक ही निश्चित मान लिखता है) के विपरीत, "रूपांतरित करें" हर रिकॉर्ड का मौजूदा मान पढ़कर उसे बदलता है — बिना स्प्रेडशीट के फ़ोन, ईमेल, कोड और नाम मानकीकृत करने के लिए आदर्श। टेबल में रिकॉर्ड चुनें और "रूपांतरित करें" पर क्लिक करें।

एक टेक्स्ट फ़ील्ड (जैसे मोबाइल) और ऑपरेशन चुनें: उपसर्ग/प्रत्यय जोड़ें, खोजें और बदलें, पैटर्न से बदलें (regex), स्पेस हटाएँ, बड़े अक्षर, छोटे अक्षर या प्रत्येक शब्द बड़ा।
"लागू करें जब" से सीमित करें (जैसे केवल यदि "+351" से शुरू न हो), ताकि जो पहले से सही है उसे न छुएँ।
पहले→बाद और कितने बदलेंगे / समान रहेंगे देखने के लिए "पूर्वावलोकन" पर क्लिक करें। तभी "लागू करें" पर क्लिक करें।

उदाहरण: अपने Contacts के मोबाइल में देश कोड लगाएँ: फ़ील्ड मोबाइल · ऑपरेशन "उपसर्ग जोड़ें" · उपसर्ग "+351" · लागू करें जब "+351 से शुरू न हो"। पूर्वावलोकन दिखाता है "912345678 → +351912345678"; जिनके पास पहले से +351 है वे छोड़ दिए जाते हैं।

💡 हर लेखन फ़ील्ड की validations से गुज़रता है और रिकॉर्ड इतिहास में दर्ज होता है। जो पहले से सही हैं वे "अपरिवर्तित" गिने जाते हैं; जो फ़ील्ड validation का उल्लंघन करेंगे वे विफल के रूप में दिखते हैं और अपरिवर्तित रहते हैं।

खोज

रिकॉर्ड खोजने के लिए सूची के ऊपर खोज फ़ील्ड का उपयोग करें। खोज एक साथ कई फ़ील्ड स्कैन करती है, केवल नाम ही नहीं बल्कि ऑब्जेक्ट के अन्य टेक्स्ट फ़ील्ड भी (और जिन्हें आपने "सूची में दिखाएं" चिह्नित किया है, जैसे email और phone)। यह उच्चारण चिह्न और अक्षर के केस को भी अनदेखा करती है ("Joao" से "João" मिलता है)।

Excel/CSV में एक्सपोर्ट करें

"CSV निर्यात करें" बटन वर्तमान सूची को एक फ़ाइल के रूप में डाउनलोड करता है जो सही उच्चारण चिह्नों के साथ Excel या Google Sheets में खुलती है। बाहरी विश्लेषण और एकबारगी बैकअप के लिए उपयोगी।

💡 सूची को उसके अनुसार क्रमबद्ध करने के लिए किसी कॉलम हेडर पर क्लिक करें। पहला क्लिक आरोही क्रम (▲) में क्रमबद्ध करता है, दूसरा अवरोही (▼) में, और तीसरा डिफ़ॉल्ट क्रम पर लौट आता है। यह खोज और फ़िल्टर के साथ मिलकर काम करता है।

💡 जब आप कोई रिकॉर्ड खोलते हैं, तो "प्रिंट करें" बटन एक नई विंडो में एक साफ़ शीट (फ़ील्ड: मान) बनाता है, जो प्रिंट करने या PDF के रूप में सहेजने के लिए तैयार होती है (प्रिंट डायलॉग में "Save as PDF" विकल्प)। किसी अनुबंध से जोड़ने या मीटिंग में ले जाने के लिए बढ़िया।

360° व्यू

किसी संपर्क या अवसर के विवरण पृष्ठ पर, आप उस रिकॉर्ड से संबंधित सब कुछ देखते हैं: डेटा, लिंक किए गए रिकॉर्ड (जैसे किसी Opportunity के भीतर Contact, जो एक साइड पैनल में दिखता है) और "गतिविधियाँ और इतिहास" अनुभाग, जिसमें कार्य, कॉल, मीटिंग और परिवर्तन होते हैं।

उदाहरण: अवसर "CRM Rollout - Acme" खोलें: डेटा के अलावा, आप मुख्य संपर्क को एक साइड पैनल में देखते हैं (पूरा रिकॉर्ड खोलने के लिए लिंक के साथ) और गतिविधि इतिहास।

💡 जब आप किसी Contact को किसी Opportunity से जोड़ते हैं, तो मेल खाने वाले फ़ील्ड (जैसे Company) संपर्क के डेटा से स्वतः भर जाते हैं।

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