शिक्षा: उप-खंड के अनुसार प्रवेश प्रोफ़ाइलें और तैयार प्रवेश पाइपलाइन
शिक्षा वर्टिकल SellioCRM को स्कूलों, विश्वविद्यालयों, EdTech और कॉर्पोरेट शिक्षा के लिए CRM बना देता है: विज़ार्ड में अपने उप-खंड की प्रोफ़ाइल चुनें और सिस्टम CRM के उसी पाइपलाइन इंजन पर उस यात्रा की प्रवेश पाइपलाइन बना देता है, पूछताछ से नामांकन तक। वैकल्पिक और तब तक बंद जब तक कोई व्यवस्थापक इसे सक्रिय न करे।
शिक्षा वर्टिकल वैकल्पिक है और बंद अवस्था में शुरू होता है। जब तक यह बंद है, सिस्टम में कुछ नहीं बदलता और यह सबके लिए अदृश्य और निष्क्रिय रहता है। व्यवस्थापक इसे सेटिंग्स में वर्टिकल्स के अंतर्गत, या शिक्षा स्क्रीन के विज़ार्ड से सक्रिय करता है। यह स्कूलों, स्कूल नेटवर्कों, विश्वविद्यालयों, तकनीकी और मुक्त पाठ्यक्रमों, EdTech और कॉर्पोरेट शिक्षा के लिए बना है।
उप-खंड के अनुसार प्रवेश प्रोफ़ाइलें
हर शैक्षिक उप-खंड की प्रवेश यात्रा अलग होती है: K-12 स्कूल में निर्णय परिवार लेता है, जिसमें भ्रमण, साक्षात्कार और अनुबंध होते हैं; उच्च शिक्षा में भर्ती, समीक्षा और प्रस्ताव होते हैं; ऑनलाइन कोर्स में यात्रा निरंतर होती है, निदान और ट्रायल के साथ; कॉर्पोरेट शिक्षा में ग्राहक एक कंपनी है, प्रस्ताव और बातचीत के साथ। विज़ार्ड ये प्रोफ़ाइलें तैयार देता है: K-12 निजी, K-12 अंतरराष्ट्रीय, उच्च शिक्षा, स्नातकोत्तर और कार्यकारी, तकनीकी और व्यावसायिक, भाषा, कला और खेल, ऑनलाइन और EdTech, कॉर्पोरेट शिक्षा और मल्टी-कैंपस नेटवर्क।
K-12 प्रोफ़ाइल डिफ़ॉल्ट रूप से चुनी होती है, पर आप कोई और भी चुन सकते हैं। सक्रिय करने पर सिस्टम चुनी गई प्रोफ़ाइल की प्रवेश पाइपलाइन अपने आप बना देता है, जिसमें यात्रा के चरण नामित और उपयोग के लिए तैयार होते हैं।
प्रवेश पाइपलाइन
बनाई गई पाइपलाइन CRM की सामान्य पाइपलाइन है, उसी इंजन पर जिसे आप बिक्री में पहले से उपयोग करते हैं: हर उम्मीदवारी कानबान पर चरणों से आगे बढ़ती है, और परिणाम वाले चरण पहले से चिह्नित होते हैं, नामांकित जीत के रूप में और खोया हार के रूप में। चरणों के नाम, संभावनाएँ, रंग और अनिवार्य फ़ील्ड सेटिंग्स में पाइपलाइन संपादक से बदले जा सकते हैं।
एक साथ कई प्रोफ़ाइलें
जिस नेटवर्क में K-12 स्कूल, कॉलेज और कॉर्पोरेट शाखा है, वह कई यात्राएँ समानांतर चलाता है। वर्टिकल चालू होने पर शिक्षा स्क्रीन पर लौटें और अन्य प्रोफ़ाइलें लागू करें: हर एक अपनी पाइपलाइन बनाती है। पहले से लागू प्रोफ़ाइल दोबारा लागू करने से कभी दोहराव नहीं होता।
इवेंट, कैंपस टूर और ओपन हाउस
यह वर्टिकल तैयार भर्ती इवेंट लाता है: ओपन हाउस, कैंपस टूर, मेला, वेबिनार और ट्रायल क्लास। आप तारीख़, जगह और क्षमता के साथ इवेंट बनाते हैं, और प्रकाशित करते ही सिस्टम एक सार्वजनिक पंजीकरण लिंक बनाता है जिसे वेबसाइट और सोशल मीडिया पर साझा किया जा सकता है। सीटें भर जाने पर नए पंजीकरण अपने आप प्रतीक्षा सूची में चले जाते हैं।
सार्वजनिक पंजीकरण व्यक्ति को पहचानता है: जो पहले से लीड था, वह उसी रिकॉर्ड पर आता है, कोई डुप्लिकेट नहीं बनता। इवेंट के दिन रिसेप्शन पर QR कोड से या मैन्युअल रूप से चेक-इन होता है, और अनुपस्थिति एक क्लिक में दर्ज होती है। इवेंट के बाद स्कोर और टिप्पणी वाला छोटा सर्वे अनुभव मापता है, और ROI रिपोर्ट पंजीकरण, उपस्थिति और कितने नामांकन में बदले, यह दिखाती है। इवेंट की लागत केवल वित्तीय अनुमति वाले लोगों को दिखती है।
संस्करणबद्ध फ़ॉर्म के साथ ऑनलाइन आवेदन
आवेदन प्रवेश प्रक्रिया का केंद्र है: एक व्यक्ति, एक प्रोग्राम और एक प्रवेश अवधि। यह दर्ज पूछताछ से शुरू हो सकता है या सीधे बनाया जा सकता है, और एक ही व्यक्ति के पास एक साथ अलग-अलग प्रोग्रामों में आवेदन हो सकते हैं। हर आवेदन में ज़िम्मेदार काउंसलर, स्रोत चैनल, आवेदक प्रोफ़ाइल (राष्ट्रीय, अंतरराष्ट्रीय, छात्रवृत्ति, स्थानांतरण या आपकी अपनी), लंबित, भुगतान हुआ या माफ़ स्थिति वाला आवेदन शुल्क, और फ़ाइल की पूर्णता का प्रतिशत दर्ज रहता है।
आवेदन फ़ॉर्म उसी फ़ॉर्म बिल्डर का उपयोग करता है जिसे आप पहले से जानते हैं। फ़र्क़ है संस्करण प्रबंधन: संस्करण प्रकाशित करते ही सिस्टम उस क्षण की पूरी फ़ॉर्म परिभाषा का स्नैपशॉट लेता है। भेजा गया हर उत्तर उसी संस्करण से बंधा रहता है जिस पर उसने उत्तर दिया था, इसलिए कल फ़ॉर्म बदलने से बीते कल का उत्तर कभी नहीं बदलता। उत्तर सुधारने पर नया सबमिशन बनता है और पूरा इतिहास सुरक्षित रहता है।
दस्तावेज़ चेकलिस्ट प्रोग्राम और आवेदक प्रोफ़ाइल के अनुसार तय होती है: अंतरराष्ट्रीय आवेदक के पास अतिरिक्त आइटम हो सकते हैं, छात्रवृत्ति वाले के पास अलग। हर आइटम की समय सीमा अवधि की तारीख़ों से कार्यदिवसों में निकाली जा सकती है, छुट्टियों का ध्यान रखते हुए। आइटम प्राप्त या माफ़ होने पर आवेदन की पूर्णता अपने आप फिर से निकलती है, और समय सीमा पार आइटम चिह्नित दिखते हैं। प्रवेश फ़नल वर्टिकल विज़ार्ड द्वारा बनाई गई पाइपलाइन के कानबान में ही चलता रहता है।
आवेदक के दस्तावेज़
आवेदक द्वारा भेजा गया हर दस्तावेज़ अनुलग्नक के ऊपर अपना रिकॉर्ड बन जाता है: प्रकार (पहचान, अंक तालिका, निवास प्रमाण, चिकित्सा, वित्तीय या आपका अपना), अनिवार्य वर्गीकरण (व्यक्तिगत, शैक्षणिक, वित्तीय, चिकित्सा या नाबालिग का), वैधता और संस्करण। दस्तावेज़ दोबारा भेजने से पिछला कभी नहीं मिटता: हर पुनः प्रेषण नया संस्करण बनाता है और पूरा इतिहास सुरक्षित रहता है।
यदि दस्तावेज़ का प्रकार आवेदन की चेकलिस्ट के किसी आइटम से मेल खाता है, तो वह आइटम अपने आप प्राप्त के रूप में चिह्नित हो जाता है। समीक्षा में कार्यालय अनिवार्य कारण के साथ स्वीकृत या अस्वीकृत करता है, और अस्वीकृति चेकलिस्ट आइटम को फिर से खोल देती है ताकि आवेदक दोबारा भेज सके। वैधता समाप्त हो चुके दस्तावेज़ पढ़ते समय समाप्त दिखते हैं, बिना किसी निर्धारित जॉब के।
चिकित्सा और नाबालिग के दस्तावेज़ों को अतिरिक्त सुरक्षा मिलती है: हर पठन संवेदनशील पहुँच की ऑडिट ट्रेल में दर्ज होता है। OCR से डेटा निकालना वैकल्पिक है और सिस्टम AI का उपयोग करता है। नाबालिग के दस्तावेज़ के लिए यह केवल वैध डेटा साझाकरण सहमति होने पर ही चलता है, और PII मास्किंग सक्रिय होने पर निकाले गए पाठ में व्यक्तिगत डेटा ढका हुआ निकलता है।
आवेदक और परिवार के पोर्टल
आवेदक और अभिभावक अपनी उम्मीदवारी को अपने-अपने पोर्टल में देखते हैं, मैजिक लिंक से लॉगिन के साथ, बिना पासवर्ड। आवेदक आवेदन के ईमेल से /portal/applicant/access?t=आपका_TENANT_ID पर प्रवेश करता है। अभिभावक अपने व्यक्ति रिकॉर्ड में दर्ज ईमेल से /portal/family/access?t=आपका_TENANT_ID पर प्रवेश करता है, और परिवार की पहुँच के लिए आवेदक के साथ सक्रिय अभिभावक लिंक अनिवार्य है।
पोर्टल केवल दस्तावेज़ी डोसियर दिखाता है: आवेदन की स्थिति, चेकलिस्ट, अस्वीकृति के कारण सहित भेजे गए दस्तावेज़ और आगामी कार्यक्रम। अभिरक्षा की पाबंदियों का पालन होता है: अभिरक्षा कॉन्फ़िगरेशन जो नकारता है वह कभी नहीं दिखता। प्रवेश के निर्णय पोर्टलों में कभी नहीं दिखते।
रिकॉर्ड से ईमेल हटाने या अभिभावक लिंक समाप्त करने पर पहुँच तुरंत कट जाती है। पोर्टल ग्राहक पोर्टल की ब्रांडिंग उपयोग करते हैं और आगंतुक की भाषा बोलते हैं।
साक्षात्कार, परीक्षाएँ और शैडो डे
साक्षात्कार की शेड्यूलिंग वही सेल्फ-शेड्यूलिंग कैलेंडर दोबारा उपयोग करती है जिसे आप जानते हैं, और शैडो डे एक साक्षात्कार प्रकार के रूप में जुड़ता है। मूल्यांकक परिणाम और अभिमत दर्ज करता है, और जब कोई साक्षात्कार बिना हुए समयसीमा पार कर जाता है तो अनुपस्थिति अपने आप चिह्नित हो जाती है।
परीक्षाओं और स्तर-निर्धारण टेस्ट में अंक, वैकल्पिक कट-ऑफ और स्तर होते हैं। कट-ऑफ तय होने पर परिणाम अपने आप निकलता है; बिना कट-ऑफ निर्णय मूल्यांकक के पास रहता है। सब कुछ आवेदन से जुड़ा रहता है और प्रवेश पाइपलाइन में दिखता है।
रूब्रिक समीक्षा, ब्लाइंड समीक्षा और समिति
अकादमिक समीक्षा संस्करणबद्ध रूब्रिक उपयोग करती है: जारी किया गया संस्करण अपरिवर्तनीय है, सुधार नया संस्करण बनाता है, और हर समीक्षा अपनी तारीख़ पर लागू संस्करण उपयोग करती है; रूब्रिक बदलने से पुराने अंक कभी नहीं बदलते। समीक्षाएँ सबसे कम भार के अनुसार बाँटी जाती हैं, और हर समीक्षक मेरी समीक्षाएँ कतार में काम करता है, मानदंड के अनुसार अंक और अभिमत के साथ। एक कैलिब्रेशन पैनल समीक्षकों की तुलना करता है।
ब्लाइंड समीक्षा बंद अवस्था में शुरू होती है। चालू होने पर यह सर्वर पर आवेदक के चुने हुए फ़ील्ड ढक देती है; फ़ील्ड न चुने हों तो सभी ढकने योग्य फ़ील्ड ढक देती है।
प्रवेश समिति में प्रतिभागी, कोरम, कार्यसूची, मत और कार्यवृत्त होते हैं। नया मत पिछले मत की जगह लेता है, और गणना ईमानदार है: बहुमत निर्णय करता है, बराबरी बराबरी के रूप में दर्ज होती है और बिना कोरम की बैठक जैसी है वैसी दर्ज होती है। आवेदक को निर्णय का प्रकाशन एक अलग चरण है, प्रकाशन-रोक (एम्बार्गो) और पत्रों के साथ।
अनुबंध: राशि स्थिर और प्रति संस्करण अपरिवर्तनीय
अनुबंध स्वीकृत प्रस्ताव से बनता है। बनाते समय सिस्टम शुल्क, अतिरिक्त शुल्क, छूट और छात्रवृत्ति को अखंडता मुहर वाले स्नैपशॉट में स्थिर कर देता है: बाद में मूल्य सूची बदलने से पहले जारी कोई भी अनुबंध नहीं बदलता।
हस्ताक्षरकर्ता परिवार में दर्ज अभिभावक भूमिकाओं से आते हैं। कानूनी अभिभावक और वित्तीय अभिभावक हस्ताक्षर करते हैं; केवल संपर्क के लिए दर्ज व्यक्ति और लेने आने के लिए अधिकृत व्यक्ति हस्ताक्षर नहीं करते। यदि अभिरक्षा प्रतिबंध लागू है, तो वह अभिभावक सूची में होने पर भी हस्ताक्षर के समय रोक दिया जाता है।
हस्ताक्षर के बाद कुछ नहीं बदलता, व्यवस्थापक के लिए भी नहीं: डेटाबेस स्वयं बदलाव अस्वीकार कर देता है। शुल्क संशोधन हस्ताक्षरित अनुबंध से जुड़ा परिशिष्ट बनता है और समाप्ति जुड़ा रद्दीकरण। स्क्रीन संस्करणों की श्रृंखला दिखाती है और अखंडता टूटने पर चेतावनी देती है। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रदाता कॉन्फ़िगर होने पर भेजना स्वतः होता है; प्रदाता न होने पर स्वीकृति तिथि और स्रोत के साथ दर्ज रहती है।
स्वचालित अनुस्मारक और चेतावनियाँ
वर्टिकल चालू होने पर सिस्टम हर दिन देखता है कि कहाँ काम रुका है: अनिवार्य चेकलिस्ट आइटम से अधूरा आवेदन, अस्वीकृत या समीक्षा में रुका या समाप्ति के करीब दस्तावेज़, समयसीमा पार कर चुकी समीक्षा कतार वाला समीक्षक, भेजा गया पर अहस्ताक्षरित अनुबंध, समाप्त हो चुका कार्यक्रम जिसका अनुवर्तन बाकी है, और पहली प्रतिक्रिया की समयसीमा पार कर चुकी पूछताछ।
- अनुस्मारक सीढ़ी से बढ़ते हैं (डिफ़ॉल्ट रूप से 3, 7 और 14 दिन की देरी पर) और हर पायदान एक बार सूचित करता है, हर दिन नहीं।
- चेतावनी व्यापार संकेतों में दिखती है और, जब रिकॉर्ड में उत्तरदायी व्यक्ति दर्ज हो, उनकी भाषा में सूचना के रूप में भी।
- किसी अनुस्मारक से कुछ भी अवरुद्ध, रद्द या परिवर्तित नहीं होता: सिस्टम सूचित करता है, दंड नहीं देता।
- तक़ाज़े का अंत होता है: मौन अवधि (डिफ़ॉल्ट 120 दिन) के बाद अनुस्मारक रुक जाते हैं।
- हर नियम बंद किया जा सकता है, और सीढ़ी, पहली प्रतिक्रिया की समयसीमा तथा समाप्ति अवधि संस्थान के अनुसार बदली जा सकती है, नई रिलीज़ के बिना।
गवर्नेंस: डेटा-विषय अनुरोध, पक्षपात और प्रतिधारण
जब कोई अपने डेटा तक पहुँच, सुधार, सुवाह्यता या मिटाने का अनुरोध करता है, तो वह अनुरोध एक समय-सीमा वाली पंक्ति बन जाता है। समय-सीमा बताए गए अधिकार-क्षेत्र से आती है और प्रविष्टि पर स्थिर हो जाती है: संस्था कल नीति बदले तो भी आज का अनुरोध वही तिथि रखता है जिसका दावा व्यक्ति को है। कतार में पहले वही दिखता है जो पहले देय है, और विलंबित लाल रंग में आता है।
पक्षपात ऑडिट उस प्रश्न का उत्तर देता है जो संस्थाओं से बढ़ते हुए पूछा जा रहा है: प्रवेश या छात्रवृत्ति को क्रमित करने वाला स्कोर क्या समूहों के साथ अलग व्यवहार करता है? आप प्रति समूह समुच्चय संख्याएँ भरते हैं और सिस्टम चार-पंचमांश नियम लागू कर सबसे कम दर वाले समूह को इंगित करता है। यहाँ कोई व्यक्तिगत पंक्ति न आती है, न संग्रहीत होती है। बहुत छोटे समूह गणना से बाहर रहते हैं, और यह कहा जाता है: तीन लोगों की दर संयोग से बदलती है।
प्रतिधारण डेटा वर्ग के अनुसार घोषित होता है, और स्क्रीन उन वर्गों को दिखाती है जिन्हें किसी ने घोषित नहीं किया। अवधि और कानूनी आधार संस्था तय करती है; सिस्टम बस घोषणा अनिवार्य करता है और कमी को सामने रखता है।