ग्राहक चालान: जारी करें, भुगतान प्राप्त करें और बकाया राशि की वसूली करें
स्वीकृत कोटेशन से या मैन्युअल रूप से अपने ग्राहकों को चालान जारी करें, आने वाले भुगतान रिकॉर्ड करें और ट्रैक करें कि क्या प्राप्य है और क्या बकाया है। हर भुगतान चालान का शेष और स्थिति स्वचालित रूप से अपडेट करता है।
चालान वे दस्तावेज़ हैं जो आपकी कंपनी अपने ग्राहकों से शुल्क वसूलने के लिए जारी करती है। आप किसी स्वीकृत कोटेशन से (उसकी पंक्तियों और राशियों को कॉपी करके) चालान बनाते हैं या शुरू से एक बनाते हैं। फिर जैसे-जैसे भुगतान आते हैं आप उन्हें रिकॉर्ड करते हैं, और सिस्टम शेष राशि और स्थिति को अद्यतन रखता है।
चालान बनाएं
- सेल्स मेनू में चालान खोलें।
- स्वीकृत प्रस्ताव से शुरू करने के लिए कोटेशन से जनरेट करें पर क्लिक करें, या शुरू से बनाने के लिए मैन्युअल चालान पर क्लिक करें।
- मैन्युअल चालान पर, एडिटर में पंक्तियाँ बनाएं: एक उत्पाद चुनें (वैकल्पिक) या एक मुफ़्त विवरण टाइप करें, साथ में मात्रा, मूल्य और छूट। सबटोटल, टैक्स और कुल राशि लाइव दिखते हैं।
- आप किसी पुष्ट ऑर्डर को चालान करने के लिए सेल्स ऑर्डर से बनाएं पर भी क्लिक कर सकते हैं: सिस्टम ऑर्डर ग्राहक और राशि के साथ चालान जनरेट करता है और ऑर्डर को चालानित के रूप में चिह्नित करता है।
- बनाएं पर क्लिक करें। चालान ड्राफ्ट के रूप में शुरू होता है।
मैन्युअल चालान पर टैक्स आपके टैक्स नियमों (उत्पाद श्रेणी और ग्राहक क्षेत्र/राज्य के अनुसार सबसे विशिष्ट दर) से पंक्ति दर पंक्ति गणना की जाती है, ठीक कोटेशन की तरह। जब कोई नियम लागू नहीं होता, तो आपके द्वारा हेडर में दर्ज किया गया टैक्स प्रतिशत उपयोग किया जाता है। कुल राशि हमेशा सबटोटल (पहले से छूट सहित) प्लस टैक्स होती है, चालान की मुद्रा में।
जीत से ऑर्डर से चालान तक (फाइनेंस हैंडऑफ)
जब आप कोई अवसर जीतते हैं तो आप एक क्लिक में उसका सेल्स ऑर्डर जनरेट कर सकते हैं (अवसर पर, "ऑर्डर जनरेट करें"): सिस्टम खाते और राशि के साथ एक पुष्ट ऑर्डर बनाता है, जो फाइनेंस के चालान बनाने के लिए तैयार होता है। यह आइडेम्पोटेंट है (प्रति अवसर एक ऑर्डर)।
वैकल्पिक रूप से, सेटिंग्स में स्वचालित फाइनेंस हैंडऑफ सक्षम करें: जब कोई डील जीती जाती है, तो ऑर्डर स्वचालित रूप से जनरेट होता है और एडमिन को सूचित किया जाता है कि एक ऑर्डर चालान के लिए तैयार है। यह डिफ़ॉल्ट रूप से बंद है; चालान जारी करना फाइनेंस की कार्रवाई ही रहता है (कुछ भी स्वचालित रूप से चार्ज नहीं होता)। इसके लिए इवेंट बस सक्षम होना आवश्यक है।
भेजें और प्राप्त करें
- चालान खोलें और उसे भेजा गया चिह्नित करने के लिए भेजें पर क्लिक करें, और चाहें तो इसे ग्राहक को ईमेल करें।
- जब भुगतान आए, तो भुगतान रिकॉर्ड करें पर क्लिक करें और राशि दर्ज करें।
- शेष राशि घटती है और स्थिति अपने आप आंशिक या भुगतान किया गया में बदल जाती है। कोई भुगतान कभी भी खुले कुल से अधिक नहीं होता।
ऑनलाइन भुगतान (भुगतान लिंक)
यदि आपने इंटीग्रेशन में अपना स्ट्राइप कनेक्ट किया है, तो आप चालान को ऑनलाइन चार्ज कर सकते हैं। चालान खोलें और भुगतान लिंक जनरेट करें पर क्लिक करें: सिस्टम खुली शेष राशि के लिए, चालान मुद्रा में, एक सुरक्षित लिंक बनाता है। लिंक कॉपी करें या चालान ईमेल करें, जिसमें अब ग्राहक के लिए अभी भुगतान करें बटन शामिल है। जब ग्राहक भुगतान करता है, तो चालान अपने आप मिलान हो जाता है और स्थिति आंशिक या भुगतान किया गया में बदल जाती है, बिना किसी मैन्युअल भुगतान प्रविष्टि के।
बकाया राशि की वसूली (प्राप्य)
- सब कुछ देखने के लिए जिसमें अभी भी शेष है, प्राप्य टैब का उपयोग करें, और जो अपनी नियत तारीख से आगे निकल चुके हैं उनके लिए बकाया टैब का उपयोग करें।
- किसी बकाया चालान पर, ग्राहक को ईमेल करने के लिए रिमाइंडर भेजें पर क्लिक करें।
स्वचालित नियत-तिथि रिमाइंडर
मैन्युअल रिमाइंडर के अलावा, सिस्टम एक शेड्यूल पर स्वचालित रिमाइंडर भेजता है: नियत तारीख से 3 दिन पहले, नियत तारीख पर और 7 दिन बाद। केवल भेजे गए, आंशिक या बकाया चालान जिनमें अभी भी खुली शेष राशि है उन्हें रिमाइंडर मिलता है, और हर चरण केवल एक बार भेजा जाता है (प्रति चालान प्रति दिन अधिकतम एक रिमाइंडर)। हर संदेश ग्राहक की भाषा में भेजा जाता है, चालान मुद्रा में राशि के साथ।
प्राप्य (एजिंग)
प्राप्य टैब खुली शेष राशि को बकाया बकेट में फैलाता है: अभी नियत नहीं, 0 से 30, 31 से 60, 61 से 90 और 90+ दिन, प्रति मुद्रा कुल के साथ और ग्राहक के अनुसार विवरण। यह त्वरित दृश्य है कि कितना आ रहा है और क्या पहले से देर हो चुकी है।
चालान का PDF डाउनलोड करें
चालान खोलें और प्रिंट-रेडी, संलग्न करने योग्य दस्तावेज़ जनरेट करने के लिए PDF डाउनलोड करें पर क्लिक करें, जिसमें आपकी कंपनी का ब्रांड (आपके पोर्टल में सेट किया गया नाम और रंग), ग्राहक विवरण, लाइन आइटम तालिका, कुल राशि और शेष राशि, सब चालान मुद्रा में। जब आप चालान ईमेल करते हैं, तो वही PDF ग्राहक की भाषा में स्वचालित रूप से संलग्न होता है।
UF → CLP रूपांतरण (चिली)
यदि आप UF (Unidad de Fomento) में बिल करते हैं, तो CRM स्वचालित रूप से चिली पेसो (CLP) में समकक्ष दिखा सकता है। जब आप UF में चालान जारी या गणना करते हैं, तो यह चिली के केंद्रीय बैंक द्वारा प्रकाशित आधिकारिक दैनिक UF मूल्य का उपयोग करता है और उस मूल्य को चालान पर फ्रीज करता है: CLP समकक्ष जारी करते समय दर्ज किया जाता है और बाद में नहीं बदलता, भले ही UF बदल जाए। यह वैकल्पिक है और डिफ़ॉल्ट रूप से बंद है; एक एडमिन इसे चालान स्क्रीन पर ही सक्षम करता है (बटन केवल उन्हें दिखाई देता है जो UF में बिल करते हैं)।