मामले और नैतिक दीवार · कौन क्या देखता है
मामला कानूनी मॉड्यूल का केंद्र है और वह एक नैतिक दीवार से सुरक्षित रहता है: उसे केवल वही देख पाता है जिसे नामित किया गया हो, और सिस्टम का प्रशासक भी उस दीवार को पार नहीं करता। यह लेख बताता है कि मामला कैसे बनाएं, नामांकन कैसे काम करता है, पहुंच का रिकॉर्ड क्या है और कारण बताकर मिलने वाली आपातकालीन पहुंच कैसी होती है।
मामला और वह डिफ़ॉल्ट रूप से बंद क्यों रहता है
किसी लॉ फर्म में नुकसान सिर्फ बाहर की ओर हुए रिसाव का नहीं होता: बगल के कमरे का वही साथी, जो विरोधी पक्ष का काम देखता है, दूसरी तरफ़ की रणनीति देख लेता है। इसके विरुद्ध बचाव नैतिक दीवार है, और वही दीवार काम करती है जो डिफ़ॉल्ट रूप से बंद रहती है।
इसीलिए SellioCRM में फर्म के वर्कस्पेस में होना भर किसी मामले तक पहुंच नहीं देता। पहुंच व्यक्तिगत होती है और हर मामले के लिए अलग। जो नामित नहीं है वह मामला सूची में नहीं देखता, खोज में नहीं पाता, न उसकी समय-सीमाएं खोलता है, न फीस, न समय, न चालान और न उसके दस्तावेज़। उस व्यक्ति के लिए वह मामला है ही नहीं।
मामला बनाना
- कानूनी खोलें। बाईं ओर मामले खंड में मामले का शीर्षक भरें।
- मामला संख्या भरें, अगर पहले से कोई वाद संख्या या आंतरिक नियंत्रण संख्या हो।
- क्षेत्राधिकार भरें। यही तय करता है कि इस मामले की समय-सीमाएं गिनते समय सिस्टम कौन से अवकाश देखेगा।
- अभ्यास क्षेत्र भरें।
- नया मामला पर क्लिक करें। वह तुरंत सूची में आ जाता है, और आप पहले से दीवार के भीतर होते हैं।
शीर्षक अनिवार्य है। संख्या, क्षेत्राधिकार और अभ्यास क्षेत्र वैकल्पिक हैं, पर क्षेत्राधिकार बेहद अनुशंसित है: उसके बिना समय-सीमाओं की गणना के पास देखने को कोई अवकाश कैलेंडर नहीं होता।
दीवार के भीतर कौन आता है
- जो मामला बनाता है वह अपने आप भीतर आ जाता है। ऐसा न हो तो वह व्यक्ति अगले ही क्षण अपने ही मामले तक पहुंच खो देता।
- नामित ज़िम्मेदार, जब वह कोई दूसरा व्यक्ति हो, तो वह भी निर्माण के समय भीतर आ जाता है।
- किसी और को स्पष्ट रूप से जोड़ना पड़ता है, मामले में एक भूमिका के साथ।
- कोई भी पद, टीम या प्रशासक भूमिका की विरासत से भीतर नहीं आता।
दीवार में लोगों को जोड़ना और हटाना प्रशासनिक कार्य हैं: मामले की स्क्रीन पर इसके लिए कोई बटन नहीं है। किसी को नामित करने या हटाने के लिए अपनी फर्म के सिस्टम प्रशासक से कहें।
हर पहुंच निशान छोड़ती है
मामला खोलने से यह दर्ज होता है कि किसने और कब खोला। यह रिकॉर्ड दंड के लिए नहीं है: यही फर्म को महीनों बाद यह बताने की क्षमता देता है कि उस सामग्री तक किसका संपर्क हुआ था। ऐसे पेशे में जहां गोपनीयता कानूनी दायित्व है, यह साबित कर पाना कि किसने क्या देखा, पहुंच रोकने जितना ही कीमती है।
आपातकालीन पहुंच
ड्यूटी का एक जायज़ मामला होता है: ज़िम्मेदार वकील पहुंच से बाहर है, समय-सीमा आज ही खत्म हो रही है और किसी का भीतर जाना ज़रूरी है। इसी के लिए आपातकालीन पहुंच है, जिसे सिस्टम का प्रशासक देता है, और वह तीन तालों के साथ काम करती है।
- कारण अनिवार्य: लिखे हुए कारण के बिना पहुंच नहीं मिलती।
- वैधता अवधि: यह पहुंच एक से बहत्तर घंटे तक चलती है, और डिफ़ॉल्ट चार घंटे है। अवधि बीतते ही वह अपने आप बंद हो जाती है, किसी को याद रखने की ज़रूरत नहीं।
- स्थायी रिकॉर्ड: यह अनुमति ऑडिट ट्रेल में रहती है, इसके साथ कि किसने मांगी, किसने दी, कारण क्या था और वैधता कितनी थी।
इस डिज़ाइन का मुद्दा यही है: अपवाद वाली पहुंच मौजूद तो है, पर दृश्यता में महंगी पड़ती है। कोई चुपचाप भीतर नहीं आता।
मामले के पक्ष
पक्ष टैब में आप दर्ज करते हैं कि मामले में कौन क्या है: ग्राहक, विरोधी पक्ष, गवाह और अन्य संबंधित लोग। हर पक्ष के लिए पक्ष का नाम, प्रक्रियात्मक भूमिका और पहचानकर्ता होते हैं, जो दस्तावेज़, ईमेल या कोई भी दूसरा कोड हो सकते हैं, प्रति पंक्ति एक।
पक्षों को ध्यान से दर्ज करना ही पूरी फर्म में हितों का टकराव जांच को काम करने लायक बनाता है। बिना पहचानकर्ता वाले पक्ष की तुलना केवल नाम से हो सकती है; दस्तावेज़ दर्ज होने पर तुलना कहीं ज़्यादा भरोसेमंद हो जाती है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
- मैं सिस्टम का प्रशासक हूं और कोई मामला नहीं खोल पा रहा। यह सही है। प्रशासक सिस्टम चलाता है, उसे गोपनीयता में मुफ़्त प्रवेश नहीं मिलता। वह खुद को पहुंच दे सकता है, और वह अनुमति दर्ज हो जाती है।
- क्या मैं कोई मामला हटा सकता हूं? हटाने को प्रशासनिक कार्य मानें और पहले फर्म से बात करें: समय-सीमाएं, चालान और दस्तावेज़ उस पर निर्भर हैं।
- कोई फर्म छोड़ गया, अब क्या करूं? उसे मामलों की दीवार से हटाने के लिए कहें। कटौती तत्काल होती है।
- क्षेत्राधिकार हटा दूं तो क्या मामला गायब हो जाएगा? गायब नहीं होगा, पर समय-सीमाओं की गणना उस क्षेत्राधिकार के अवकाशों का संदर्भ खो देगी।
- क्या मैं देख सकता हूं कि मेरा मामला किसने खोला? पहुंच का रिकॉर्ड मौजूद है और उसे सिस्टम का प्रशासक तथा फर्म का ऑडिट देखता है।