फीस, समय, चालान और ग्राहक का खाता
कानूनी मॉड्यूल पैसे को कैसे संभालता है: प्रस्ताव देने से पहले पूर्वावलोकन वाले पांच फीस मॉडल, बिल योग्य समय की प्रविष्टि, वह चालान जो घंटों और स्वीकृत फीस से अपने आप बन जाता है और अंतिम रूप देते ही अपरिवर्तनीय हो जाता है, और ग्राहक का न्यास खाता, जो कभी ऋणात्मक नहीं होता और कभी किसी दूसरे ग्राहक के खाते से नहीं मिलता।
चार अलग-अलग चीज़ें, सही क्रम में
किसी मामले का पैसा चार चरणों से गुज़रता है, और इन्हें आपस में मिला देना ही गलत बिल बनवाता है। पहले फीस तय होती है। फिर किया गया समय दर्ज होता है। फिर चालान जारी होता है। और इसके समानांतर वह पैसा होता है जो ग्राहक का है और फर्म के पास सिर्फ न्यास में रखा है, जो कभी आय के साथ नहीं मिलता।
फीस
फीस टैब में आप मामले का फीस मॉडल प्रस्तावित करते हैं। ये पांच हैं।
- प्रति घंटा: एक प्रति घंटा दर, जो काम के घंटों से गुणा होती है।
- निश्चित: पूरे काम के लिए एक निश्चित राशि।
- सफलता शुल्क: ग्राहक के लिए वसूली गई राशि पर एक प्रतिशत।
- रिटेनर: नियुक्ति के समय दी जाने वाली शुरुआती राशि।
- मिश्रित: ऊपर वालों का मेल, जैसे एक निश्चित राशि जोड़ सफलता का प्रतिशत।
- फीस मॉडल चुनें।
- उस मॉडल के फ़ील्ड भरें: प्रति घंटा दर, निश्चित राशि, सफलता प्रतिशत, रिटेनर और छूट प्रतिशत।
- प्रस्ताव देने से पहले अनुमान देखने के लिए फीस पूर्वावलोकन का उपयोग करें, उसमें घंटे और वसूली गई राशि भरकर। पूर्वावलोकन सिर्फ एक गणना है, वह कुछ सहेजता नहीं।
- मुद्रा भरें और फीस प्रस्तावित करें पर क्लिक करें।
- ग्राहक के सहमत होने पर स्वीकारें का उपयोग करें। चालान में वही फीस आती है जो स्वीकृत हो।
समय
समय टैब में आप मामले के घंटे दर्ज करते हैं। मिनट भरें, बताएं कि प्रविष्टि बिल योग्य है या बिल योग्य नहीं, जहां दर सामान्य से अलग हो वहां प्रति घंटा दर भरें, और गतिविधि का विवरण लिखें।
मामले का सारांश कुल मिनट, बिल योग्य मिनट और बिल योग्य राशि दिखाता है। कुल और बिल योग्य मिनटों का अंतर वही जानकारी है जो पार्टनर असल में खोजता है: फर्म का कितना काम बिना वसूली के दिया जा रहा है।
जिस प्रविष्टि में प्रति घंटा दर नहीं भरी, वह समय के रूप में गिनी जाती है पर चालान में पैसा नहीं बनती। अगर आप उस काम की वसूली देखना चाहते हैं, तो प्रविष्टि में प्रति घंटा दर भरी होनी चाहिए।
चालान
- मामले का चालान टैब खोलें।
- ड्राफ़्ट बनाएं पर क्लिक करें। सिस्टम चालान खुद बनाता है, हर उस बिल योग्य समय प्रविष्टि के लिए एक पंक्ति के साथ जिसमें प्रति घंटा दर है, जो प्रति घंटा दर गुणा मिनटों से गिनी जाती है, और साथ में निश्चित तथा रिटेनर प्रकार की स्वीकृत फीस भी।
- पंक्तियां और कुल जांचें।
- वे पंक्तियां जोड़ें जो मानवीय निर्णय पर निर्भर हैं, जैसे प्रतिपूर्ति योग्य खर्च और सफलता शुल्क, जो वसूली गई राशि पता चलने के बाद ही बनता है।
- सही हो जाने पर अंतिम रूप दें पर क्लिक करें और चालान संख्या भरें।
अंतिम रूप देना एकतरफ़ा दरवाज़ा है। उसके बाद चालान अपरिवर्तनीय हो जाता है: न मूल्य बदले जा सकते हैं न कोई नई पंक्ति जुड़ सकती है। बदलाव केवल ड्राफ़्ट में संभव है। अंतिम रूप देने से पहले जांच लें, क्योंकि बाद का सुधार नया चालान होता है, संपादन नहीं।
ग्राहक का खाता
फर्म को ऐसा पैसा भी मिलता है जो उसका नहीं होता: खर्चों के लिए अग्रिम, समझौते की राशि, ज़मानत की जमा। यह पैसा ग्राहक का है और न्यास में रहता है। यहां गलती करना लेखा की समस्या नहीं, अनुशासनात्मक उल्लंघन है।
SellioCRM यह पैसा हर ग्राहक और हर मुद्रा के लिए एक अलग खाते में रखता है, जिसमें चार तरह के लेनदेन होते हैं: जमा, जो जोड़ता है; व्यय, फर्म के खाते में स्थानांतरण और वापसी, जो घटाते हैं। किसी भी प्रविष्टि से पहले तीन नियम लागू होते हैं।
- शेष कभी ऋणात्मक नहीं होता। ऐसी कोई प्रविष्टि अस्वीकार हो जाती है जो ग्राहक के खाते को घाटे में ले जाए।
- ग्राहकों के बीच कोई मिलावट नहीं। शेष हमेशा प्रति ग्राहक होता है; एक का पैसा दूसरे की निकासी कभी नहीं ढकता।
- फर्म की तिजोरी में स्थानांतरण केवल किसी चालान के विरुद्ध होता है। न्यास से आय में पैसा बिना उसे न्यायोचित ठहराने वाले चालान के ले जाना अनुमत नहीं है।
प्रति ग्राहक शेष के अलावा मुद्रा के अनुसार मिलान भी होता है, जो पूरी न्यास राशि जोड़ता है और बताता है कि कोई खाता ऋणात्मक तो नहीं हो गया। न्यास के ये कार्य इंटीग्रेशन से और सिस्टम के प्रशासक द्वारा किए जाते हैं; मामले की स्क्रीन पर इनका अपना कोई टैब नहीं है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
- मैंने ड्राफ़्ट बनाया और वह खाली आया। संभवतः प्रति घंटा दर वाला कोई बिल योग्य समय नहीं है, और न ही निश्चित या रिटेनर प्रकार की कोई स्वीकृत फीस।
- सफलता शुल्क ड्राफ़्ट में नहीं दिखा। वह वसूली गई राशि पर निर्भर है, जिसका सिस्टम अंदाज़ा नहीं लगाता। परिणाम पता चलने पर उसे हाथ से पंक्ति के रूप में जोड़ें।
- मैंने गलती के साथ चालान को अंतिम रूप दे दिया। अंतिम रूप दिया गया चालान संपादन योग्य नहीं है। सुधार को नया दस्तावेज़ मानें और फर्म के वित्त विभाग से तालमेल करें।
- क्या मैं ऐसे मामले में समय दर्ज कर सकता हूं जो मेरा नहीं है? केवल उन मामलों में जिन तक नैतिक दीवार से आपकी पहुंच है।
- न्यास खाते का स्क्रीन पर टैब क्यों नहीं है? वह इंटीग्रेशन से और सिस्टम के प्रशासक द्वारा संचालित होता है, ताकि हर प्रविष्टि अस्तित्व में आने से पहले तालों से गुज़रे।
- मैं एक से ज़्यादा मुद्राओं में काम करता हूं। न्यास का शेष प्रति ग्राहक और प्रति मुद्रा रखा जाता है, अलग-अलग मुद्राओं के बीच कोई जोड़ नहीं होता।