पिवट टेबल: फ़ील्ड खींचकर रिपोर्ट बनाएँ

रिपोर्ट में «पिवट टेबल» टैब आपको स्प्रेडशीट की तरह रिपोर्ट बनाने देता है: फ़ील्ड को पंक्तियों और स्तंभों में खींचें, माप को मानों में खींचें, और मैट्रिक्स सामने आ जाती है। «हर विक्रेता का सबसे ज़्यादा बिकने वाला उत्पाद» जैसे क्रॉस सवालों का जवाब इसी से मिलता है, और इसके लिए डाइमेंशन तथा माप के नाम याद रखने की ज़रूरत नहीं पड़ती।

रिपोर्ट बनाने के लिए पहले यह जानना पड़ता था कि समूहन का नाम क्या है और माप का नाम क्या है, और अधिकतर सवाल वहीं दम तोड़ देते थे। पिवट टेबल इस क्रम को उलट देता है: बाईं ओर आपके डेटासेट के फ़ील्ड और माप दिखते हैं, आप ज़रूरत की चीज़ें तीन क्षेत्रों में खींचते हैं, और रिपोर्ट अपने आप बन जाती है। न कोई फ़ॉर्मूला, न SQL।

यह कहाँ है

1. मेनू से «रिपोर्ट» खोलें।
2. «पिवट टेबल» पहला टैब है और वही डिफ़ॉल्ट रूप से खुला रहता है। बाकी टैब (सरल, उन्नत और अन्वेषण) जहाँ थे वहीं हैं।
3. «डेटासेट» चुनें: यही तय करता है कि बाईं पट्टी में कौन-से फ़ील्ड और कौन-से माप दिखेंगे।

पंक्तियाँ, स्तंभ और मान

बाईं पट्टी में दो सूचियाँ हैं: «फ़ील्ड» (जिनसे समूह बनाया जाता है) और «माप» (जिन्हें गिना, जोड़ा या औसत किया जाता है)। हर चीज़ सिर्फ़ वहीं जाती है जहाँ उसका अर्थ बनता है।

• पंक्तियाँ: एक या अधिक फ़ील्ड, जिस क्रम में आप छोड़ेंगे उसी क्रम में एक के नीचे एक। यह मैट्रिक्स की ऊर्ध्वाधर धुरी है।
• स्तंभ: एक ही फ़ील्ड। दूसरा छोड़ने पर पहला बदल जाता है, क्योंकि दो स्तरों के नेस्टेड शीर्षक तालिका को पढ़ने लायक नहीं छोड़ते।
• मान: माप, जिस क्रम में आप छोड़ेंगे उसी क्रम में। हर माप संख्याओं का एक स्तंभ बन जाता है।
• माप केवल «मान» में जाता है और फ़ील्ड केवल «पंक्तियाँ» या «स्तंभ» में। ग़लत क्षेत्र में खींचने पर कुछ नहीं होता।

वह उदाहरण जिसके लिए यह सुविधा बनी: हर विक्रेता का सबसे ज़्यादा बिकने वाला उत्पाद

1. «डेटासेट» में «बेचे गए आइटम» चुनें (यह सौदे की उत्पाद पंक्ति है: केवल यहीं उत्पाद, मात्रा और वास्तव में लिया गया मूल्य एक साथ मिलते हैं)।
2. «उत्पाद का नाम» को «पंक्तियाँ» में खींचें।
3. «स्वामी» को «स्तंभ» में खींचें।
4. «राजस्व» को «मान» में खींचें। मात्रा भी देखनी हो तो «बेची गई मात्रा» भी साथ में खींच लें।
5. «रिपोर्ट चलाएँ» पर क्लिक करें।

परिणाम वही मैट्रिक्स है जो आपने बनाई: हर पंक्ति में एक उत्पाद, हर स्तंभ में एक विक्रेता, और दोनों के मिलन पर संख्या। अंतिम स्तंभ में हर पंक्ति का «कुल» आता है और अंतिम पंक्ति में हर स्तंभ का «कुल»।

तिथि फ़ील्ड: दिन, सप्ताह, माह, तिमाही या वर्ष

जब «पंक्तियाँ» या «स्तंभ» में छोड़ा गया फ़ील्ड कोई तिथि हो, तो चिप पर एक चयनकर्ता आ जाता है जिसमें दिन, सप्ताह, माह, तिमाही और वर्ष होते हैं। शुरुआत «माह» से होती है। इसे बदलते ही वही तालिका रोज़ाना अनुवर्तन से तिमाही समापन में बदल जाती है, और कुछ भी दोबारा नहीं बनाना पड़ता।

अवधि, फ़िल्टर और तुलना

1. «अवधि» में कोई सापेक्ष खिड़की चुनें (आज, पिछले 7 दिन, यह माह, यह तिमाही, पिछले 12 माह इत्यादि)। डिफ़ॉल्ट «पूरी अवधि» है।
2. यदि डेटासेट में एक से अधिक तिथियाँ हों, तो «तिथि फ़ील्ड» में बताएँ कि अवधि किस तिथि पर टिकेगी। न चुनने पर डेटासेट की डिफ़ॉल्ट तिथि लागू होती है।
3. «फ़िल्टर» में «फ़िल्टर जोड़ें» पर क्लिक करें और फ़ील्ड, संकारक तथा मान चुनें। कौन-से संकारक मिलेंगे, यह फ़ील्ड के प्रकार पर निर्भर करता है।
4. अवधि तय होते ही «इससे तुलना करें» दिखने लगता है: «पिछली अवधि» या «पिछले वर्ष की वही अवधि»।

तुलना चालू होने पर हर माप के बगल में एक अतिरिक्त स्तंभ जुड़ जाता है, जिस पर (बदलाव) लिखा होता है: यह चुनी हुई खिड़की और तुलना वाली खिड़की के बीच का प्रतिशत अंतर है। «पिछली अवधि» उतना ही पीछे जाती है जितनी लंबी आपकी चुनी हुई अवधि है; «पिछले वर्ष की वही अवधि» एक वर्ष पीछे जाती है, और इसीलिए वह दिसंबर की तुलना नवंबर से नहीं, दिसंबर से करती है। जब पिछला आधार ही न हो, तो बदलाव शून्य दिखाने के बजाय खाली छोड़ दिया जाता है, क्योंकि शून्य यह कहेगा कि कुछ नहीं बदला — ठीक वहीं जहाँ सब कुछ बदला है।

तैयार रिपोर्ट

स्क्रीन के ऊपर «तैयार रिपोर्ट» की एक पट्टी है, जो अनुभागों में बँटी है। किसी अनुभाग पर क्लिक करके उसकी रिपोर्ट देखें, फिर किसी नाम पर क्लिक करें और वह पिवट टेबल में पहले से बनी हुई खुल जाएगी।

• कार्यकारी, पाइपलाइन, रूपांतरण और बिक्री गतिविधि
• फ़ोरकास्ट और लक्ष्य, कोटेशन और प्रस्ताव, खोए हुए सौदे
• ग्राहक और खाते, मार्केटिंग, कैंपेन, ईमेल मार्केटिंग
• मार्केटिंग फ़नल, स्रोत और एट्रिब्यूशन, SDR और इनसाइड सेल्स
• चैनल और पार्टनर, राजस्व और रिटेंशन, डेटा गुणवत्ता

सहेजना, साझा करना और निर्यात करना

1. चलाने के बाद «रिपोर्ट का नाम» में एक नाम लिखें और «सहेजें» पर क्लिक करें। वह «सहेजे गए» पट्टी में आ जाती है, और नाम पर एक क्लिक से वह ठीक उसी रूप में फिर खुल जाती है।
2. जो लोग कॉन्फ़िगरेशन संभालते हैं, उन्हें सहेजते समय «संगठन के साथ साझा करें» विकल्प दिखता है; इससे रिपोर्ट पूरी टीम को दिखने लगती है।
3. हटाने के लिए नाम के बगल वाले ✕ का उपयोग करें। आप केवल वही रिपोर्ट हटा सकते हैं जो आपने स्वयं सहेजी हो।
4. तालिका स्क्रीन पर होते हुए «CSV निर्यात करें» पर क्लिक करें। फ़ाइल वही मैट्रिक्स होती है जो आपके सामने है, कुल वाले स्तंभों सहित — डेटाबेस से आई कच्ची सूची नहीं।

तीन बातें जो ग़लत संख्या से बचाती हैं

• कुल में केवल वही जुड़ता है जिसे जोड़ा जा सकता है। योग और गणना कुल में जाते हैं; दरें, औसत, न्यूनतम, अधिकतम और बदलाव वाला स्तंभ डैश के रूप में दिखते हैं, क्योंकि दो दरें जोड़ने से दर नहीं बनती। ऐसा होने पर तालिका नीचे यह बात बता देती है, बजाय ऐसी संख्या छापने के जिसे कोई जाँचेगा ही नहीं।
• खाली कोष्ठ शून्य नहीं है। खाली का अर्थ है कि वह संयोजन डेटा में मौजूद ही नहीं: उस विक्रेता ने वह उत्पाद बेचा ही नहीं। शून्य एक अलग दावा है, और बिक्री की तालिका में दोनों बिलकुल उलटे निर्णयों तक ले जाते हैं।
• «कोई मान नहीं» अपने आप में एक श्रेणी है। जिन रिकॉर्ड में फ़ील्ड ख़ाली है वे «कोई मान नहीं» लिखी पंक्ति या स्तंभ में आते हैं, और हमेशा सबसे अंत में, क्योंकि अनुपस्थिति वह श्रेणी नहीं है जो पहले स्थान के लिए होड़ करे।

पैसे के मामले में यह सावधानी पहले से बरती जा चुकी है: अलग-अलग मुद्राओं के मान कभी आपस में नहीं जोड़े जाते। जब माप मुद्रा वाला होता है, तो CRM संख्याओं की गणना मुद्रा के हिसाब से अलग-अलग करता है और तालिका खुद «मुद्रा» का स्तंभ जोड़ देती है, जिसके शीर्षक में ⓘ रहता है — भले ही आपने उसे कहीं खींचा ही न हो। तालिका के नीचे वह वाक्य दिखता है जो अपने आप आए इस स्तंभ की वजह बताता है: «जिन मानों को जोड़ा नहीं जा सकता उन्हें न जोड़ा जाए, इसलिए रिपोर्ट को मुद्रा के अनुसार अलग किया गया।» यदि आप मुद्राओं को अगल-बगल पढ़ना चाहें, तो «मुद्रा» को «स्तंभ» में ले जाएँ; और यदि आपने उसे पहले ही «पंक्तियाँ» या «स्तंभ» में रख दिया है, तो वह दो बार नहीं आती।

सीमाएँ

• «पंक्तियाँ» और «स्तंभ» मिलाकर अधिकतम 3 फ़ील्ड। सीमा पर पहुँचते ही स्क्रीन बता देती है और नए फ़ील्ड अंदर नहीं जाते: पहले एक हटाइए, फिर दूसरा डालिए।
• «स्तंभ» एक बार में एक ही फ़ील्ड लेता है; बाकी गुंजाइश «पंक्तियाँ» के हिस्से आती है।
• «मान» में अधिकतम 12 माप।
• तालिका पहली 1,000 पंक्तियाँ लाती है। इससे अधिक होने पर एक चेतावनी फ़िल्टर परिष्कृत करने या अवधि छोटी करने को कहती है; बिना जाने नमूना पढ़ने से बेहतर हमेशा परिष्कृत करना है।

आपको केवल वही फ़ील्ड और माप दिखते हैं जिन्हें देखने की आपको अनुमति है। अनुमति के बिना किसी संरक्षित फ़ील्ड का उपयोग होने पर रिपोर्ट स्पष्ट संदेश के साथ मना कर देती है, बजाय इसके कि चुपचाप अधूरी संख्या लौटा दे।

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