प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण · कंपनी की कार्यविधियाँ
प्रक्रियाएँ वह मानक ऑब्जेक्ट है जहाँ कंपनी अपनी कार्यविधियाँ लिखती है: कैश क्लोज़िंग, वापसी, भर्ती, महीने का समापन। हर दस्तावेज़ का क्षेत्र, ज़िम्मेदार, संस्करण और स्थिति होती है, इसलिए पता रहता है कि अभी क्या लागू है और क्या अप्रचलित हो चुका है। यह वही परिचालन स्मृति है जो आमतौर पर बिखरी फ़ाइलों में पड़ी रहती है।
लगभग हर कंपनी के पास कहीं न कहीं कोई प्रक्रिया दस्तावेज़ होता है: किसी के क्लाउड में पड़ी एक टेक्स्ट फ़ाइल, एक नोटपैड, या सबसे पुराने कर्मचारी का दिमाग़। दिक़्क़त लिखने की कभी नहीं होती, दिक़्क़त यह जानने की होती है कि आज कौन सा संस्करण लागू है और उसका ज़िम्मेदार कौन है। प्रक्रियाएँ ऑब्जेक्ट इन दस्तावेज़ों को CRM के भीतर रखता है, स्पष्ट संस्करण और स्थिति के साथ, ठीक उसी डेटा के बगल में जिस पर वे लागू होते हैं।
यह कहाँ है
मेन्यू में एनालिटिक्स और गवर्नेंस समूह के भीतर प्रक्रियाएँ खोलें। सूची में प्रक्रिया, क्षेत्र, संस्करण और स्थिति कॉलम दिखते हैं। इसे स्थिति के अनुसार समूहित बोर्ड में भी देखा जा सकता है।
दस्तावेज़ के फ़ील्ड
- प्रक्रिया: कार्यविधि का नाम। यह अनिवार्य है और रिकॉर्ड का शीर्षक बनता है।
- क्षेत्र: सेल्स, मार्केटिंग, कस्टमर सक्सेस, वित्त, मानव संसाधन, ऑपरेशंस या IT। शुरुआत ऑपरेशंस से होती है।
- सारांश: यह किस काम आता है और कब लागू होता है।
- चरण: ख़ुद कदम दर कदम विवरण।
- ज़िम्मेदार: दस्तावेज़ को कौन बनाए रखता है। यह टेक्स्ट फ़ील्ड है।
- संस्करण: 1.0 से शुरू होता है और हर अहम समीक्षा पर आप इसे हाथ से बदलते हैं।
- स्थिति: ड्राफ़्ट, लागू, समीक्षा में या अप्रचलित। यह अनिवार्य है और ड्राफ़्ट से शुरू होती है।
लिखना और बनाए रखना
- प्रक्रियाएँ में नया पर क्लिक करें।
- प्रक्रिया भरें, क्षेत्र चुनें और सारांश तथा चरण लिखें।
- ज़िम्मेदार बताएँ और संस्करण 1.0 रहने दें।
- सेव करें। जब तक टेक्स्ट पक रहा है, स्थिति ड्राफ़्ट पर रखें।
- जब कार्यविधि लागू हो जाए, स्थिति बदलकर लागू कर दें।
- बाद में समीक्षा करते समय समीक्षा में रखें, टेक्स्ट सुधारें, संस्करण 1.1 या 2.0 कर दें और वापस लागू पर लौटें।
- जो कार्यविधि चलन से बाहर हो जाए वह अप्रचलित बनती है, हटाई नहीं जाती: इतिहास देखने लायक बना रहता है।
इससे ज़्यादा फ़ायदा कैसे लें
- हर टीम को उसकी अपनी अलमारी देने के लिए सूची को क्षेत्र के अनुसार फ़िल्टर करें।
- स्थिति बराबर लागू पर फ़िल्टर करके उसे व्यू के रूप में सेव करें: यही वह सूची है जो आज मान्य है।
- ऐसे विषय चिह्नित करने के लिए टैग इस्तेमाल करें जो कई क्षेत्रों में फैले हों, जैसे ऑडिट या समापन।
- ⌘K वाली ग्लोबल खोज किसी भी स्क्रीन से प्रक्रिया को नाम से ढूँढ लेती है।
प्रक्रियाएँ, नॉलेज बेस या प्लेबुक
- प्रक्रियाएँ: आंतरिक परिचालन कार्यविधि, जिसे आपकी टीम को निभाना है।
- नॉलेज बेस: सहायता लेख, जो ग्राहक के लिए लिखा जाता है और सार्वजनिक हेल्प सेंटर पर प्रकाशित हो सकता है।
- प्लेबुक: रिश्तों और कस्टमर सक्सेस की रूपरेखा, जो खातों के साथ रोज़मर्रा से जुड़ी रहती है।
अनुमतियाँ और सीमाएँ
- देखना, बनाना और संपादित करना प्रक्रियाएँ ऑब्जेक्ट पर आपकी भूमिका के नियमों से चलता है।
- जो व्यवस्थापक हैं वे सेटिंग्स में फ़ील्ड जोड़ सकते हैं, क्षेत्र और स्थिति के विकल्प बदल सकते हैं और सूची को ढाल सकते हैं।
- संस्करण एक टेक्स्ट फ़ील्ड है जिसे आप नियंत्रित करते हैं: सिस्टम न तो अपने आप नंबर बढ़ाता है और न लागू दस्तावेज़ का संपादन रोकता है।
- हटाने पर दस्तावेज़ ट्रैश में जाता है, जहाँ वह तीस दिन रहता है और वापस लाया जा सकता है।
सामान्य प्रश्न
- कल टेक्स्ट किसने बदला? रिकॉर्ड खोलकर बदलावों का इतिहास देखें, ठीक बाकी ऑब्जेक्ट की तरह।
- क्या कार्यविधि का हस्ताक्षरित PDF संलग्न किया जा सकता है? हाँ, रिकॉर्ड के अटैचमेंट इस्तेमाल करें।
- क्या मैं कोई प्रक्रिया ग्राहक को दिखाने के लिए प्रकाशित कर सकता हूँ? यह ऑब्जेक्ट आंतरिक है। अगर सामग्री ग्राहक के लिए है, तो नॉलेज बेस में लेख लिखकर वहीं प्रकाशित करें।