प्रोजेक्ट टेम्पलेट · एक साथ कार्यों का पूरा समूह बनाएँ
किसी रिकॉर्ड के भीतर, प्रोजेक्ट टेम्पलेट किसी जाने-पहचाने रूटीन के सारे कार्य एक ही बार में बना देता है, और हर कार्य की समयसीमा आज से गिनी जाती है। तीन तैयार टेम्पलेट हैं: ग्राहक ऑनबोर्डिंग, इंप्लीमेंटेशन और व्यावसायिक प्रस्ताव। यह दोहराई जाने वाली प्रक्रिया में कोई चरण छूटने से बचाता है और सबको एक ही क्रम पर चलाता है।
हर ऑनबोर्डिंग के वही छह चरण होते हैं, हर प्रस्ताव के वही पाँच। इसे हर ग्राहक के लिए हाथ से बनाने में समय जाता है और कोई न कोई चरण छूट ही जाता है। प्रोजेक्ट टेम्पलेट वही तैयार सूची है: आप रूटीन चुनते हैं, लागू करें पर क्लिक करते हैं और कार्य रिकॉर्ड से जुड़े हुए बन जाते हैं, हर एक अपनी तारीख़ पर।
इसे कैसे लागू करें
- वह रिकॉर्ड खोलें जिसे कार्य मिलने हैं: कोई अवसर, कोई कंपनी, कोई संपर्क।
- रिकॉर्ड के गतिविधियाँ टैब पर जाएँ।
- प्रोजेक्ट टेम्पलेट चयनकर्ता में कोई एक रूटीन चुनें।
- लागू करें पर क्लिक करें।
- सिस्टम बताता है कि कितने कार्य बने और वे उसी टैब में दिखने लगते हैं।
तीन रूटीन और उनकी समयसीमाएँ
हर कार्य की समयसीमा उसी दिन से गिनी जाती है जिस दिन आप टेम्पलेट लागू करते हैं।
- ग्राहक ऑनबोर्डिंग: किकऑफ़ मीटिंग उसी दिन, ज़रूरतें और एक्सेस जुटाना एक दिन में, प्रारंभिक कॉन्फ़िगरेशन तीन दिन में, टीम का प्रशिक्षण सात दिन में, गो-लाइव चौदह दिन में, 30 दिन का फ़ॉलो-अप तीस दिन में।
- इंप्लीमेंटेशन: प्रोजेक्ट की योजना उसी दिन, माइग्रेशन के लिए डेटा संग्रह दो दिन में, कॉन्फ़िगरेशन और पैरामीटर पाँच दिन में, परीक्षण और सत्यापन दस दिन में, ग्राहक के साथ सत्यापन बारह दिन में, डिलीवरी और सक्रियण पंद्रह दिन में।
- व्यावसायिक प्रस्ताव: डिस्कवरी मीटिंग उसी दिन, ज़रूरतें समझना एक दिन में, प्रस्ताव तैयार करना तीन दिन में, प्रस्ताव भेजना चार दिन में, प्रस्ताव का फ़ॉलो-अप सात दिन में।
हर कार्य सही प्रकार के साथ ही बनता है: चरण के अनुसार मीटिंग, कॉल, ईमेल या सामान्य कार्य। सभी खुले बनते हैं, रिकॉर्ड से जुड़े होते हैं और उनके मालिक आप होते हैं।
लागू करने के बाद
- ये कार्य सामान्य हैं: विषय, समयसीमा, मालिक और नोट्स एक-एक करके संपादित किए जा सकते हैं।
- मालिक बदलने के लिए कार्य खोलें और ज़िम्मेदार बदल दें।
- चरणों को आपस में जोड़ने के लिए निर्भर है फ़ील्ड का उपयोग करें और अगले कार्य को पिछले का इंतज़ार कराएँ।
- जो कार्य लागू नहीं होता उसे हटा देना सामान्य है: सिर्फ़ बचे हुए कार्य मिटाएँ।
- टाइमलाइन में बना हुआ सब कुछ तारीख़ों पर फैला हुआ दिखता है।
अनुमतियाँ और सीमाएँ
- लागू करने के लिए लिखने की पहुँच चाहिए: जो केवल पढ़ सकते हैं वे कार्य नहीं बना पाते।
- तीनों टेम्पलेट की सूची तय है और सभी संगठनों के लिए एक जैसी है; इस स्क्रीन पर प्रोजेक्ट टेम्पलेट का कोई एडिटर नहीं है।
- एक ही रिकॉर्ड पर एक ही टेम्पलेट दो बार लागू करने से कार्य दो बार बनते हैं। दोहराने से पहले टैब देख लें।
- समयसीमाएँ हमेशा आज से गिनी जाती हैं, कभी क्लोज़िंग तारीख़ या किसी अन्य फ़ील्ड से नहीं।
सामान्य प्रश्न
- क्या मैं कार्यों का अपना टेम्पलेट बना सकता हूँ? इस चयनकर्ता में नहीं। अपने बनाए रूटीन के लिए, अपने कॉलम और चरणों के साथ, प्रोजेक्ट मॉड्यूल के बोर्ड टेम्पलेट का उपयोग करें।
- मैंने ग़लत रिकॉर्ड पर लागू कर दिया, कैसे पलटूँ? एक ही बार में पूर्ववत करने का रास्ता नहीं है। बने हुए कार्य हटा दें: वे ट्रैश में जाते हैं और तीस दिन तक वापस लाए जा सकते हैं।
- क्या ये कार्य दूसरों की सूची में चले जाते हैं? वे आपके नाम से बनते हैं। उन्हें बाँटने के लिए एक-एक करके दोबारा सौंपें।