ईमेल से भेजी जाने वाली निर्धारित रिपोर्ट
जिस आवृत्ति पर आप चाहें, CRM का सारांश या किसी सहेजी हुई रिपोर्ट का नतीजा अपने आप उन लोगों के ईमेल पर पहुँच जाता है जिन्हें उसे देखना है। सहेजी हुई रिपोर्ट संदेश के मुख्य भाग में तालिका के रूप में जाती है, साथ में स्प्रेडशीट में खोलने लायक फ़ाइलें भी संलग्न रहती हैं।
जो रिपोर्ट सिर्फ़ सिस्टम के भीतर रहती है, वह इस पर निर्भर है कि कोई उसे खोलना याद रखे। निर्धारित रिपोर्ट इसे उलट देती हैं: आंकड़ा खुद लोगों तक जाता है। आप चुनते हैं कि क्या भेजना है, कितनी बार भेजना है और किसे भेजना है, बाक़ी सिस्टम संभाल लेता है।
शेड्यूल कैसे बनाएँ
- सेटिंग्स खोलें और डेटा और रिपोर्ट समूह में जाएँ।
- निर्धारित रिपोर्ट पर क्लिक करें।
- नाम में कुछ ऐसा लिखें जो ईमेल के विषय में पहचाना जा सके, उदाहरण के लिए साप्ताहिक बिक्री सारांश।
- आवृत्ति चुनें: दैनिक, साप्ताहिक या मासिक।
- प्राप्तकर्ता में ईमेल पते अल्पविराम से अलग करके लिखें।
- रिपोर्ट में या तो CRM सारांश (डिफ़ॉल्ट) रहने दें या कोई सहेजी हुई रिपोर्ट चुनें।
- शेड्यूल बनाएँ पर क्लिक करें।
दो संभव सामग्रियाँ
- CRM सारांश: एक छोटा नज़रिया जिसमें खुले अवसरों की संख्या, कुल खुला मूल्य और आज या पहले से बकाया कार्यों की संख्या रहती है, साथ में डैशबोर्ड खोलने का लिंक। खुला मूल्य पहले मुद्रा के अनुसार जोड़ा जाता है और फिर संगठन की मुद्रा में बदला जाता है, इसलिए कई मुद्राओं वाले कारोबार से मिला-जुला आंकड़ा नहीं बनता।
- सहेजी हुई रिपोर्ट: रिपोर्ट का असली नतीजा, जो ईमेल के मुख्य भाग में तालिका के रूप में और कुल की पंक्ति के साथ दिखता है, और उसी डेटा वाले दो अटैचमेंट के साथ आता है, एक CSV में और एक स्प्रेडशीट में, ताकि जो चाहे विश्लेषण आगे बढ़ा सके।
पहला ईमेल कब आता है
पहला भेजना एक पूरा चक्र बीतने के बाद होता है, उस पल नहीं जब आप सेव करते हैं। आज बनाया गया साप्ताहिक शेड्यूल सात दिन बाद चलेगा; मासिक अगले महीने। हर भेजने के बाद सिस्टम अगला चक्र खुद तय कर देता है।
रोकना, फिर से चालू करना और हटाना
सूची में हर शेड्यूल के साथ एक चेकबॉक्स है जो सक्रिय और रोका गया के बीच बदलता है। रोका गया रहने पर कुछ नहीं भेजा जाता, और कोई भेजना बाद के लिए जमा भी नहीं होता। हटाएँ बटन शेड्यूल को हमेशा के लिए मिटा देता है। ईमेल के फ़ुटर में ही प्राप्तकर्ता को याद दिलाया जाता है कि भेजना कहाँ से बंद किया जा सकता है।
यह कौन कर सकता है
शेड्यूल बनाने के लिए व्यवस्थापक होना ज़रूरी नहीं: CRM में लिखने की अनुमति काफ़ी है। बदले में, हर शेड्यूल उसी का होता है जिसने उसे बनाया। सूची में आपको सिर्फ़ अपने शेड्यूल दिखते हैं, और रोकना या हटाना भी सिर्फ़ अपने पर चलता है। अगर कोई सहकर्मी कंपनी छोड़ चुका है और उसका भेजना जारी है, तो एक्सेस के व्यवस्थापक को उसके उपयोगकर्ता खाते पर कार्रवाई करनी होगी।
आम सवाल
- कितने प्राप्तकर्ता डाल सकता हूँ? हर शेड्यूल में बीस पते तक।
- मैंने जो सहेजी हुई रिपोर्ट चुनी थी वह हटा दी गई: भेजना चलता रहता है, पर रिपोर्ट की जगह CRM सारांश जाता है, चुपचाप विफल होने के बजाय।
- ईमेल किस भाषा में आता है? तालिका के लेबल उसी की भाषा में जाते हैं जिसने शेड्यूल बनाया था।
- आंकड़ों पर मुद्रा का चिह्न नहीं है: सहेजी हुई रिपोर्ट में समुच्चय कोई गिनती या मात्रा भी हो सकता है, इसलिए संख्या जानबूझकर बिना मुद्रा के जाती है। सारांश का खुला मूल्य ज़रूर पैसे की तरह स्वरूपित होता है।
- मुझे ईमेल नहीं मिला: जाँचें कि शेड्यूल सक्रिय है, पता सही है, और स्पैम फ़ोल्डर देखें। एक भेजने की विफलता से न बाक़ी शेड्यूल रुकते हैं और न अगला चक्र रद्द होता है।