Google/Outlook के साथ संपर्क सिंक करें
आपका Google Workspace या Microsoft 365 खाता कनेक्ट होने के बाद, Google Contacts (People API) या Outlook (Microsoft Graph) से अपने संपर्कों को CRM संपर्कों के रूप में इम्पोर्ट करें, बिना डुप्लिकेट किए और पहले से भरी हुई जानकारी को ओवरराइट किए बिना।
संपर्क सिंक उसी OAuth कनेक्शन पर काम करता है जो ईमेल और कैलेंडर के लिए इस्तेमाल होता है (BYO मॉडल: OAuth ऐप आपके संगठन का है)। यह प्रोवाइडर से आपके संपर्कों को CRM में संपर्क रिकॉर्ड के रूप में लाता है।
पूर्वापेक्षा: संपर्क एक्सेस दें
जब आप Google Workspace या Microsoft 365 कनेक्ट करते हैं, तो CRM अब ईमेल और कैलेंडर के अलावा संपर्कों की अनुमति भी माँगता है (Google: contacts; Microsoft: Contacts.ReadWrite)। अगर आपने इस अपडेट से पहले ही खाता कनेक्ट किया था, तो उस कनेक्शन में संपर्क शामिल नहीं हैं: Settings → Integrations खोलें, प्रोवाइडर कार्ड पर "फिर से कनेक्ट करें" पर क्लिक करें और संपर्क अनुमति दें। इसके बाद "संपर्क सिंक (दोतरफा)" सेक्शन "सिंक हो रहा है" दिखाएगा।
संपर्क इम्पोर्ट करें (प्रोवाइडर → CRM)
- Settings → Integrations खोलें और कनेक्टेड प्रोवाइडर कार्ड ढूँढें।
- "संपर्क सिंक (दोतरफा)" सेक्शन में, "संपर्क आयात करें" पर क्लिक करें।
- CRM आपके संपर्क पढ़ता है (एक बार में 200 तक) और हर एक के लिए संपर्क बनाता या अपडेट करता है। यह बताता है कि कितने पढ़े, बनाए और अपडेट किए गए।
मिलान और डुप्लिकेशन हटाने का तरीका
मिलान की कुंजी संपर्क का ईमेल है: अगर उस ईमेल वाला संपर्क पहले से मौजूद है, तो उसे डुप्लिकेट करने के बजाय अपडेट किया जाता है; वरना नया बनाया जाता है। CRM प्रोवाइडर की संपर्क id को भी (रिकॉर्ड पर ही) एक अतिरिक्त dedup सुरक्षा के रूप में सहेजता है। मौजूदा संपर्क को अपडेट करते समय, CRM सिर्फ उन फ़ील्ड्स को भरता है जो खाली हैं, और CRM में आपके पहले से समायोजित नाम, फ़ोन या पद को कभी ओवरराइट नहीं करता।
CRM संपर्क को प्रोवाइडर को भेजें (CRM → Provider)
आप CRM संपर्क को अपने Google/Outlook में भी बना सकते हैं (best-effort)। भेजने के बाद, CRM लिंक रखता है ताकि भविष्य के भेजने में वही संपर्क फिर से न बने। यह दिशा वैकल्पिक है और केवल संपर्क अनुमति दिए जाने पर ही काम करती है।
कनेक्शन नहीं है? फीचर निष्क्रिय रहता है
अगर आपने खाता कनेक्ट नहीं किया है (या संपर्क scope नहीं दिया है), तो कुछ भी इम्पोर्ट या भेजा नहीं जाता, और आपके वर्कफ़्लो में कोई त्रुटि नहीं आती। इम्पोर्ट बटन तभी दिखता है जब संपर्क अनुमति के साथ सक्रिय कनेक्शन मौजूद हो।
टेस्ट कैसे करें
- Settings → Integrations → कनेक्टेड प्रोवाइडर कार्ड, "संपर्क सिंक (दोतरफा)" सेक्शन में, "संपर्क आयात करें" पर क्लिक करें।
- दिखाए गए सारांश की जाँच करें: कितने संपर्क पढ़े गए, बनाए गए और अपडेट किए गए।
- CRM की Contacts सूची खोलें और जाँचें कि आपके Google/Outlook का कोई जाना-पहचाना संपर्क बिना डुप्लिकेट हुए दिखा (या अपडेट हुआ)।
समस्या निवारण
- "संपर्क आयात करें" बटन नहीं दिखता: संपर्क scope वाला कोई कनेक्शन नहीं है। कार्ड पर "फिर से कनेक्ट करें" पर क्लिक करें और संपर्क अनुमति दें (Google: contacts / People API; Microsoft: Contacts.ReadWrite)।
- कुछ संपर्क नहीं आए: बिना ईमेल वाले संपर्क छोड़ दिए जाते हैं (ईमेल आवश्यक है और यह dedup कुंजी है)। प्रोवाइडर संपर्क में ईमेल जोड़ें और फिर से इम्पोर्ट करें।
- जो संपर्क मैंने पहले ही समायोजित किया था वह "ओवरराइट" हो गया: ऐसा नहीं होना चाहिए। इम्पोर्ट केवल खाली फ़ील्ड्स भरता है और आपके संपादित नाम/फ़ोन/पद को कभी ओवरराइट नहीं करता। अगर आपको ओवरराइट दिखे, तो संपर्क के साथ सपोर्ट को रिपोर्ट करें।
- 403/insufficient permission: संपर्क scope नहीं दिया गया था; फिर से कनेक्ट करें और consent स्क्रीन पर अनुमति स्वीकार करें। Google पर पुष्टि करें कि OAuth ऐप में People API चालू है।