Google/Outlook Calendar के साथ मीटिंग्स सिंक करें (द्वि-दिशीय)
एक बार आपका Google Workspace या Microsoft 365 खाता कनेक्ट हो जाने पर, CRM मीटिंग्स आपके कैलेंडर में इवेंट बन जाती हैं और आपके कैलेंडर इवेंट्स को बिना दोहराव के, दोनों दिशाओं में गतिविधियों के रूप में आयात किया जा सकता है।
कैलेंडर सिंक उसी OAuth कनेक्शन पर काम करता है जो ईमेल के लिए उपयोग होता है (BYO मॉडल: OAuth ऐप आपके संगठन का है)। यह दो दिशाओं में चलता है, दोनों केवल आपके अपने खाते तक सीमित।
पूर्वापेक्षा: कैलेंडर पहुंच प्रदान करें
जब आप Google Workspace या Microsoft 365 कनेक्ट करते हैं, तो CRM अब ईमेल के अलावा कैलेंडर अनुमति भी मांगता है (Google: calendar.events; Microsoft: Calendars.ReadWrite)। यदि आपने इस अपडेट से पहले ही खाता कनेक्ट कर लिया था, तो कनेक्शन में कैलेंडर शामिल नहीं है: सेटिंग्स → इंटीग्रेशन खोलें, प्रोवाइडर कार्ड पर "फिर से कनेक्ट करें" पर क्लिक करें और कैलेंडर अनुमति प्रदान करें। कार्ड तब "सिंक हो रहा है" दिखाता है।
CRM → कैलेंडर (मीटिंग्स भेजें)
तारीख और समय वाली हर "मीटिंग" प्रकार की गतिविधि, जब आप उसे बनाते या संपादित करते हैं, स्वचालित रूप से आपके कैलेंडर में भेज दी जाती है (बेस्ट-एफर्ट, बैकग्राउंड में)। CRM इवेंट का लिंक रखता है, इसलिए CRM में मीटिंग संपादित करने से नया बनाने के बजाय वही इवेंट अपडेट होता है।
आप मैन्युअल रूप से भी भेज सकते हैं: गतिविधि सूची में, इसे अपने Google/Outlook में जोड़ने के लिए किसी मीटिंग के बगल में 🗓️ आइकन पर क्लिक करें। यह आइकन तभी दिखाई देता है जब आपके पास एक कैलेंडर कनेक्टेड हो। (स्टैंडअलोन .ics फ़ाइल डाउनलोड करने के लिए 📅 आइकन अभी भी मौजूद है।)
कैलेंडर → CRM (इवेंट्स आयात करें)
- सेटिंग्स → इंटीग्रेशन खोलें और कनेक्टेड प्रोवाइडर कार्ड ढूंढें।
- "कैलेंडर सिंक (द्वि-दिशीय)" सेक्शन में, "कैलेंडर से आयात करें" पर क्लिक करें।
- CRM हाल के इवेंट्स (पिछले कुछ दिनों के) पढ़ता है और हर एक के लिए एक मीटिंग गतिविधि बनाता है, बिना उन्हें दोहराए जो पहले से आयातित हैं।
डी-डुप्लिकेशन प्रोवाइडर के इवेंट id का उपयोग करता है: फिर से आयात करने से पहले से खींची गई मीटिंग्स दोबारा नहीं बनतीं, और CRM से भेजी गई मीटिंग को कॉपी के रूप में फिर से आयात नहीं किया जाता।
कोई कनेक्शन नहीं? फीचर निष्क्रिय रहता है
यदि आपने कैलेंडर कनेक्ट नहीं किया है (या कैलेंडर scope प्रदान नहीं किया है), तो कुछ भी नहीं भेजा या आयात नहीं किया जाता, और आपके वर्कफ़्लो में कोई त्रुटि नहीं आती। आयात बटन और भेजने वाला आइकन तभी दिखाई देते हैं जब एक सक्रिय कैलेंडर कनेक्शन हो।
कैसे परीक्षण करें
- CRM → कैलेंडर: तारीख और समय के साथ "मीटिंग" प्रकार की एक गतिविधि बनाएं और जांचें कि यह कुछ ही सेकंड में आपके Google/Outlook Calendar में दिखाई देती है।
- उस मीटिंग को CRM में संपादित करें (समय बदलें) और पुष्टि करें कि कैलेंडर में वही इवेंट अपडेट हुआ। कोई डुप्लिकेट इवेंट नहीं दिखना चाहिए।
- कैलेंडर → CRM: सेटिंग्स → इंटीग्रेशन → प्रोवाइडर कार्ड में, "कैलेंडर से आयात करें" पर क्लिक करें और जांचें कि हाल के इवेंट्स मीटिंग गतिविधियां बन गईं।
समस्या निवारण
- "कैलेंडर से आयात करें" बटन और भेजने वाला आइकन दिखाई नहीं देते: कैलेंडर scope के साथ कोई कनेक्शन नहीं है। प्रोवाइडर कार्ड खोलें और कैलेंडर अनुमति प्रदान करने के लिए "फिर से कनेक्ट करें" पर क्लिक करें (Google: calendar.events; Microsoft: Calendars.ReadWrite)।
- मीटिंग्स कैलेंडर में नहीं जातीं: पुष्टि करें कि गतिविधि "मीटिंग" प्रकार की है और उसमें तारीख AND समय दोनों हैं; बिना समय के, यह नहीं भेजी जाती। यह भी जांचें कि OAuth ऐप में Google Calendar API (Google) या Calendars.ReadWrite अनुमति (Azure) सक्षम है।
- आयात करते समय डुप्लिकेट इवेंट्स: डी-डुप्लिकेशन प्रोवाइडर के इवेंट id का उपयोग करता है; यदि आपने दोनों तरफ मैन्युअल रूप से वही मीटिंग बनाई है, तो उनके बीच कोई लिंक नहीं है। मैन्युअल कॉपी हटाएं और CRM को स्रोत बनने दें।
- 403/अपर्याप्त अनुमतियां: कैलेंडर scope प्रदान नहीं किया गया था, इसलिए फिर से कनेक्ट करें और सहमति स्क्रीन पर कैलेंडर अनुमति स्वीकार करें।
कई कैलेंडर (वास्तविक उपलब्धता के लिए)
बहुत से लोग एक ही खाते में एक से अधिक कैलेंडर रखते हैं (व्यक्तिगत, प्रोजेक्ट, टीम)। ताकि आपका सार्वजनिक शेड्यूलिंग पेज आपकी वास्तविक उपलब्धता दिखाए, आप कई कैलेंडर आयात कर सकते हैं।
- डिफ़ॉल्ट रूप से CRM "सब कुछ सिंक करें" चालू रखता है: यह पहले की तरह आपके मुख्य कैलेंडर और भविष्य के कैलेंडर स्वचालित रूप से आयात करता है। यदि आप कुछ नहीं करते तो कुछ नहीं बदलता।
- चुन-चुनकर करने के लिए, प्रोवाइडर कार्ड पर "सब कुछ सिंक करें (ईमेल, कैलेंडर, मीटिंग)" बंद करें। खाते के कैलेंडर प्रति-कैलेंडर स्विच के साथ दिखते हैं — जिन्हें आयात करना है उन्हें चेक करें।
- यदि सूची नहीं दिखती, तो "कैलेंडर फिर से लोड करें" पर क्लिक करें ताकि CRM उस खाते के कैलेंडर प्राप्त कर ले।
एक ही प्रोवाइडर के कई खाते (उदा. 3 Microsoft + 1 Google)
आप एक ही प्रोवाइडर के एक से अधिक खाते जोड़ सकते हैं (कई Microsoft खाते, कई Google खाते) और प्रोवाइडर मिला भी सकते हैं। Settings → Integrations में, प्रोवाइडर कार्ड पर "दूसरा खाता कनेक्ट करें" का उपयोग करें; सहमति स्क्रीन आपको खाता चुनने देती है।
- इवेंट इम्पोर्ट अब सिर्फ़ सबसे पुराने खाते से नहीं, बल्कि सभी जुड़े हुए खातों से डेटा लाता है। यदि किसी एक खाते की एक्सेस समाप्त हो गई है, तो बाकी खाते सामान्य रूप से सिंक होते रहते हैं।
- हर इवेंट अपना स्रोत खाता सहेजता है, इसलिए Agenda में आप देख सकते हैं कि वह किस कैलेंडर से आया है।
Agenda में अपने कैलेंडर देखें (प्रति खाता टैब, मिलाकर या अलग-अलग)
Agenda स्क्रीन पर, हर कैलेंडर खाता ऊपर एक रंगीन टैब बन जाता है। क्या दिखे यह आप नियंत्रित करते हैं, और यह प्राथमिकता प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए सहेजी जाती है।
- किसी टैब पर ✕ क्लिक करके उस खाते के इवेंट को व्यू से छिपाएँ (इससे खाता डिस्कनेक्ट नहीं होता, केवल छिपता है; दिखाने के लिए फिर से क्लिक करें)।
- "एकसाथ" (सप्ताह/माह ग्रिड में सभी कैलेंडर एक साथ) और "अलग" (प्रति खाता एक कॉलम, साथ-साथ, उस अवधि के इवेंट के साथ) के बीच स्विच करें।
- "Internal" टैब CRM की अपनी उन गतिविधियों को इकट्ठा करता है जो किसी बाहरी कैलेंडर से नहीं आईं।
- अधिक खाते सीधे Settings → Integrations से जोड़ने के लिए "＋ Connect" शॉर्टकट का उपयोग करें।