रिकॉर्ड पर टैग
टैग स्वतंत्र और रंगीन निशान हैं जिन्हें आप किसी भी रिकॉर्ड पर चिपकाकर अपने तरीक़े से समूह बना सकते हैं, बिना कोई फ़ील्ड बनाए। ये उस स्थिति को हल करते हैं जहाँ वर्गीकरण रोज़मर्रा से निकलता है, रिकॉर्ड की संरचना से नहीं: VIP, नवीनीकरण, ध्यान दें, मार्च का इवेंट। बाद में सूची को टैग से फ़िल्टर किया जा सकता है और एक ही टैग कई रिकॉर्ड पर एक साथ लगाया जा सकता है।
हर छोटे वर्गीकरण के लिए नया फ़ील्ड बनाना महँगा है: वह रिकॉर्ड की संरचना, अनुमति और लेआउट, सब पर असर डालता है। कई बार आप बस पचास कंपनियों को नवीनीकरण चिह्नित करके अगले हफ़्ते उन पर लौटना चाहते हैं। टैग इसीलिए हैं: वे काम करते-करते बनते हैं, हर ऑब्जेक्ट पर चलते हैं और काम ख़त्म होते ही एक क्लिक में रिकॉर्ड से हट जाते हैं।
टैग लगाना
- कोई रिकॉर्ड खोलें। टैग शीर्षक के ठीक नीचे रंगीन चिप के रूप में रहते हैं।
- + टैग फ़ील्ड पर क्लिक करें और लिखना शुरू करें।
- सुझावों की सूची से कोई मौजूदा टैग चुनें, या लिखे हुए नाम से नया टैग बनाने के लिए Enter दबाएँ।
- हटाने के लिए चिप के भीतर ✕ पर क्लिक करें।
रंग नाम से अपने आप चुना जाता है: एक ही टैग का रंग हर रिकॉर्ड पर हमेशा एक जैसा रहता है। किसी रिकॉर्ड से टैग हटाने पर वह संगठन से नहीं मिटता; वह दूसरी जगहों पर सुझाव के लिए उपलब्ध रहता है।
टैग से फ़िल्टर करना
किसी ऑब्जेक्ट की सूची में टैग तालिका के ऊपर चिप के रूप में दिखते हैं। किसी एक पर क्लिक करके केवल उस टैग वाले रिकॉर्ड देखें। सब कुछ दोबारा देखने के लिए फिर से उसी पर, या साफ़ करें पर क्लिक करें। फ़िल्टर बदलने पर सूची हमेशा पहले पृष्ठ पर लौट आती है।
कई रिकॉर्ड पर एक साथ टैग लगाना
- किसी ऑब्जेक्ट की सूची में मनचाहे रिकॉर्ड के चेकबॉक्स चिह्नित करें।
- नीचे दिखने वाली बल्क कार्रवाई पट्टी में टैग वाली कार्रवाई चुनें।
- टैग का नाम लिखें और पुष्टि करें। अगर वह अभी नहीं है तो बन जाता है।
- सिस्टम काम को हिस्सों में करता है और अंत में कुल संख्या बताता है।
AI से सुझाव लेना
जब संगठन में कोई AI प्रदाता कॉन्फ़िगर होता है, तो फ़ील्ड के बगल में ✨ AI से सुझाव लें बटन दिखता है। वह रिकॉर्ड पढ़कर एक साथ पाँच तक टैग लगा देता है। अगर बटन नहीं दिखता, तो इसका मतलब है कि AI कॉन्फ़िगर नहीं है, और ऐसे में टैग हाथ से सामान्य रूप से काम करते रहते हैं।
अनुमतियाँ और सीमाएँ
- टैग लगाने और हटाने के लिए रिकॉर्ड पर लिखने की पहुँच चाहिए। जो केवल पढ़ सकते हैं उन्हें चिप दिखते हैं, पर वे बदल नहीं सकते।
- टैग पूरे संगठन में साझा होते हैं: एक बार बन जाने पर वे किसी भी व्यक्ति और किसी भी ऑब्जेक्ट के सुझावों में दिखते हैं।
- नाम अधिकतम चालीस वर्ण का होता है; उससे ज़्यादा काट दिया जाता है।
- लिखते समय आने वाले सुझावों में छह टैग तक दिखते हैं।
- बल्क कार्रवाई हर बार में पाँच सौ रिकॉर्ड तक लेती है और सिस्टम बड़े चयन को हिस्सों में बाँट देता है।
सामान्य प्रश्न
- मैं पूरे संगठन से कोई टैग कैसे हटाऊँ? यह स्क्रीन टैग को रिकॉर्ड से हटाती है, कैटलॉग से नहीं। उसे सभी रिकॉर्ड से हटा देने पर वह सूचियों के फ़िल्टर में दिखना बंद कर देता है।
- मैंने ग़लत लिख दिया, क्या नाम बदला जा सकता है? रिकॉर्ड की स्क्रीन से नहीं। सही टैग बनाएँ, उसे रिकॉर्ड पर लगाएँ और ग़लत टैग हर रिकॉर्ड से हटा दें।
- क्या टैग और चयन फ़ील्ड एक ही चीज़ हैं? नहीं। चयन फ़ील्ड रिकॉर्ड की संरचना का हिस्सा है, जिसके विकल्प नियंत्रित होते हैं और जिसका इतिहास रहता है; टैग स्वतंत्र है, हर ऑब्जेक्ट पर चलता है और रोज़मर्रा के छोटे वर्गीकरण के काम आता है।