Progetti: bacheche di lavoro (gruppi, stati, sottoattività e viste)
Organizza il lavoro del tuo team in bacheche con gruppi colorati, colonne di stato, responsabili, date, sottoattività e aggiornamenti. Collega elementi tra bacheche diverse, rispecchia valori, calcola formule, consulta "Il mio lavoro" e condividi ogni bacheca in base ai permessi. Passa tra le viste Tabella, Kanban, Timeline e Calendario.
Il modulo Progetti organizza il lavoro del tuo team in bacheche, in stile strumento di gestione del lavoro. Ogni bacheca ha gruppi colorati (sezioni), colonne tipizzate ed elementi; ogni elemento può avere sottoattività e un pannello aggiornamenti con allegati. Apri Progetti nel menu per vedere le tue bacheche e crearne una nuova.
Gruppi ed elementi
- Una bacheca parte con i gruppi "Da fare", "In lavorazione" e "Fatto" più un set predefinito di colonne (Stato, Responsabile, Inizio, Scadenza, Note).
- Aggiungi un elemento digitando il suo nome nella riga "+ Aggiungi elemento" di ciascun gruppo. Rinominalo cliccando sul nome.
- Trascina un elemento da un gruppo all'altro per spostarlo. Usa il menu "⋯" del gruppo per rinominare, ricolorare, riordinare o eliminare.
Colonne e stati colorati
La cella Stato apre un menu di opzioni colorate (da fare, in lavorazione, bloccato, fatto) che selezioni con un clic. Aggiungi colonne tramite "+ Aggiungi colonna". Sull'intestazione di una colonna di stato, usa "Modifica stati" per creare, rinominare e ricolorare le opzioni.
Tipi di colonna
Oltre a Stato, Persona, Data, Testo e Numero, la bacheca offre colonne avanzate come in uno strumento di gestione del lavoro:
- Timeline: un intervallo inizio→fine in un'unica cella, con una piccola barra. Quando la bacheca ne ha una, guida la vista Timeline.
- Etichette: diverse etichette colorate per elemento. Usa "Modifica etichette" nell'intestazione per definire le opzioni.
- Casella di controllo: un sì/no con un clic.
- Valutazione: da 1 a 5 stelle.
- Avanzamento: una barra a batteria da 0 a 100%. Nell'intestazione, scegli "Calcola automaticamente dalle sottoattività" per riflettere la quota di sottoattività completate.
- File: allega file direttamente nella cella (aprili e rimuovili lì).
- Link, Email e Telefono: diventano link cliccabili; Link accetta un indirizzo senza "https://" e lo completa per te.
Sottoattività
Clicca sulla freccia accanto al nome di un elemento per espandere le sue sottoattività. Le sottoattività usano le stesse colonne della bacheca e aiutano a scomporre un elemento in parti più piccole.
Viste
- Tabella: la griglia principale, con gruppi e celle modificabili in linea.
- Kanban: raggruppa gli elementi in base alla colonna di stato; trascina una scheda per cambiarne lo stato.
- Timeline: barre posizionate da una colonna Timeline o dalle colonne data di inizio e scadenza.
- Calendario: mese per mese, posizionando gli elementi in base alla scadenza.
- Carico di lavoro: quanti elementi ricadono su ciascuna persona per settimana.
- Dashboard: grafici riassuntivi della bacheca.
Ricerca, filtro, ordinamento e raggruppamento
Una barra degli strumenti sovrasta le viste: digita nella ricerca per trovare elementi per nome o per qualsiasi cella; sotto "Filtro", combina condizioni per colonna (è, non è, contiene, maggiore/minore di, vuoto, non vuoto); sotto "Ordina", scegli una colonna e una direzione; e sotto "Raggruppa per" (nella Tabella) raggruppa gli elementi per Stato, Persona o Etichette invece che per i gruppi della bacheca. Filtri, ordinamento e raggruppamento vengono salvati per vista, così riaprendo la bacheca ritrovi la tua configurazione.
Dashboard
La vista Dashboard riassume la bacheca in widget: avanzamento complessivo (elementi completati), conteggio per stato (grafico a ciambella), carico per persona (barre) ed elementi per scadenza (in ritardo, questa settimana, più avanti, senza data). Rispetta i filtri e la ricerca attivi, così puoi analizzare solo una porzione della bacheca.
Dipendenze
Apri un elemento e, sotto Dipendenze, collegalo a un altro elemento che lo blocca ("Bloccato da"); il sistema previene le dipendenze circolari. Nella Timeline, una freccia tratteggiata collega il blocco all'elemento bloccato.
Una dipendenza può anche estendersi tra due progetti diversi: nel blocco Dipendenze, scegli "Dipendi da un elemento di un altro progetto", seleziona il progetto e poi l'elemento. L'elenco mostra il progetto di origine accanto al nome quando la dipendenza proviene da un'altra bacheca. Compaiono solo i progetti nel tuo workspace (mai di un'altra azienda) ed è necessario avere accesso alla bacheca di origine.
Quando le date su entrambi i lati sono in conflitto (per esempio, l'elemento inizia prima che la sua dipendenza finisca), la riga viene evidenziata con un avviso ⚠ così puoi ripianificare.
Riordino
Trascina un elemento su un altro nello stesso gruppo per riordinarlo, e trascina lateralmente l'intestazione di una colonna per riordinare le colonne. Il nuovo ordine viene salvato.
Carico di lavoro
La vista Carico di lavoro mostra, per responsabile, quanti elementi ricadono in ciascuna settimana in base a una colonna data (scadenza per impostazione predefinita), con barre colorate che rendono facile individuare le settimane sovraccariche.
Modelli di bacheca
Nella home di Progetti, parti da un modello già pronto (Progetto semplice, Roadmap prodotto, Sprint di sviluppo, Onboarding cliente). Crea una bacheca con gruppi, colonne ed elementi di esempio nella tua lingua.
Automazioni
Nelle Impostazioni della bacheca, apri Automazioni per creare una regola: quando uno stato cambia (verso un valore scelto, o a qualsiasi cambiamento) notifica il responsabile o un utente specifico. Si attiva nel momento in cui lo stato cambia e invia una notifica in-app che rimanda direttamente all'elemento.
Collega bacheche (colonna relazione)
La colonna "Collega bacheche" collega un elemento a uno o più elementi in UN'ALTRA bacheca. Quando crei la colonna, scegli la bacheca di destinazione (e se accetta più elementi). Nella cella, cerca e seleziona gli elementi; appariranno come chip che rimandano direttamente all'elemento di origine. È la base per lo specchio (mirror).
Colonna Mirror
La colonna "Mirror" recupera e mostra il valore di una colonna dell'elemento collegato, tramite una colonna Collega. Configurala nell'intestazione: scegli quale colonna Collega usare e quale colonna della bacheca di destinazione rispecchiare (stato, data, numero...). È di sola lettura e si ricalcola alla visualizzazione; con più elementi collegati mostra tutti i loro valori.
Colonna Formula
La colonna "Formula" calcola un valore dalle altre colonne dell'elemento. Nell'intestazione, sotto Configura, scrivi un'espressione che fa riferimento alle colonne tramite [chiave] (tocca una colonna per inserirla). Supporta operazioni aritmetiche e parentesi, confronti e le funzioni SUM, MIN, MAX, AVG, IF, ROUND, CONCAT e DAYS(data1, data2). Per esempio: (prezzo - costo) * quantità, oppure IF([stato] == "fatto", 100, 0). Una formula non valida (divisione per zero, un riferimento a se stessa) diventa una cella di errore leggibile senza rompere la schermata.
Il mio lavoro (tra bacheche)
La schermata "Il mio lavoro" (pulsante in cima a Progetti, o nel menu) raccoglie, in un unico posto, ogni elemento di cui sei responsabile, su qualsiasi bacheca. Raggruppa per scadenza (in ritardo, oggi, questa settimana, più avanti, senza data) o per bacheca. Clicca su un elemento per aprirlo direttamente sulla sua bacheca.
Permessi per bacheca (condivisione)
- Una bacheca senza condivisione resta visibile a chi i permessi generali (RBAC) già consentivano, e nulla cambia sulle bacheche esistenti.
- Dal pulsante "Condividi" (disponibile al proprietario), aggiungi persone o team con un livello: Visualizzatore (sola lettura), Editor (modifica elementi e colonne) o Proprietario (modifica e inoltre condivide/elimina).
- Non appena aggiungi il primo membro, la bacheca diventa riservata: solo chi è nell'elenco (e chi l'ha creata) può vederla. Chi ha accesso da Visualizzatore non può modificare.
Aggiornamenti e allegati
Apri un elemento (il link "Apri", o clicca su una scheda kanban) per vedere il pannello di dettaglio: ogni colonna, le sottoattività e la scheda Aggiornamenti, dove il team commenta e allega file all'elemento. Eliminare un elemento rimuove anche i suoi file allegati dallo storage.
Novità (Fase 1)
- Workspace e cartelle: organizza le bacheche per area nella navigazione dell'elenco Progetti. Le bacheche esistenti restano visibili sotto un workspace predefinito, senza alcun cambiamento.
- Più assegnatari e team: la colonna persona può accettare più di un responsabile, e ci sono i tipi di colonna "Più persone" e "Team".
- Checklist dell'elemento: crea sottoattività leggere con un interruttore di completamento e una barra di avanzamento, dentro il pannello dell'elemento.
- Duplica una bacheca e duplica un'attività, oltre a spostare un'attività da una bacheca a un'altra (i valori compatibili vengono preservati).
- Numerazione automatica: una colonna che numera automaticamente ogni elemento, con un prefisso opzionale (es. TASK-12).
- Campi obbligatori, nascosti, bloccati e condizionali: regole per colonna, applicate al salvataggio e alla visualizzazione.
- Vista elenco: un elenco piatto di tutti gli elementi della bacheca, senza gruppi, che legge la stessa fonte dati delle altre viste.
- Cronologia dell'elemento: la scheda "Attività" mostra chi ha creato, modificato, spostato o duplicato l'elemento, e quando.
Novità (Fase 2): dipendenze, Gantt, salute, automazioni e approvazioni
- Dipendenze avanzate: ogni dipendenza ha un tipo (FS fine-inizio, SS, FF, SF) e un ritardo in giorni. Un'attività non può essere completata mentre un predecessore FS/FF è ancora aperto.
- Collega un'attività al CRM: collega un elemento a un ticket, cliente, contratto o qualsiasi record, mantenendo il riferimento (fonte unica, nessun dato copiato).
- Un vero Gantt: trascina la barra per cambiare le date (viene salvato), vedi il percorso critico, contrassegna elementi come milestone (rombo) e cattura una baseline (pianificato) per confrontarla con l'effettivo.
- Salute del progetto: imposta obiettivi e ambito, monitora la % di completamento (rollup) e lo stato di salute verde/giallo/rosso, manuale o automatico (derivato da ritardo e avanzamento).
- Automazioni avanzate: oltre allo stato-che-notifica, crea regole condizione-azione per evento (elemento creato, elemento aggiornato, stato cambiato) e per tempo (scadenza in avvicinamento o superata, tramite lo scheduler). Azioni: cambia stato/campo, assegna, crea una sottoattività, notifica in-app e via e-mail, e chiama un webhook.
- Approvazioni sull'elemento: richiedi l'approvazione di un'attività; mentre l'approvazione è in sospeso, l'attività non può essere completata. Una volta approvata, il completamento si sblocca. Riutilizza le policy di approvazione del CRM.
- Follower: segui un elemento per ricevere notifiche; esporta la bacheca in CSV.
Scala e gestione (portfolio, capacità, sprint, rischi)
Ogni bacheca guadagna tre nuove viste in cima, accanto alle classiche: Sprint, Rischi e Gestione. E la home di Progetti ha collegamenti rapidi a Portfolio e Risorse, che consolidano tutti i progetti.
- Portfolio: una vista consolidata di ogni progetto accessibile, con salute (verde/giallo/rosso), avanzamento (attività completate), cliente collegato, ricavo, costo (dal timesheet) e margine. Aprilo in Progetti → Portfolio.
- Risorse e capacità: per persona, confronta la capacità allocabile (ore settimanali meno le assenze nel periodo) con le ore registrate nel timesheet, mostrando chi è inattivo, bilanciato o sovraccarico. Modifica le ore settimanali direttamente nella tabella. Aprilo in Progetti → Risorse.
- Sprint e agile: crea cicli con date e un obiettivo, assegna attività allo sprint con story point e un tipo (attività, storia, bug, epic), e monitora il burndown (ideale vs rimanente) e la velocità degli sprint completati. La vista "Sprint" della bacheca.
- Rischi: registra i rischi con probabilità e impatto (da 1 a 5); il sistema calcola il punteggio e la gravità e posiziona ciascun rischio su una matrice 5x5. Monitora lo stato (aperto, in mitigazione, chiuso, accettato). La vista "Rischi" della bacheca.
- Finanze di progetto: inserisci il ricavo del progetto; il margine viene calcolato come ricavo meno il costo effettivo dal timesheet. Visibile nella vista "Gestione" e nel Portfolio.
- Progetto e cliente: collega la bacheca a un'azienda del CRM; il cliente compare nel Portfolio e nei report.
- Richieste di modifica: registra richieste di cambio ambito e approva o rifiuta ciascuna. La vista "Gestione".
- I tuoi modelli: salva qualsiasi bacheca come modello (colonne, gruppi e attività con scadenze relative) e riusala in seguito dalla home di Progetti, sotto "I miei modelli". Salvala in Gestione → Salva come modello.
- Portale cliente: genera un link pubblico di sola lettura affinché il cliente segua l'avanzamento del progetto, senza bisogno di accesso. Attivalo in Gestione → Portale cliente; disattivalo quando vuoi.