Timesheet (rilevazione delle ore)
Registra le ore sugli elementi della tua bacheca con un timer live o inserimento manuale, invia la settimana per l'approvazione e monitora i report su ore e valore fatturabile.
Il Timesheet si trova dentro Progetti e misura il tempo che ciascuna persona dedica agli elementi della bacheca. Ognuno registra le PROPRIE ore; i proprietari e gli editor della bacheca vedono l'intero team. Questa è la tua attività con i TUOI clienti: le ore e il valore fatturabile (ore x tariffa) sono tuoi e possono essere mostrati normalmente.
Due modi per registrare
- Timer live: sulla bacheca, una colonna "Rilevazione tempo" mostra il totale dell'elemento e un pulsante play/stop. Clicca su play per iniziare e su stop per finire; allo stop il CRM crea una registrazione con la durata misurata. Un solo timer alla volta per persona.
- Inserimento manuale: apri l'elemento e usa il pannello Rilevazione tempo per registrare data, durata (h:mm o ore decimali come 1,5), descrizione e se è fatturabile.
Griglia settimanale e giornaliera
- Apri Progetti → Timesheet. Nella scheda "La mia griglia", le righe sono gli elementi lavorati e le colonne sono i giorni della settimana.
- Digita le ore direttamente nella cella (es. 1:30). I totali giornalieri, per riga e settimanali vengono calcolati automaticamente. Passa tra le viste Settimana e Giorno e naviga tra le settimane.
- Per aggiungere un elemento non ancora presente, usa "Aggiungi riga", scegli la bacheca e l'elemento.
Invio e approvazione
Quando la settimana è pronta, clicca su "Invia settimana". Il foglio passa da Bozza a Inviato. Chi gestisce le bacheche su cui hai lavorato lo vede nella scheda "Approvazioni" e può approvarlo o rifiutarlo con un commento. Un foglio approvato è bloccato per la modifica; uno rifiutato torna modificabile così puoi correggerlo e reinviarlo. L'approvatore può riaprire un foglio approvato quando necessario.
Fatturabile, tariffa e valore
Contrassegna ciascuna registrazione come fatturabile o meno. La tariffa oraria segue questa precedenza (vince la più specifica): il valore memorizzato sulla registrazione stessa, poi la tariffa della persona su quella bacheca, poi la tariffa predefinita della bacheca, e infine la tariffa predefinita del tenant. Il valore fatturabile è ore x tariffa, arrotondato al centesimo, in dollari statunitensi (USD). Imposta le tariffe nella scheda "Impostazioni".
Report e budget
- La scheda "Report" riassume un periodo per persona, per bacheca, per elemento e fatturabile vs non fatturabile, con il valore totale. Esporta tutto in CSV.
- In "Impostazioni" imposti un budget di ore e/o valore per bacheca; il report mostra la percentuale consumata e avvisa in rosso quando la bacheca supera il budget.
Preferenze (amministratori)
- Arrotondamento delle ore (nessuno, 6, 15 o 30 minuti), in stile con gli strumenti leader del settore.
- Inizio settimana (lunedì o domenica) e descrizione obbligatoria sulle registrazioni.
- Promemoria settimanale: chi non invia la settimana riceve una notifica campanella (deve essere attivato).
Fatturare le ore
Nella scheda «Fatturare» trasformi le ore fatturabili già approvate di una bacheca in un periodo in una fattura cliente, senza ridigitare nulla. Scegli la bacheca e il periodo: il sistema mostra l'anteprima (righe raggruppate per servizio, con ore e importo) e il totale. Facendo clic su «Genera fattura», le ore diventano una fattura nel modulo di Fatturazione. La generazione è idempotente: un'ora già fatturata non viene mai addebitata due volte.
Chi ha l'autorizzazione al costo (timesheet_cost) vede anche il MARGINE REALE del periodo in alto: fatturabile, costo della manodopera, margine e margine %. Chi non ha questa autorizzazione vede solo il fatturabile, mai il costo.
Banca ore (retainer)
Nella scheda «Banca ore» gestisci pacchetti di ore prepagate per cliente (retainer/canone). Ogni banca mostra il saldo, la percentuale consumata e un avviso di esaurimento (giallo dal 70 %, rosso al superamento). Apri una banca per vedere l'estratto dei movimenti (accrediti, consumi e rettifiche) e usa le scorciatoie per accreditare o consumare ore manualmente. Solo i gestori vedono le banche ore.