Fondi, campagne e appelli · la catena della rendicontazione
Rendicontare significa saper rispondere da dove è arrivato ogni euro e dove è andato. Questa pagina spiega la catena che rende possibile quella risposta: il fondo con il suo vincolo di destinazione, la campagna con un obiettivo, l'appello che mostra che cosa ha davvero fatto arrivare la donazione, l'allocazione della donazione sui fondi e il dato di raccolta che conta solo le donazioni dirette.
Tre livelli, tre domande
La scheda Fondi e campagne risponde a domande diverse in ciascun blocco. Il fondo risponde a che cosa può essere destinato quel denaro. La campagna risponde a quale sforzo di raccolta appartiene e quanto si voleva raccogliere. L'appello risponde a che cosa ha effettivamente fatto arrivare la donazione, cioè l'e-mail, la lettera, l'evento, la telefonata. Senza l'appello si sa quanto è entrato, ma non che cosa ha funzionato.
Fondo e vincolo di destinazione
Ogni fondo ha un codice, un nome e un vincolo, mostrato nella colonna Vincolo. I valori possibili sono tre.
- Libero: è l'organizzazione a decidere la destinazione. È il fondo che copre la gestione e ciò che manca.
- Temporaneamente vincolato: la destinazione è legata a uno scopo o a una scadenza, e si libera quando la condizione si realizza.
- Permanentemente vincolato: il patrimonio perpetuo, il cui capitale non viene mai speso. Si impiegano solo i rendimenti, secondo la regola del fondo stesso.
Il vincolo non è un'etichetta informativa. Una donazione allocata su un fondo vincolato non finanzia altro, e la somma delle allocazioni di una donazione non può superare l'importo donato. Il rifiuto avviene al momento del salvataggio, non in una verifica di fine mese.
Campagne e appelli
La campagna ha nome, codice, obiettivo e periodo, e può appartenere a una campagna più ampia, il che permette di costruire la campagna annuale con le azioni al suo interno. L'appello appartiene a una campagna, può indicare il fondo di destinazione e registra il Canale utilizzato, oltre ad avere obiettivo e periodo propri. Dentro l'appello trovano posto anche i pacchetti, con costo e quantità, che è il modo per misurare la spesa di un singolo strumento di raccolta.
- Apri il menu Terzo settore e vai alla scheda Fondi e campagne.
- Nel blocco Fondi, controlla Codice, nome e Vincolo di ciascun fondo.
- Nel blocco Campagne, guarda l'Obiettivo di ciascuna campagna.
- Nel blocco Appelli, guarda il Canale di ciascun appello e la campagna a cui appartiene.
- In alto, Raccolta registrata mostra il totale rilevato.
Il dato della raccolta
La raccolta registrata somma soltanto le donazioni dirette, cioè ciò che è stato effettivamente incassato, più le registrazioni di rettifica. Il credito indiretto non entra mai in questo numero, perché riconosce un'influenza e non un pagamento. Se vi entrasse, una donazione di un'azienda procurata da un consigliere verrebbe contata due volte.
Anche la correzione degli importi segue questa logica. Un importo sbagliato non viene modificato sopra il precedente: entra una registrazione di rettifica con la motivazione. Il totale resta corretto e il percorso che porta a esso resta ricostruibile, che è esattamente ciò che chiede una revisione contabile.
Come questo diventa rendicontazione
- Da dove è arrivato: la donazione indica chi ha pagato, la campagna e l'appello.
- Dove è andato: le allocazioni indicano i fondi, e il vincolo di ciascun fondo limita la destinazione.
- Quanto è stato davvero: la raccolta conta solo le donazioni dirette, con rettifiche esplicite invece di modifiche silenziose.
- Che cosa ha ricevuto il donatore: la ricevuta mostra importo donato, controprestazione e quota deducibile, e la numerazione è progressiva per Paese ed esercizio.
- Chi ha visto che cosa: sul lato dei programmi, ogni accesso al fascicolo di un beneficiario resta registrato.
Permessi e limiti
- La verticale deve essere attiva, altrimenti la scheda non restituisce dati.
- La schermata è di sola consultazione. Creare fondo, campagna, appello e allocazione avviene tramite l'integrazione della tua organizzazione o tramite chi amministra l'ambiente.
- Un fondo può essere disattivato, il che lo toglie dagli elenchi di scelta senza cancellare lo storico delle donazioni già allocate su di esso.
- Ogni organizzazione vede soltanto i propri fondi, le proprie campagne e le proprie donazioni.
Dubbi ricorrenti
- La somma dei miei fondi non coincide con la raccolta. Probabilmente c'è una donazione non ancora allocata del tutto: l'allocazione può essere parziale, e il sistema garantisce il tetto, non l'obbligo di allocare tutto.
- Posso cambiare il vincolo di un fondo? Meglio creare un altro fondo. Cambiare il vincolo di un fondo con donazioni già allocate modifica retroattivamente la promessa fatta al donatore.
- La campagna di qui è la stessa del modulo di marketing? No. Quelle di qui esistono per collegare donazione, fondo e appello nella rendicontazione.