設定を簡素化する:空のフィールドと重複した自動化
決定論的なアドバイザーが、ほとんど常に空になっているフィールドや、重複・矛盾している自動化を根拠つきで指摘します。あくまで提案するだけで、あなたの許可なく何も変更されません。
時間が経つと、誰も入力しないフィールドや、互いに重複・矛盾する自動化が積み重なっていきます。簡素化アドバイザーはこれをAIも費用も使わずに決定論的に洗い出し、見直すべき箇所を根拠とともに示します。フィールドや自動化を勝手にアーカイブしたり、無効化したり、削除したりすることは決してありません。あくまで提案するだけで、決定するのはあなたです。
常に空のフィールド
十分なレコード数がある各オブジェクトについて、アドバイザーは各フィールドがそのうち何件に入力されているかを測定します。ほとんどのレコード(2%以下)で入力されていないフィールドは、アーカイブの候補になります。安全のため、必須フィールド、システムフィールド、最近作成されたばかりのフィールド(まだ使われる時間がなかったもの)は決して提案しません。レコード数が少ないオブジェクトは、判断材料となる根拠がないためスキップされます。
重複または矛盾する自動化
アドバイザーは、トリガー、条件、アクションを正規化することで自動化(ワークフロー、フィールドルール、ジャーニー)を比較します。3つの状況を検出します:重複(同じオブジェクト・トリガー・条件で、アクションも同一)、重なり(同じトリガー・条件だがアクションが異なり、矛盾したり効果が二重になったりする可能性がある)、そして陳腐化(長期間無効になっている自動化で、削除してもよいかもしれないもの)です。異なる種類同士は決して比較されません。
使い方
- アシスタント(Copilot)に「常に空のフィールドはどれ?」または「重複・矛盾した自動化はある?」と尋ねます。
- 一覧、対象オブジェクト、理由(例:「120日間一度も入力されていません」や「同一の自動化が2件:成約を通知、成約を通知(コピー)」)を回答します。
- 各提案を確認し、そのまま残すか、フィールドをアーカイブするか、自動化を無効化するかを決めます。実行はいつでもあなた自身が行います。
💡 提案は意図的に控えめです。明確な根拠がない場合は指摘しないことを優先しています。一覧が空で返ってきた場合、それは分析に失敗したからではなく、閾値を超えるものが何もなかったからです。