タスク間の依存関係
あるタスクは別のタスクに依存させられます。先のタスクが完了していない間、システムは後のタスクを完了させることを拒否し、その理由を説明します。要件をまとめる前に提案書を送らない、といった手順の順序を、誰の記憶にも頼らずに守らせるための仕組みです。
チェックリストは順序を強制しません。急いでいる人は最後の行から先にチェックを入れます。順序が本当に重要なときは依存関係が解決します。それはリマインダーではなく、しっかりしたロックだからです。依存しているタスクは、時期が来るまで完了を受け付けず、システムが理由を伝えます。
別のタスクに依存するタスクを作る
- 活動、またはレコードの活動タブを開きます。
- 新しい活動のフォームで、件名、タイプ、期限、担当者をいつもどおり入力します。
- 「依存先」の欄で、先に完了しておく必要のあるタスクを選びます。一覧には、画面に出ている未完了のタスクが並びます。
- 「追加」をクリックします。
この欄には、依存なしの選択肢があらかじめ入っています。それが通常の状態で、ほとんどのタスクは何にも依存しません。1つのタスクが指せる先行タスクは1件だけです。もっと長い連鎖を作りたい場合は、2件ずつつないでいきます。
ロックの効き方
- ブロックされたタスクを完了しようとすると、システムは拒否し、このタスクはまだ完了していない別のタスクに依存している旨を表示します。
- ロックは3つの経路すべてで効きます。一覧で完了に印を付ける場合、タスクを編集してステータスを変える場合、そして完了状態でタスクを新規作成する場合です。
- 依存先のタスクが完了した瞬間、そのタスクは自由になり、通常どおり完了できます。
- 先行タスクを再び未完了に戻すと、依存しているタスクは再びブロックされます。
- 先行タスクを完了しても、依存しているタスクが自動で完了したり通知が飛んだりはしません。ロックが外れるだけです。
例: ベクター・エンジニアリング社では、提案書の作成に決まった段取りがあります。担当者は火曜期限の「要件をまとめる」を作り、続けて木曜期限の「提案書を作成する」を、依存先を「要件をまとめる」にして作りました。水曜日、インターンが「提案書を作成する」を完了にしようとしましたが、システムは、まだ未完了の別のタスクに依存していると伝えて拒否しました。彼は先に要件のまとめを完了させ、そこでようやく提案書のタスクが完了を受け付けました。
他の機能と組み合わせる
- レコードにプロジェクトのテンプレートを適用したあと、作られたタスクを依存先でつなげば、一覧を必須の順序を持つ流れに変えられます。
- タイムラインは同じタスクを期限日で並べて表示するので、論理的な順序と日付の順序が合っているかを確認できます。
- 項目、サブ項目、担当者の間に多くの依存関係があるプロジェクトが必要な場合は、プロジェクトのモジュールが適した場所です。
権限と制約
- タスクの作成と編集には、活動への書き込みアクセスが必要です。
- 依存先の欄の一覧には、その時点で画面に読み込まれている未完了のタスクが表示されます。目当てのタスクが見当たらない場合は、作成する前に一覧のフィルターを調整してください。
- 1つのタスクが指せる先行タスクは1件だけです。この画面に複数の依存関係はありません。
- 依存関係がロックするのは完了であって編集ではありません。期限、担当者、メモはいつでも変更できます。
- 依存されている側のタスクを削除すると、依存していたタスクのロックは外れます。
よくある質問
- 本当に順番どおりに完了しないといけませんか。その依存関係がもう意味をなさないのであれば、タスクを開いて依存先の欄を依存なしに戻してください。
- ブロックが外れたとき、担当者に通知は届きますか。ロック解除の自動通知はありません。期限日で段取りを合わせてください。
- 1つのタスクを2つのタスクに依存させられますか。この欄ではできません。直列につなぐか、プロジェクトのモジュールを使ってください。