重複レコードと統合

時間が経つと、インポート、フォーム、手入力によって同じ顧客が二度登録されます。「重複レコード」の画面は、同じキーを共有するレコードをグループにまとめ、1件のレコードに統合できるようにします。空の項目は重複側から補完され、活動とリンクも付け替えられます。統合は取り消せないので、事前の確認が大切です。

重複のあるデータベースは、その先のすべてを台無しにします。レポートは二重に数え、キャンペーンは同じ人に2通送り、最新の会話は別のレコードに残ります。「重複レコード」の画面は、履歴を消さずにこれをまとめて解決するためにあります。残したレコードが足りなかった情報を引き継ぎ、重複側の活動とリンクをすべて受け取ります。

開き方

1. オブジェクトの一覧を開きます。たとえば取引先担当者です。
2. 画面上部の「その他」メニューから「重複」をクリックします。
3. タイトルのすぐ下に、どの項目でレコードがグループ化されたかが表示されます。

もう1つの経路もあります。設定のデータ品質の画面では、オブジェクトごとに重複グループの数が表示され、その数字がこの同じ画面へのリンクになっています。

システムが何でグループ化するか

• オブジェクトにメールの項目があれば、それがキーになります。取引先担当者とリードがこれに当たります。
• メールがない場合は、名前の項目がキーになります。会社がこれに当たります。
• どちらもない場合は、そのオブジェクトの最初のテキスト項目を使います。
• 製品ではコードがキーになります。カタログにおける同一性はコードであり、名前はバリエーション間で重複しうるからです。
• 比較では大文字と小文字を区別せず、前後の空白は無視します。空の値がグループを作ることはありません。
• キーとして使える項目がオブジェクトにまったくない場合、画面はグループを表示せずにその旨を知らせます。

統合する

1. 各グループの見出しには、レコードをまとめた値と件数が表示されます。
2. 一覧の中から、マスターにするレコードを選びます。これが残るレコードです。
3. 残りを確認します。すべてマスターに統合されます。
4. 「選択したレコードに統合」をクリックします。
5. グループは、何件のレコードを統合したかという確認表示に置き換わります。

統合で何が起きるか

• マスターはすでに持っている値をすべて保持します。マスターの値が上書きされることはありません。
• マスターの空の項目は、その項目に値を持つ最初の重複レコードの値で埋められます。
• 重複レコードにひもづいていた活動は、すべてマスターを指すようになります。
• どのオブジェクトであれ、重複レコードを指していたリンク項目は、マスターを指すようになります。
• 重複レコードは完全に削除されます。ゴミ箱には入らず、復元もできません。

権限と制約

• グループを見るにはそのオブジェクトの閲覧権限が、統合するには書き込み権限が必要です。
• スキャンの対象は、そのオブジェクトの直近5,000件です。より大きなデータでは何回かに分け、整理したあとにもう一度実行してください。
• 重複の多いグループから先に表示されます。
• 統合に取り消しはありません。クリックする前にマスターを確認してください。
• グループ内の複数の会社で運用している場合、別の会社に似たレコードが存在する旨の案内が出ることがあります。その場合、システムは合図を出してアクセスの申請を提示するだけで、他社のデータを表示することは決してありません。

よくある質問

• 誤って統合してしまいました。戻せますか。いいえ。重複レコードは完全に削除され、ゴミ箱を経由しません。
• 別々の顧客が会社の同じメールアドレスを使っていて、システムが2人をまとめてしまいます。統合しないでください。同じキーを持つ別のレコードは同じグループに現れますが、判断はあなたのものです。片方のメールアドレスを直せばグループ化は解消されます。
• そもそも重複を作らないようにするには。インポートでは、重複の欄でキー項目を選び、既存レコードが見つかったときの動作を指定してください。公開のリード獲得フォームも、メールアドレスによって重複を避けます。

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