団体、イベント、スペース · ブロック、BEO、時間単位の予定表
団体タブでは、締切日と実際の消化状況とともに客室ブロックを管理します。イベントタブでは、施設のイベント、収益明細、公開時に確定して変更できなくなる作業指示書(BEO)を確認します。見積タブでは為替レートを固定した3段階の提案を発行し、スペースタブでは設営と撤収を含めて宴会場の予定表を時間単位で管理します。
団体: ブロックと消化状況
団体(結婚式、学会、団体旅行)は客室ブロックを押さえます。契約した宿泊数、期間、そして締切日を持ちます。団体タブには、選択した施設のブロックが、名称、日付、締切日、状態(仮、確定、キャンセル、終了)とともに一覧されます。仮のブロックは確定にするボタンで確定でき、仮または確定のブロックはキャンセルできます。ブロック名をクリックすると、ブロックの消化状況が開きます。ブロックの宿泊数のうち、実際に埋まった数が日ごとに表示されます。営業担当が見るのはこの数字です。書類の上では満室でも消化がゼロなら、その収益は入ってこないからです。締切日は、団体が使わなかった分を、売り直すには遅すぎる前に在庫へ戻すために存在します。ブロックの宿泊者名簿と最低保証の割合は、システムのAPIで管理します。
イベントと確定した作業指示書
イベントタブには、施設のイベントが名称、日付、状態とともに一覧されます。名称をクリックすると、詳細にイベントの収益明細(宿泊、料飲、会場貸出、音響映像などのカテゴリが、それぞれ説明とともに)が表示されます。当日の運営を規定する文書が作業指示書、すなわちBEOです。まず下書きとして作成され、公開されると内容が確定し、各部門(調理、サービス、音響映像、客室清掃、警備、設営)に配布され、受領が確認されます。公開後の変更は新しいバージョンになり、以前のものを書き換えることは決してありません。調理部門と顧客が常に同じ文書を読むためです。文書の作成、公開、部門ごとの受領確認、そして運営チェックリストとイベントの実績消費は、システムのAPIで操作します。画面には収益明細と確定済みの表示が出ます。
3段階の見積と固定された為替レート
見積タブには、件名、状態(下書き、送信済み、承諾、期限切れ、辞退)、通貨、そして固定したレートの日付を示す為替基準日の列とともに提案が一覧されます。見積は最大3段階、ベーシック、スタンダード、フルで組み立て、それぞれに商品、日付、数量を設定します。送信時にその日の為替レートが提案に固定されます。宿泊客が読んだ金額が、そのまま履行する金額になります。その後に為替が動いても変わりません。顧客が決めたら、その行で段階を選んで承諾をクリックします。承諾された選択肢が予約になります。各段階の組み立てと提案のPDF生成はシステムのAPIで行います。宿泊客が自分で宿泊客ポータルから見積を承諾することもできます。
スペース: 設営と撤収を含む時間単位の予定表
スペースタブには、選んだ日の宴会場(またはスペース種別のあらゆるユニット)の予定表が表示されます。各予定には時刻、件名、そして準備の余裕時間が前30分 · 後45分という形式で表示されます。この細部こそがこのタブの要です。重複を引き起こすのはイベントの実施時間ではなく、設営と撤収だからです。15時に空いているように見えても、15時30分まで撤収がある空間は空いていません。重複の判定はこの2つの時間帯も考慮し、同じ時間帯への同時の申し込みで両方が部屋を取ってしまうことは決してありません。申し込みが同じ瞬間に届いた場合でも、システムが安全に競合を解決します。スペースの仮押さえ状態にある予定は、表の中の確定ボタンからそのまま確定できます。