お客様360とポータル · 単一プロファイル、アレルギー、マジックリンク
お客様ごとに単一のプロファイルがあり、自社サイト、旅行代理店、OTA からの予約でも同じ人物として認識します。統合は取り消せ、マスクされたメールはそれとして扱われます。アレルギーと好みは予約とともに移動し、部門ごとに確認されます。お客様ポータルは、確かなメールアドレスに送られるマジックリンクで入り、ロイヤルティはお客様を自社のポイントプログラムに結び付けます。
1人のお客様に1つのプロファイル
同じ人物が自社サイト、旅行代理店、OTA から予約すると、多くのシステムでは3件の登録になります。ここではプロファイルは1つです。お客様を取り込むとき、新規に作る前に識別子（メール、電話番号、証明書番号）で重複を探し、各識別子がどこから来たのかを記録します。2つのプロファイルが実際に同じ人物であれば、統合してすべてをまとめられます。統合はあとから取り消せます。誤った統合は起こりうるものであり、戻れない扉であってはならないからです。OTA が生成する転送用メールアドレスはマスクされたものとして認識されます。プロファイル上にはそれとして表示され、幽霊のようなお客様を作ることもなければ、ポータルのログインに使われることもありません。
アレルギーと好みが必要な人に届く
お客様の好みと制限にはカテゴリと重大度があり、重要なものは予約とともに移動します。登録の際に、知っておく必要のある部門（厨房、客室管理、サービス）を指定すると、各部門が受領を確認します。情報は備考欄に埋もれません。全員が確認するまで、未確認の伝達が一覧に残ります。アレルギーは健康に関するデータであり、その重みをもって扱われます。通常の閲覧ではマスクされ、詳細を開示することは、気軽な照会ではなく、記録に残る行為です。このデータが AI プロバイダーに送られることは決してありません。この業種別機能のブリーフィングは、個人単位のデータを含む文章の生成そのものを拒否します。
お客様ポータル · マジックリンクで入る
- お客様は、確認メールまたはチェックイン時の QR コードでポータルのアドレスを受け取ります。
- アクセス画面で、予約に使ったメールアドレスを入力し、アクセスリンクを申請します。
- そのメールアドレスがプロファイルの確かな識別子であれば（OTA のマスクされたアドレスにリンクが届くことはありません）、入場ボタンの付いたメールが届きます。リンクの有効期限は30分です。
- ポータルの中で、お客様は自分の予約（施設名と期間）と、自分あてに送られた見積を確認でき、好みの見積プランを受付に電話せずに承諾できます。
リンク申請への応答は、そのメールアドレスが存在してもしなくても常に同じです。ポータルは、あるアドレスがこの施設の顧客かどうかを、興味本位の相手に教えません。またセッションはアクセスのたびにメールアドレスを再検証します。受付が識別子を削除または無効にすれば、アクセスはその場で切れます。漏れるパスワードもなければ、お客様が管理すべきアカウントもありません。
ロイヤルティ · 自社のプログラムであって、2つ目のプログラムではない
ホスピタリティ画面の「ロイヤルティ」タブは、セレクターで選んだお客様について、組織が CRM ですでに持っているロイヤルティプログラムのポイントとランクを表示します。そのお客様がまだ参加していない場合、「プログラムに登録」のボタンでその場で登録できます。この業種別機能は、ホテル用の並行したポイント制度を作りません。既存のプログラムにお客様を結び付けるだけです。あとで誰かが突き合わせる羽目になる2つ目の残高を生まないためです。宿泊によるポイント付与は、通常は宿泊の締めの時点で、システムの API から行います。
お客様が消去を求めたとき
本人はデータのエクスポートを受け取ることができ、お客様の記録から削除されることもできます。削除には理由が必要で、何が行われたかのレポートが返ります。プロファイル、識別子、健康に関するデータは消去されます。予約と見積は、誰も特定しない形で残ります。稼働率と会計を支えるものだからです。署名済みの同意書は証拠として残り、削除されたプロファイルとのつながりだけを失います。法的義務によって保持されるものは、その理由とともに一覧に表示されます。