プロジェクトテンプレート · タスクをまとめて一度に作る
レコードの中でプロジェクトテンプレートを使うと、決まった段取りのタスクをまとめて一度に作れます。それぞれのタスクには、今日を起点に計算された期限が最初から入ります。既製のテンプレートは3つあります。顧客のオンボーディング、導入、営業提案です。繰り返す業務で工程を忘れないため、そして全員が同じ順序で進めるためのものです。
どのオンボーディングも同じ6工程を持ち、どの提案も同じ5工程を持ちます。これを顧客ごとに手作業で作るのは時間の無駄で、しかも必ず1つ抜けます。プロジェクトテンプレートは、その出来合いのリストです。段取りを選んで適用をクリックすれば、タスクがレコードに紐づいた状態で、それぞれの日付とともに生成されます。
適用の方法
- タスクを受け取るレコードを開きます。商談、会社、連絡先などです。
- そのレコードの活動のタブに進みます。
- プロジェクトテンプレートのセレクターで、段取りを1つ選びます。
- 適用をクリックします。
- システムが何件のタスクを作成したかを知らせ、タスクはそのタブにすぐ表示されます。
💡 このセレクターはレコードの中にだけ表示されます。レコードを選んでいない状態の活動の一覧画面では、タスクを紐づける先がないため、この選択肢は提示されません。
3つの段取りとその期限
各タスクの期限は、テンプレートを適用した日から数えられます。
- 顧客のオンボーディング: キックオフ会議は当日、要件とアクセス権の洗い出しは1日後、初期設定は3日後、チームの研修は7日後、稼働開始は14日後、30日後のフォローアップは30日後です。
- 導入: プロジェクト計画は当日、移行用データの収集は2日後、設定とパラメータ調整は5日後、テストと検証は10日後、顧客との受入確認は12日後、引き渡しと有効化は15日後です。
- 営業提案: ヒアリング会議は当日、ニーズの洗い出しは1日後、提案書の作成は3日後、提案書の送付は4日後、提案のフォローアップは7日後です。
各タスクは最初から適切な種別で作られます。工程に応じて会議、電話、メール、通常のタスクのいずれかになります。すべて未完了の状態で、レコードに紐づき、担当者はあなたになります。
Example: メリディアン・システムズは3日の火曜日に金麦ベーカリーとの契約を成立させました。担当者は商談を開き、活動のタブに行き、顧客のオンボーディングを選んで適用をクリックしました。システムはテンプレートから6件のタスクを作成しましたと応答しました。キックオフ会議は3日、研修は10日、フォローアップは翌月2日になりました。その後、彼女は研修を技術コンサルタントに割り当て直し、稼働開始を2日先送りしました。
適用した後
- タスクは通常のものです。件名、期限、担当者、メモを1件ずつ編集できます。
- 担当を変えるには、タスクを開いて担当者を変更します。
- 工程を連結するには、依存先の項目を使い、次のタスクが前のタスクを待つようにします。
- 当てはまらないタスクを削除するのは普通のことです。余った分だけ消してください。
- タイムラインには、作成されたものがすべて日付ごとに並んで表示されます。
権限と制限
- 適用には書き込み権限が必要です。閲覧のみの方はタスクを作成できません。
- 3つのテンプレートのカタログは固定で、すべての組織で同じです。この画面にプロジェクトテンプレートの編集機能はありません。
- 同じレコードに同じテンプレートを2回適用すると、タスクが2回作られます。繰り返す前にタブを確認してください。
- 期限は常に今日から数えられ、完了予定日やその他の項目から数えられることはありません。
よくある疑問
- 自分のタスクテンプレートを作れますか。このセレクターではできません。独自の段取りを、独自の列と工程で作りたい場合は、プロジェクトモジュールのボードテンプレートを使ってください。
- 誤ったレコードに適用しました。どう取り消しますか。一括の取り消しはありません。作成されたタスクを削除してください。ゴミ箱に入り、30日以内であれば復元できます。
- タスクは他の人の予定に入りますか。タスクはあなたを担当者として作られます。配分するには1件ずつ割り当て直してください。