项目:工作看板(分组、状态、子项与视图)
通过带有彩色分组、状态列、负责人、日期、子项和更新记录的看板来组织团队的工作。跨看板关联项目、镜像取值、计算公式,查看“我的工作”,并按权限分享每个看板。可在表格、看板、时间线和日历视图之间切换。
“项目”模块以工作管理工具的风格,通过看板来组织团队的工作。每个看板都有彩色分组(部分)、类型化列和项目;每个项目都可以拥有子项以及带附件的更新面板。在菜单中打开“项目”即可查看您的看板并创建新看板。
分组与项目
- 看板初始会有“待办”“进行中”和“已完成”三个分组,以及一组默认列(状态、负责人、开始日期、截止日期、备注)。
- 在每个分组的“+ 添加项目”行中输入名称即可添加项目。点击名称即可重命名。
- 将项目从一个分组拖到另一个分组即可移动它。使用分组的“⋯”菜单进行重命名、更改颜色、重新排序或删除。
列与彩色状态
状态单元格会打开一个彩色选项菜单(待办、进行中、卡住、已完成),点击即可选择。通过“+ 添加列”添加列。在状态列的表头上使用“编辑状态”来创建、重命名和更改选项颜色。
列类型
除了状态、负责人、日期、文本和数字外,看板还提供类似工作管理工具的丰富列类型:
- 时间线:在单个单元格中呈现开始→结束的时间范围,并附有一个小进度条。当看板配置了此列时,它会驱动时间线视图。
- 标签:每个项目可以有多个彩色标签。在表头使用“编辑标签”来定义选项。
- 复选框:一键式是/否。
- 评分:1到5星。
- 进度:0-100%的电量条式进度条。在表头选择“根据子项自动计算”,可反映已完成子项的占比。
- 文件:直接在单元格中附加文件(在此打开和移除)。
- 链接、邮箱和电话:会自动变为可点击链接;链接支持不带“https://”前缀的地址,并会自动补全。
子项
点击项目名称旁的箭头即可展开其子项。子项使用与看板相同的列,有助于将一个项目拆分为更小的部分。
视图
- 表格:主网格视图,包含分组和可内联编辑的单元格。
- 看板视图:按状态列对项目进行分组;拖动卡片即可更改其状态。
- 时间线:根据时间线列或根据开始日期与截止日期列来定位横条。
- 日历:按月显示,按截止日期放置项目。
- 工作量:显示每个人每周承担的项目数量。
- 仪表盘:该看板的汇总图表。
搜索、筛选、排序与分组
视图上方有一个工具栏:在搜索框中输入内容,即可按名称或任意单元格查找项目;在“筛选”下,可组合各列的条件(是、不是、包含、大于/小于、为空、不为空);在“排序”下,可选择列和方向;在(表格视图的)“分组依据”下,可按状态、负责人或标签重新分组项目,而不是按看板分组。筛选、排序和分组会按视图保存,因此重新打开看板时会保留您的设置。
仪表盘
仪表盘视图以小组件汇总看板情况:总体进度(已完成项目)、按状态计数(环形图)、按负责人的负荷(条形图)以及按截止日期的项目(已逾期、本周、稍后、无日期)。它会遵循当前生效的筛选和搜索条件,因此您可以只分析看板的某一部分。
依赖关系
打开一个项目,在“依赖关系”下将其关联到阻塞它的另一个项目(“被……阻塞”),系统会阻止形成循环依赖。在时间线视图中,一条虚线箭头会连接阻塞项与被阻塞项。
依赖关系也可以跨越两个不同的项目:在“依赖关系”区块中,选择“依赖另一个项目中的项”,选取项目,再选取具体项。当依赖来自另一个看板时,列表会在名称旁显示来源项目。仅会显示您工作区内的项目(绝不会显示其他公司的项目),且您需要拥有对源看板的访问权限。
当双方的日期发生冲突时(例如,某项目在其依赖项完成之前就开始了),该行会以⚠警示高亮显示,以便您重新排期。
重新排序
将某个项目拖到同一分组中的另一个项目上即可重新排序,横向拖动列表头即可重新排列列的顺序。新的顺序会被保存。
工作量视图
工作量视图会根据某个日期列(默认是截止日期)显示每位负责人在每周承担多少项目,彩色条形图能让工作过载的周一目了然。
看板模板
在“项目”主页上,可以从现成模板开始(简单项目、产品路线图、开发冲刺、客户入职)。它会创建一个包含示例分组、列和项目的看板,并以您的语言呈现。
自动化
在看板的“设置”中,打开“自动化”即可创建规则:当状态发生变化时(变为某个选定值,或任意变化时),就会通知负责人或某个特定用户。状态变化的那一刻规则就会触发,并发送应用内通知,直接链接回该项目。
关联看板(关系列)
“关联看板”列可将一个项目关联到另一个看板上的一个或多个项目。创建该列时,选择目标看板(以及是否允许关联多个项目)。在单元格中搜索并选择项目;它们会以芯片的形式显示,并直接链接到源项目。这是实现镜像功能的基础。
镜像列
“镜像”列通过“关联看板”列,拉取并显示被关联项目某一列的值。在表头进行配置:选择要通过哪个关联列,以及要镜像目标看板的哪一列(状态、日期、数字等)。该列是只读的,显示时会重新计算;当关联了多个项目时,会显示它们全部的值。
公式列
“公式”列会根据该项目的其他列计算出一个值。在表头的“配置”中,通过[key]的形式引用列来编写表达式(点击某列即可插入)。它支持算术运算和括号、比较运算,以及SUM、MIN、MAX、AVG、IF、ROUND、CONCAT和DAYS(date1, date2)函数。例如:(price - cost) * qty,或IF([status] == "done", 100, 0)。无效的公式(如除以零、自我引用)会显示为一个友好的错误单元格,不会导致页面崩溃。
我的工作(跨看板)
“我的工作”页面(位于“项目”页面顶部的按钮,或在菜单中)会将您在任意看板中作为负责人的所有项目集中显示在一处。可按截止日期(已逾期、今天、本周、稍后、无日期)或按看板分组。点击某个项目即可直接跳转到其所在看板打开。
按看板设置权限(分享)
- 没有设置分享的看板,对已被常规权限(RBAC)允许访问的人依然可见,现有看板不会有任何变化。
- 通过“分享”按钮(所有者可用),可以按级别添加成员或团队:查看者(只读)、编辑者(可编辑项目和列)或所有者(可编辑,也可分享/删除)。
- 一旦添加了第一位成员,该看板就会变为受限状态:只有列表中的人(以及创建者)才能看到它。拥有查看者权限的人无法编辑。
更新与附件
打开某个项目(点击“打开”链接,或点击看板视图中的卡片)即可查看其详情面板:每一列、子项以及“更新”标签页,团队可以在这里对该项目进行评论并附加文件。删除项目时也会一并从存储中移除其附加的文件。
新增内容(第一阶段)
- 工作区与文件夹:在“项目”列表导航中按区域组织看板。现有看板会保留在默认工作区下,不会有任何变化。
- 多负责人与团队:负责人列可以接受多个负责人,并新增了“多个成员”和“团队”两种列类型。
- 项目清单:在项目面板内创建带有完成开关和进度条的轻量子任务。
- 复制看板和复制任务,并支持将任务从一个看板移动到另一个看板(兼容的取值会被保留)。
- 自动编号:一种会自动为每个项目编号的列,可选带前缀(例如TASK-12)。
- 必填、隐藏、锁定和条件字段:按列设置规则,在保存和显示时生效。
- 列表视图:以不分组的扁平列表展示看板中的所有项目,读取与其他视图相同的数据源。
- 项目历史记录:“活动”标签页显示该项目何时被谁创建、编辑、移动或复制。
新增内容(第二阶段):依赖关系、甘特图、健康度、自动化与审批
- 丰富的依赖关系:每个依赖关系都有一个类型(FS完成到开始、SS、FF、SF)和以天为单位的滞后时间。当FS/FF前置任务仍未完成时,任务无法被标记为完成。
- 将任务关联到CRM:将某个项目关联到工单、客户、合同或任意记录,保持引用关系(单一数据来源,不复制数据)。
- 真正的甘特图:拖动横条即可更改日期(会被保存),可查看关键路径,将项目标记为里程碑(菱形),并捕获基准线(计划值)以便与实际值对比。
- 项目健康度:设定目标和范围,跟踪完成百分比(汇总)以及绿/黄/红健康状态,可手动设置或自动生成(基于延误和进度推算)。
- 丰富的自动化:除了“状态变化则通知”之外,还可以按事件(项目创建、项目更新、状态变化)以及按时间(截止日期临近或已逾期,通过调度器)创建“条件触发动作”规则。可执行的动作包括:更改状态/字段、指派负责人、创建子任务、发送应用内和邮件通知,以及调用webhook。
- 项目审批:为任务申请审批;在审批待定期间,该任务无法被标记为完成。一旦获批,即可解锁完成操作。该功能复用了CRM的审批策略。
- 关注者:关注某个项目以接收通知;支持将看板导出为CSV。
规模化管理(项目组合、产能、冲刺、风险)
除了经典视图外,每个看板顶部还新增了三个视图:冲刺、风险和管理。此外,“项目”主页还新增了通往“项目组合”和“资源”的快捷入口,可汇总所有项目的信息。
- 项目组合:汇总展示所有可访问的项目,包含健康度(绿/黄/红)、进度(已完成任务)、关联客户、收入、成本(来自工时表)和利润率。可在“项目”→“项目组合”中打开。
- 资源与产能:按人员对比可分配产能(每周工时减去该时段内的请假)与工时表中记录的实际工时,显示谁处于空闲、平衡或超负荷状态。可直接在表格中编辑每周工时。可在“项目”→“资源”中打开。
- 冲刺与敏捷:创建带有日期和目标的周期,通过故事点和类型(任务、故事、缺陷、史诗)将任务分配到冲刺中,并跟踪燃尽图(理想值 vs 剩余值)以及已完成冲刺的速度。对应看板的“冲刺”视图。
- 风险:记录带有概率和影响(1到5)的风险;系统会计算得分和严重程度,并将每个风险绘制在5x5矩阵上。跟踪状态(未处理、缓解中、已关闭、已接受)。对应看板的“风险”视图。
- 项目财务:录入项目收入;利润率计算方式为收入减去工时表中的实际成本。在“管理”视图和“项目组合”中均可查看。
- 项目与客户:将看板关联到某个CRM公司;该客户会显示在“项目组合”和报表中。
- 变更请求:记录范围变更请求,并对每个请求进行批准或拒绝。对应“管理”视图。
- 我的模板:将任意看板保存为模板(包括列、分组和带有相对截止日期的任务),之后可在“项目”主页的“我的模板”下重复使用。在“管理”→“另存为模板”中保存。
- 客户门户:生成一个公开的只读链接,供客户跟踪项目进度,无需登录。在“管理”→“客户门户”中启用,随时可以停用。