工时表(时间跟踪)
通过实时计时器或手动录入,记录您在看板项目上花费的工时,提交本周工时以待审批,并跟踪工时和可计费金额的报表。
工时表位于“项目”内部,用于测算每个人在看板项目上花费的时间。每个人只记录自己的工时;看板的所有者和编辑者可以查看整个团队的情况。这是您与您自己客户之间的业务:可计费工时和金额(工时 x 费率)属于您,可以正常展示。
两种记录方式
- 实时计时器:在看板上,“时间跟踪”列会显示该项目的总计以及一个播放/停止按钮。点击播放开始计时,点击停止结束计时;停止时,CRM会创建一条记录了所测时长的记录。每人同时只能运行一个计时器。
- 手动录入:打开该项目,使用“时间跟踪”面板录入日期、时长(格式为h:mm或小数小时,如1.5)、描述以及是否可计费。
周网格与日网格
- 打开“项目”→“工时表”。在“我的表格”标签页中,行代表所处理的项目,列代表一周中的各天。
- 直接在单元格中输入工时(例如1:30)。系统会自动计算每日、每行和每周的合计。可在周视图和日视图之间切换,并在各周之间导航。
- 若要添加尚未列出的项目,可使用“添加行”,选择看板和项目。
提交与审批
当本周工时准备就绪后,点击“提交本周工时”。表格状态会从“草稿”变为“已提交”。管理您所处理看板的人会在“审批”标签页中看到该表格,并可以附上评论进行批准或拒绝。已批准的表格会被锁定无法编辑;被拒绝的表格会重新变为可编辑,以便您修改后重新提交。审批人可以在需要时重新打开已批准的表格。
可计费、费率与金额
将每条记录标记为可计费或不可计费。小时费率按以下优先级确定(最具体的优先):记录本身存储的值,其次是该人员在该看板上的费率,再次是看板的默认费率,最后是租户的默认费率。可计费金额为工时 x 费率,四舍五入到分,以美元(USD)计。可在“设置”标签页中设置费率。
报表与预算
- “报表”标签页按人员、按看板、按项目以及可计费与不可计费,汇总某个时间段的情况,并显示总金额。可将全部数据导出为CSV。
- 在“设置”中,您可以为每个看板设置工时和/或金额预算;报表会显示已消耗的百分比,当看板超出预算时会以红色警告显示。
偏好设置(管理员)
- 工时舍入方式(不舍入、6分钟、15分钟或30分钟),风格与主流工具一致。
- 一周的起始日(周一或周日)以及是否要求记录必须填写描述。
- 每周提醒:未提交本周工时的人会收到铃铛通知(需要先开启该功能)。
开票工时
在“开票”选项卡中,你可以把某个看板在一个周期内已审批的可计费工时直接转成一张客户发票,无需重新录入。选择看板和周期:系统会显示预览(按服务分组的明细行,含工时和金额)以及合计。点击“生成发票”后,这些工时便会在开票模块中变成一张发票。生成是幂等的:已开票的工时绝不会被重复收费。
拥有成本权限(timesheet_cost)的人还会在顶部看到该周期的真实利润率:可计费、人工成本、利润和利润率百分比。没有该权限的人只能看到可计费金额,永远看不到成本。
工时库(预付/retainer)
在“工时库”选项卡中,你可以按客户管理预付的工时包(retainer/包时)。每个工时库会显示余额、已消耗百分比以及耗尽提醒(达到 70% 起变黄,超支时变红)。打开某个工时库可查看变动流水(充值、消耗和调整),并可使用快捷方式手动充值或消耗工时。只有管理者才能看到工时库。