Administration

Administratorleitfaden: erste Schritte

Von null zu einem teambereiten Konto: Organisation, Währung, Benutzer, Berechtigungsrollen, Objekte/Felder und Ihre ersten Automatisierungen einrichten, in der richtigen Reihenfolge.

Dieser Leitfaden richtet sich an diejenige Person, die das Konto verwaltet (den Organisationsbetreiber), nicht an den Endbenutzer. Er führt in der empfohlenen Reihenfolge durch die Einstellungsbildschirme, die Sie durchlaufen, um das CRM für die tägliche Nutzung durch das Team bereit zu machen.

Goldene Regel: Richten Sie das Fundament (Organisation, Währung, Berechtigungen) ein, BEVOR Sie Personen einladen. So landet niemand in einem halb fertigen Konto und jeder Benutzer startet mit der richtigen Rolle und den richtigen Ansichten.

1. Organisationsidentität und Währung

Beginnen Sie bei Einstellungen → Organisation: Name, Zeitzone, Standardsprache und Logo. Legen Sie dann die Basiswährung unter Einstellungen → Währung und Organisationsdaten fest. Sie gilt für Opportunity-Beträge, Preistabellen und Berichte. Die Währung ist eine strukturelle Entscheidung: Legen Sie sie richtig fest, bevor Sie Daten laden.

Füllen Sie die Organisationsdaten aus (Name, Zeitzone, Standardsprache).
Legen Sie die Basiswährung und das Zahlenformat fest.
Falls Sie mit Niederlassungen arbeiten, registrieren Sie diese unter Einstellungen → Einheiten und, falls nötig, Steuern unter Einstellungen → Steuern.

2. Berechtigungsrollen (vor den Benutzern)

Unter Einstellungen → Rollen und Berechtigungen legen Sie fest, was jeder Personentyp sehen und tun kann (RBAC). Erstellen Sie die Rollen, die Ihrer Organisation entsprechen (zum Beispiel Vertriebsmitarbeiter, Manager, SDR, Nur-Lesen), indem Sie die Berechtigungen pro Objekt und pro Feld sowie den Sichtbarkeitsbereich (nur eigene Datensätze, Team-Datensätze oder alle) anpassen.

💡 Modellieren Sie die Rollen nach der tatsächlichen Teamrealität, nicht nach dem idealen Organigramm. Es ist einfacher, Berechtigungen später zu erweitern, als später festzustellen, dass jemand etwas gesehen hat, das er nicht sehen sollte.

3. Benutzer und Struktur

Wenn die Rollen bereit sind, laden Sie Personen unter Einstellungen → Benutzer ein und weisen Sie ihnen von Anfang an die richtige Rolle zu. Organisieren Sie anschließend die Hierarchie unter Einstellungen → Teams und Einstellungen → Vertriebsgebiete. Dies beeinflusst den Sichtbarkeitsbereich, die Ziele und die Lead-Verteilung.

4. Objekte, Felder und Layouts

Das CRM wird mit Standardobjekten ausgeliefert (Leads, Kontakte, Unternehmen, Opportunities, Aktivitäten). Passen Sie sie an Ihre Organisation unter Einstellungen → Objekte und Einstellungen → Felder an (erstellen Sie benutzerdefinierte Felder, Auswahllisten, Pflichtfelder). Passen Sie die Bildschirmanordnung unter Einstellungen → Layouts an.

5. Prozess: Pipelines, Regeln und Automatisierungen

Definieren Sie die Trichterphasen unter Einstellungen → Pipelines. Automatisieren Sie dann wiederkehrende Arbeit unter Einstellungen → Automatisierungen (durch Ereignisse ausgelöste Aktionen), Einstellungen → Regeln (Zuweisung/Weiterleitung) und Einstellungen → Validierungen (verhindern inkonsistenter Daten).

Modellieren Sie den Trichter (Phasen und Kriterien für den Fortschritt).
Erstellen Sie Automatisierungen für Aufgaben, Benachrichtigungen und Feldaktualisierungen.
Fügen Sie Validierungen hinzu, um die Datenqualität zu schützen.

💡 Wenn Sie diese Abfolge abgeschlossen haben, gehen Sie weiter zum Artikel „Checkliste für die Einführung“, um mit dem Team live zu gehen, ohne etwas zu vergessen.

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