Täglicher Gebrauch

Aktivitäten und Aufgaben

Organisieren Sie Aufgaben, Anrufe, Meetings und Nachfassaktionen; behalten Sie im Blick, was heute fällig ist und was überfällig ist.

Nutzen Sie Aktivitäten, um zu erfassen und zu verfolgen, was zu tun ist: Aufgaben, Anrufe, Meetings, E-Mails und Notizen. Das ist Ihr Produktivitätsbildschirm.

Eine Aktivität anlegen

Öffnen Sie Aktivitäten im Menü (oder den Abschnitt „Aktivitäten und Verlauf“ innerhalb eines Datensatzes).
Wählen Sie den Typ, schreiben Sie den Betreff und legen Sie bei Bedarf ein Fälligkeitsdatum fest (Datum und Uhrzeit).
Klicken Sie auf Hinzufügen.

Example: Typ „Anruf“, Betreff „Anna wegen des Angebots anrufen“, Fälligkeit heute um 15 Uhr. Die Aktivität erscheint unter „Heute“, bis Sie sie abschließen.

Aktivitäten, die sich wiederholen

Wenn Sie eine Aktivität mit Fälligkeit anlegen, wählen Sie unter „Wiederholen“, ob sie täglich, wöchentlich oder monatlich ist. Sobald Sie die Aktivität ABSCHLIESSEN, legt das System automatisch die nächste Wiederholung an, mit vorgerückter Fälligkeit. Das ist ideal für Routinen (wöchentliches Nachfassen, monatliche Zahlungserinnerung und so weiter).

💡 Die nächste Wiederholung entsteht erst, wenn Sie die aktuelle als abgeschlossen markieren, sodass sich nie mehrere offene Wiederholungen anhäufen. Die Wiederholung setzt ein festgelegtes Fälligkeitsdatum voraus.

Eine Aufgabe verschieben

Gerade keine Zeit? Statt die Aufgabe verfallen zu lassen, nutzen Sie Erinnerung verschieben, um die Fälligkeit nach hinten zu setzen, ohne die Aufgabe aus dem Blick zu verlieren.

Öffnen Sie in der Liste der Aktivitäten das Auswahlfeld Erinnerung verschieben bei der Aufgabe, die Sie nach hinten setzen möchten.
Wählen Sie eine Abkürzung: Morgen (um 9 Uhr), +1 Tag oder +1 Woche, jeweils ab der aktuellen Fälligkeit gezählt.
Oder wählen Sie „Datum und Uhrzeit wählen…“ und legen Sie den genauen Termin im Auswahlfeld fest.

💡 Das Verschieben ändert nur die Fälligkeit; Betreff, Typ und die Verknüpfung zum Kunden bleiben gleich. Die Aufgabe verlässt Überfällig oder Heute und erscheint am neuen Datum wieder.

Automatische Erinnerungen

Jeden Tag sendet das System jeder zuständigen Person eine Benachrichtigung (in der Glocke) mit einer Übersicht ihrer Aufgaben, die an diesem Tag fällig sind, und derjenigen, die überfällig sind, damit niemand ein Nachfassen vergisst. Klicken Sie auf die Benachrichtigung, um die gefilterte Liste zu öffnen.

💡 Sie möchten die Liste leeren? Filtern Sie (z. B. „Heute“ oder „Überfällig“) und klicken Sie auf „N Aufgaben abschließen“, um alle angezeigten offenen Aufgaben auf einmal zu erledigen. Bei wiederkehrenden Aufgaben entsteht wie gewohnt die nächste Wiederholung.

💡 Beim Anlegen einer Aktivität nimmt das Feld „Notiz“ @Erwähnungen an: Tippen Sie @ und wählen Sie eine Kollegin oder einen Kollegen, um sie oder ihn auf dem Laufenden zu halten; die Person erhält eine Benachrichtigung. Oben im Posteingang filtert das Auswahlfeld für den Typ (Aufgabe, Anruf, Meeting …) die Liste.

Über die Filter im Blick behalten

Offen: alles, was noch nicht abgeschlossen ist.
Heute: heute fällig.
Überfällig: über die Fälligkeit hinaus und in Rot dargestellt.
Abgeschlossen: bereits erledigt.

Setzen Sie das Häkchen links, um abzuschließen. Die Zahlen neben den Filtern zeigen, wie viele es in jedem Zustand gibt. Im Dashboard sind die Zähler der Aktivitäten Links, die direkt zur gefilterten Liste führen.

Meine Aufgaben und die des Teams

Nutzen Sie das Auswahlfeld „Meine / Team“ oben in der Liste. „Meine“ zeigt nur die Ihnen zugewiesenen Einträge (die Voreinstellung, damit Sie sich auf Ihre offenen Punkte konzentrieren); „Team“ zeigt die der gesamten Organisation. Das Dashboard bringt stets IHRE Aufgaben (heute, überfällig und offen), denn es ist Ihr Startbildschirm.

Mit einem Kunden verknüpfte Aktivitäten

Innerhalb eines Kontakts oder einer Opportunity zeigt und erstellt der Abschnitt „Aktivitäten und Verlauf“ Einträge, die bereits mit diesem Datensatz verknüpft sind: Das ist die 360-Grad-Sicht auf den Kunden.

Verfügbarkeit des Teams

Im Kalender (/calendario) findet der Abschnitt „Verfügbarkeit des Teams“ die Zeiten, zu denen MEHRERE Mitglieder gleichzeitig frei sind: Wählen Sie die Personen, das Zeitfenster (von und bis) und die Dauer, und das System zeigt die gemeinsamen Zeiten innerhalb der Geschäftszeiten und behandelt die geplanten Einträge jeder Person als belegt.

💡 Sie können auch den Assistenten in natürlicher Sprache fragen, zum Beispiel: „Wann haben Anna und Bruno diese Woche 30 Minuten frei?“.

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