Täglicher Gebrauch

Projektvorlagen · ein ganzes Aufgabenpaket auf einmal anlegen

Innerhalb eines Datensatzes legt eine Projektvorlage auf einmal alle Aufgaben eines bekannten Ablaufs an, jede bereits mit der ab heute berechneten Frist. Es gibt drei fertige Vorlagen: Kunden-Onboarding, Einführung und Vertriebsangebot. Das hilft, in wiederkehrenden Abläufen keinen Schritt zu vergessen und alle derselben Reihenfolge folgen zu lassen.

Jedes Onboarding hat dieselben sechs Schritte, jedes Angebot dieselben fünf. Das von Hand anzulegen, Kunde für Kunde, kostet Zeit, und einer wird immer vergessen. Eine Projektvorlage ist die fertige Liste: Sie wählen den Ablauf, klicken auf Anwenden, und die Aufgaben entstehen mit dem Datensatz verknüpft, jede zu ihrem Datum.

So wenden Sie sie an

Öffnen Sie den Datensatz, der die Aufgaben erhalten soll: eine Opportunity, ein Unternehmen, einen Kontakt.
Wechseln Sie zur Registerkarte Aktivitäten des Datensatzes.
Wählen Sie im Auswahlfeld Projektvorlage einen der Abläufe.
Klicken Sie auf Anwenden.
Das System bestätigt, wie viele Aufgaben angelegt wurden, und sie erscheinen sofort in derselben Registerkarte.

💡 Das Auswahlfeld erscheint nur innerhalb eines Datensatzes. Auf dem allgemeinen Bildschirm für Aktivitäten, ohne gewählten Datensatz, gäbe es nichts, womit die Aufgaben verknüpft werden könnten, und deshalb wird die Option dort nicht angeboten.

Die drei Abläufe und ihre Fristen

Die Frist jeder Aufgabe wird ab dem Tag gezählt, an dem Sie die Vorlage anwenden.

Kunden-Onboarding: Kickoff-Meeting am selben Tag, Anforderungen und Zugänge erheben nach einem Tag, Grundeinrichtung nach drei Tagen, Schulung des Teams nach sieben Tagen, Go-Live nach vierzehn Tagen, Nachfassen nach 30 Tagen nach dreißig Tagen.
Einführung: Projektplanung am selben Tag, Daten für die Migration sammeln nach zwei Tagen, Einrichtung und Parametrierung nach fünf Tagen, Tests und Prüfung nach zehn Tagen, Abnahme mit dem Kunden nach zwölf Tagen, Übergabe und Aktivierung nach fünfzehn Tagen.
Vertriebsangebot: Erstgespräch am selben Tag, Bedarf erheben nach einem Tag, Angebot erstellen nach drei Tagen, Angebot senden nach vier Tagen, Nachfassen zum Angebot nach sieben Tagen.

Jede Aufgabe entsteht bereits mit dem richtigen Typ: Meeting, Anruf, E-Mail oder gewöhnliche Aufgabe, je nach Schritt. Alle entstehen offen, mit dem Datensatz verknüpft und mit Ihnen als zuständiger Person.

Example: Die Meridian Systeme haben an einem Dienstag, dem 3., mit der Bäckerei Trigo de Ouro abgeschlossen. Die Analystin öffnete die Opportunity, ging zur Registerkarte Aktivitäten, wählte Kunden-Onboarding und klickte auf Anwenden. Das System antwortete: 6 Aufgaben aus der Vorlage erstellt. Das Kickoff-Meeting fiel auf den 3., die Schulung auf den 10. und das Nachfassen auf den 2. des Folgemonats. Anschließend übertrug sie die Schulung an den technischen Berater und verschob das Go-Live um zwei Tage.

Nach dem Anwenden

Die Aufgaben sind gewöhnliche Aufgaben: Betreff, Frist, zuständige Person und Notizen lassen sich einzeln bearbeiten.
Um die Zuständigkeit zu wechseln, öffnen Sie die Aufgabe und ändern Sie das Feld Zuständig.
Um die Schritte zu verketten, nutzen Sie das Feld Abhängig von und lassen Sie die folgende Aufgabe auf die vorherige warten.
Eine Aufgabe zu löschen, die nicht passt, ist normal: Löschen Sie nur die überflüssigen.
Die Zeitachse zeigt alles Angelegte, verteilt über die Termine.

Berechtigungen und Grenzen

Das Anwenden erfordert Schreibzugriff: Wer nur liest, kann die Aufgaben nicht anlegen.
Der Katalog der drei Vorlagen ist fest und für alle Organisationen gleich; auf diesem Bildschirm gibt es keinen Editor für Projektvorlagen.
Dieselbe Vorlage zweimal auf denselben Datensatz anzuwenden legt die Aufgaben zweimal an. Prüfen Sie die Registerkarte, bevor Sie es wiederholen.
Die Fristen werden immer ab heute gezählt, nie ab dem Abschlussdatum oder einem anderen Feld.

Häufige Fragen

Kann ich eine eigene Aufgabenvorlage anlegen? In diesem Auswahlfeld nicht. Für eigene Abläufe mit angepassten Spalten und Schritten nutzen Sie die Tafelvorlagen des Moduls Projekte.
Ich habe die Vorlage auf den falschen Datensatz angewendet, wie mache ich das rückgängig? Es gibt kein einzelnes Rückgängig. Löschen Sie die angelegten Aufgaben: Sie wandern in den Papierkorb und lassen sich dreißig Tage lang wiederherstellen.
Landen die Aufgaben im Kalender der anderen? Sie entstehen mit Ihnen als zuständiger Person. Übertragen Sie sie einzeln, um sie zu verteilen.

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