Geplantes Backup: externer Speicher und Zustellung per E-Mail
Zusätzlich zum Herunterladen Ihres CRM-Daten-Backups in der App können Sie es jetzt an einen externen Speicher (das System oder Ihr eigenes Konto) liefern oder einen sicheren Link per E-Mail erhalten. Legen Sie eine Aufbewahrungsfrist fest, um alte Dateien automatisch zu rotieren.
Unter Einstellungen → Geplante Exporte hat jeder Backup-Zeitplan (täglich, wöchentlich oder monatlich) ein Ziel, das steuert, wie das erzeugte Paket zugestellt wird.
- In der App herunterladen: Die Datei wird im System aufbewahrt und Sie laden sie jederzeit aus der Liste der erzeugten Exporte herunter (Standard).
- Externer Speicher: Das Paket wird in einen Object Storage hochgeladen. Keine Größenbeschränkung für den App-Download.
- Per E-Mail senden: Zusätzlich zur Speicherung der Datei sendet das System eine sichere, zeitlich begrenzte Link-E-Mail an die von Ihnen festgelegte Adresse.
Externer Speicher: System oder eigenes Konto
Mit dem Ziel Externer Speicher wählen Sie, wo die Datei liegt. „System“ nutzt den sicheren Speicher der Plattform. „Eigenes Konto“ sendet das Backup an Ihren eigenen Object Storage (S3, Google Cloud Storage, Azure oder ein beliebiges kompatibles Ziel).
- Um Ihr eigenes Konto zu nutzen, gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → Speicher (Object Storage) und verbinden Sie das Ziel (Upload-Endpunkt und Schreib-Anmeldedaten).
- Die Anmeldedaten werden verschlüsselt in einem Tresor aufbewahrt und erscheinen nie auf dem Bildschirm oder in Protokollen.
- Wählen Sie zurück in Geplante Exporte Externer Speicher → Eigenes Konto.
Angehängte Dateien einbeziehen (erzeugt eine .zip)
Standardmäßig enthält das Backup nur die Datensätze (CSV oder JSON). Aktivieren Sie „Angehängte Dateien einbeziehen“, um auch die an Ihre Datensätze angehängten Dateien mitzunehmen. In diesem Fall ist das Backup keine lose CSV/JSON-Datei mehr: Es wird zu einer .zip mit der Datendatei im Stammverzeichnis und einem Ordner anexos/ mit den Binärdateien sowie einem Manifest (anexos/manifest.json), das jede Datei ihrem Quelldatensatz und dem Originalnamen zuordnet.
Es gibt eine Größenbegrenzung (das Packen erfolgt im Arbeitsspeicher): etwa 500 MB an Anhängen pro Backup. Übersteigt das Volumen die Grenze, stockt das Backup NICHT: Die neuesten Anhänge, die noch hineinpassen, werden einbezogen, und der Rest wird im Manifest innerhalb der .zip mit dem Grund aufgeführt (nichts wird stillschweigend verworfen). Für sehr große Datenmengen liefern Sie an einen externen Speicher (Ihr eigenes Konto), der keine App-Download-Grenze hat.
Aufbewahrung (automatische Rotation)
Legen Sie im Feld Aufbewahrung fest, wie viele Läufe pro Zeitplan aufbewahrt werden sollen. Wird ein neues Backup erzeugt, werden ältere, die diese Anzahl überschreiten, automatisch entfernt. Leer lassen, um alle zu behalten.
In der Liste der erzeugten Exporte zeigt jeder Lauf seine Herkunft (in der App oder externer Speicher) sowie eine Schaltfläche Herunterladen. Bei Speicherdateien öffnet die Schaltfläche einen sicheren, temporären Link; bei App-internen Dateien lädt sie direkt herunter.
Unternehmensgruppen: Backup pro Firma
Wenn Multi-Unternehmen aktiviert ist, erscheint neben der Schaltfläche Jetzt ausführen ein Firmenwähler. Wählen Sie „Alle Firmen“ für ein konsolidiertes Gruppen-Backup oder eine bestimmte Firma, um nur deren Daten zu exportieren. Das Backup beachtet genau dieselbe firmenbezogene Sichtbarkeit wie die CRM-Listen.