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Unterhaltungen: vereinheitlichte Kontakt-Zeitleiste mit KI-Zusammenfassung

Bei einem Kontakt oder Lead bringt das Unterhaltungen-Panel alles zusammen, was mit dieser Person geschehen ist, in eine einzige Zeitleiste: WhatsApp- und SMS-Nachrichten, Live-Chat, E-Mails, Anrufe, Meetings und Notizen. Sie ist nach Tag gruppiert, und jeder Tag kann eine kurze KI-generierte Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten und dem nächsten Schritt erhalten.

Das Unterhaltungen-Panel befindet sich in der Kontakt- und Lead-Detailansicht. Es erzeugt nichts Neues: Es sammelt lediglich, an einem Ort und in zeitlicher Reihenfolge, die Unterhaltungen, die bereits über jeden Kanal existieren, damit Sie die Beziehung schnell erfassen, ohne mehrere Stellen öffnen zu müssen.

Was die Zeitleiste enthält

WhatsApp-, SMS- und Live-Chat-Nachrichten, die mit dem Kontakt verknüpft sind.
Beim Kontakt erfasste E-Mails.
Anrufe und Meetings, mit einem Hinweis, wenn ein Transkript verfügbar ist.
Bei der Person erfasste Notizen.

Einträge sind nach Tag gruppiert, vom aktuellsten zum ältesten Tag, und innerhalb jedes Tages in chronologischer Reihenfolge.

KI-Zusammenfassung des Tages

Öffnen Sie den Kontakt oder Lead und gehen Sie zum Unterhaltungen-Panel.
Klicken Sie am Tag, den Sie verstehen möchten, auf Zusammenfassung erstellen.
Die KI liest die Unterhaltungen dieses Tages und schreibt eine kurze Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten und, falls vorhanden, dem nächsten Schritt. Der Text trägt das Abzeichen KI-Zusammenfassung.

💡 Die Zusammenfassung wird gespeichert. Hat sich der Inhalt des Tages nicht geändert, zeigt ein erneutes Öffnen sofort dieselbe Zusammenfassung, ohne erneut KI-Kosten zu verursachen. Trifft an diesem Tag eine neue Nachricht ein, weist ein Hinweis darauf hin, dass die Zusammenfassung veraltet ist, und Sie können auf Zusammenfassung aktualisieren klicken.

Kann die KI im Moment nicht antworten, zeigt das Panel einen klaren Hinweis, und die Zusammenfassung ändert sich nicht, sodass Sie nie eine Zusammenfassung sehen, die tatsächlich nicht erzeugt wurde.

Automatisches Ausfüllen aus Unterhaltungen (mit Bestätigung)

Oben im Unterhaltungen-Panel gibt es einen Block mit KI-Vorschlägen. Aus den jüngsten Unterhaltungen des Kontakts, über jeden Kanal hinweg, schlägt die KI auszufüllende Datensatzfelder vor (mit dem aktuellen Wert, dem vorgeschlagenen Wert und dem Grund) sowie konkrete nächste Schritte, die zu Aufgaben werden.

Klicken Sie auf Unterhaltungen analysieren. Die KI liest den jüngsten Verlauf und schlägt Felder und nächste Schritte vor.
Prüfen Sie jeden Vorschlag. Markieren Sie nur, was Sie übernehmen möchten, oder verwenden Sie Alle akzeptieren. Nichts wird von selbst angewendet.
Klicken Sie auf Ausgewählte übernehmen. Die markierten Felder werden im Datensatz gespeichert, und die markierten nächsten Schritte werden zu Aufgaben.

💡 Die KI schlägt nur Felder vor, die tatsächlich beim Objekt existieren: Ein Vorschlag für ein fehlendes Feld oder mit einem Wert, den das Feld nicht akzeptiert, wird verworfen. Ihre Berechtigungen gelten weiterhin, da das Speichern denselben Regeln wie immer folgt.

Nach der Übernahme zeigt der Block einen ehrlichen Bericht: wie viele Felder gespeichert wurden, wie viele Aufgaben erstellt wurden und, falls etwas schiefging, was nicht übernommen wurde und warum. Sie sehen niemals ein „erledigt“ für etwas, das tatsächlich fehlgeschlagen ist.

Unterhaltungsmetriken (Servicequalität)

Oben im Unterhaltungen-Panel zeigt ein kompakter Block die Servicequalitäts-Indikatoren für diesen Kontakt, direkt aus derselben Zeitleiste berechnet. Er ist nur lesend: Nichts wird geändert, und es wird keine KI verwendet, daher entstehen keine Kosten.

Antwortzeit: wie lange Sie üblicherweise brauchen, um dem Lead zu antworten (der Median hervorgehoben und der Durchschnitt als Stütze) und umgekehrt, wie lange der Lead braucht, um Ihnen zu antworten.
Volumen: erhaltene und gesendete Nachrichten, Tage mit Aktivität sowie die Anzahl der Anrufe und Meetings.
Aufmerksamkeit: wie lange die letzte Interaktion her ist und, falls die letzte Nachricht vom Lead ohne Ihre Antwort war, ein Hinweis, dass Sie „seit X auf Ihre Antwort warten“.

💡 Um die Antwortzeit fair zu halten, werden sehr lange Lücken zwischen der Nachricht des Leads und Ihrer Antwort (über 24 Stunden) nicht mitgezählt: Sie zählen als neue Unterhaltung, nicht als langsame Antwort, sodass der Median nicht durch Wochenend- oder Nachtpausen verfälscht wird.

Follow-up-Überwachung

Das System beobachtet Ihre offenen Deals von selbst und markiert, wenn ein Kontakt auf Sie wartet. Das Unterhaltungen-Panel zeigt ein Aufmerksamkeits-Abzeichen, „Wartet seit X auf Follow-up“, in einer Dringlichkeitsfarbe, und einmal täglich erhält der Eigentümer eine Glocken-Benachrichtigung (plus eine WhatsApp-Erinnerung, falls beim Profil eine Telefonnummer hinterlegt ist) für jeden Fall, der die Frist überschritten hat.

Wartet auf Antwort: Die letzte Nachricht war die des Kunden, und niemand hat innerhalb der Frist geantwortet. Der Ball liegt bei Ihnen.
Deal wird still: Eine offene Opportunity hatte viele Tage lang keine Interaktion. Ein Follow-up lohnt sich, um wieder anzuknüpfen.

Die Fristen sind dieselben, die Sie bereits unter Einstellungen → Organisation festgelegt haben: das SLA für die Lead-Antwortzeit (in Stunden) und die Reaktivierung untätiger Leads (in Tagen). Setzen Sie eine der beiden auf 0, um diesen Alarm auszuschalten. Bereits gewonnene, verlorene oder pausierte Deals lösen nie ein Follow-up aus.

💡 Um Rauschen zu vermeiden, wird derselbe Fall nicht innerhalb von 24 Stunden erneut gemeldet. Ein heißer Kontakt (hohes Kaufsignal in der KI-Analyse) wird mit höherer Dringlichkeit angezeigt, sodass Sie priorisieren können, wer dem Abschluss am nächsten ist. Die WhatsApp-Erinnerung ist eine Höflichkeit: Schlägt sie fehl, garantiert die Glocken-Benachrichtigung dennoch den Hinweis.

KI-Insights (Conversation Intelligence)

Der KI-Insights-Block liest die jüngsten Unterhaltungen des Kontakts, über jeden Kanal hinweg, und fasst die Vertriebs-Intelligenz zusammen: wie sich die Person fühlt, wie nah sie am Kauf ist und was den Deal blockieren oder fördern könnte. Klicken Sie auf Unterhaltungen analysieren, um sie zu erzeugen; das Ergebnis erhält das Abzeichen von KI.

Stimmung: die Zufriedenheit des Kontakts auf einer Skala von 0 bis 100, mit einem farbigen Abzeichen (positiv, neutral oder negativ) und einer kurzen Begründung.
Kaufsignal: die Abschlusswahrscheinlichkeit von 0 bis 100, abgelesen aus Ton und Inhalt (Interesse, Dringlichkeit, Budget, Einwände).
Einwände: die Bedenken des Kontakts (Preis, Timing, Wettbewerb), jeweils mit dem Ausschnitt, der sie belegt.
Erwähnte Wettbewerber: die in den Unterhaltungen genannten Namen von Konkurrenten.
Risiken und Chancen: kurze Stichpunkte dazu, was den Deal ins Stocken bringen oder beschleunigen könnte.

💡 Die Analyse wird gespeichert. Haben sich die Unterhaltungen nicht geändert, zeigt ein erneutes Öffnen sofort dasselbe Ergebnis, ohne erneut KI-Kosten zu verursachen. Trifft neuer Inhalt ein, weist ein Hinweis darauf hin, dass die Insights veraltet sind, und Sie können erneut analysieren.

Das Kaufsignal ist ein rein lesender Indikator: Er erscheint neben dem Kontakt, um Ihr Gespräch zu leiten, ändert aber niemals von selbst ein Prognose- oder Forecast-Feld. Kann die KI nicht antworten, zeigt das Panel einen klaren Hinweis, und die vorherige Analyse bleibt bestehen, sodass Sie nie einen Insight sehen, der tatsächlich nicht erzeugt wurde.

Zu diesem Kontakt fragen

Das Unterhaltungen-Panel hat ein Feld, in dem Sie in einfacher Sprache nach dem Verlauf dieses Kontakts fragen können, und die KI antwortet sofort. Es ist, als würden Sie mit jemandem sprechen, der alles gelesen hat, was mit der Person geschehen ist, über jeden Kanal hinweg.

Geben Sie Ihre Frage ein, etwa „Wogegen hat er Einwände erhoben?“, „Was war das letzte Versprechen?“ oder „Was wurde im letzten Meeting vereinbart?“.
Klicken Sie auf Fragen. Die KI ruft die relevantesten Ausschnitte aus den Unterhaltungen dieses Kontakts ab und antwortet auf deren Grundlage.
Die Antwort kommt mit ihren Quellen: dem Datum und Kanal jedes verwendeten Ausschnitts, damit Sie prüfen können, woher die Information stammt.

💡 Die KI antwortet nur aus den erfassten Unterhaltungen dieses Kontakts. Ist die Antwort nicht im Verlauf enthalten, sagt sie ehrlich, dass sie nichts gefunden hat, statt etwas zu erfinden. Sind noch keine Unterhaltungen erfasst, teilt sie mit, dass es nichts gibt, worauf sie antworten könnte.

Sie können dieselbe Frage auch über den Sellio-Assistant-Roboter stellen: Wenn Sie einen Kontakt oder Lead ansehen, kennt der Assistent bereits den Datensatz und sucht dessen Unterhaltungen, um zu antworten, unter Angabe von Datum und Kanal.

WhatsApp-Erfassung über Companion (optional)

Die WhatsApp-Business-Unterhaltungen eines Mitarbeiters können über eine von Ihnen selbst gehostete Companion-Brücke in die Zeitleiste einfließen: ein Open-Source-WhatsApp-Web-Dienst, der sich per QR-Code koppelt, die Nachrichten abhört und an das CRM sendet. Die Nachrichten landen in derselben Unterhaltungen-Zeitleiste und durchlaufen Zusammenfassung, Insights und Follow-up wie jeder andere Kanal. Dies ist optional, standardmäßig deaktiviert und erfordert Ihre ausdrückliche Zustimmung.

💡 Wichtiger Hinweis: Das Erfassen von Unterhaltungen über die WhatsApp-Web-Sitzung bewegt sich in einer Grauzone der WhatsApp-Nutzungsbedingungen und kann zur Sperrung der Nummer führen. Verwenden Sie eine dedizierte Nummer, auf eigenes Risiko. Wir hosten die WhatsApp-Sitzung nicht: Sie verweisen auf Ihre eigene Brücke (White-Label / Bring your own). Deshalb erfolgt die Aktivierung erst, nachdem Sie das Zustimmungsfeld zur Risikoübernahme angekreuzt haben.

Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen und gehen Sie zur Karte WhatsApp-Erfassung.
Legen Sie ein Kopplungsgeheimnis fest (den gemeinsamen Schlüssel). Es wird verschlüsselt auf dem Server gespeichert, und der Companion nutzt es, um jede Nachricht zu signieren.
Kreuzen Sie das Zustimmungsfeld zu den WhatsApp-Nutzungsbedingungen an und speichern Sie. Ohne die gespeicherte Zustimmung wird die Erfassung nicht aktiviert.
Kopieren Sie die Ingestions-URL (die Ihr Organisations-Token enthält) und konfigurieren Sie sie zusammen mit dem Geheimnis auf Ihrer Companion-Brücke. Koppeln Sie WhatsApp Business per QR-Code.
Aktivieren Sie die Karte. Von da an gelangt jede vom Companion gesendete (signierte) Nachricht in die Zeitleiste des passenden Kontakts.

Die Ingestions-URL ist geheim: Das Token identifiziert Ihre Organisation, teilen Sie es also niemals. Nur Administratoren verwalten diese Karte.

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