Kundenrechnungen: ausstellen, Zahlungen erfassen und Fälligkeiten nachverfolgen
Stellen Sie Rechnungen an Ihre Kunden aus einem angenommenen Angebot oder manuell aus, erfassen Sie eingehende Zahlungen und behalten Sie im Blick, was noch offen und was überfällig ist. Jede Zahlung aktualisiert den Rechnungssaldo und den Status automatisch.
Rechnungen sind die Dokumente, mit denen Ihr Unternehmen seine Kunden belastet. Sie erzeugen eine Rechnung aus einem angenommenen Angebot (das dessen Positionen und Beträge übernimmt) oder erstellen sie manuell von Grund auf. Anschließend erfassen Sie Zahlungen, sobald sie eingehen, und das System hält Saldo und Status auf dem aktuellen Stand.
Eine Rechnung erstellen
- Öffnen Sie Rechnungen im Menü Vertrieb.
- Klicken Sie auf Aus Angebot erzeugen, um von einem angenommenen Angebot auszugehen, oder auf Manuelle Rechnung, um von Grund auf zu erstellen.
- Bauen Sie bei einer manuellen Rechnung die Positionen im Editor auf: wählen Sie ein Produkt (optional) oder geben Sie eine freie Beschreibung ein, mit Menge, Preis und Rabatt. Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag werden live angezeigt.
- Sie können auch auf Aus Auftrag erstellen klicken, um einen bestätigten Auftrag zu berechnen: Das System erzeugt die Rechnung mit dem Kunden und Betrag des Auftrags und markiert den Auftrag als Berechnet.
- Klicken Sie auf Erstellen. Die Rechnung beginnt als Entwurf.
Die Steuer auf einer manuellen Rechnung wird Position für Position anhand Ihrer Steuerregeln berechnet (der spezifischste Satz nach Produktkategorie und Kunden-Region/-Bundesland), genau wie bei einem Angebot. Greift keine Regel, wird der im Kopf eingegebene Steuerprozentsatz verwendet. Der Gesamtbetrag ist immer die Zwischensumme (bereits mit Rabatten) plus Steuer, in der Rechnungswährung.
Von gewonnen über Auftrag bis Rechnung (Übergabe an die Finanzabteilung)
Wenn Sie eine Opportunity gewinnen, können Sie deren Auftrag mit einem Klick erzeugen (auf der Opportunity "Auftrag erzeugen"): Das System erstellt einen bestätigten Auftrag mit Kunde und Betrag, bereit für die Finanzabteilung zur Rechnungsstellung. Der Vorgang ist idempotent (ein Auftrag pro Opportunity).
Optional können Sie die automatische Übergabe an die Finanzabteilung in den Einstellungen aktivieren: Wird ein Deal gewonnen, wird der Auftrag automatisch erzeugt und Administratoren werden benachrichtigt, dass ein Auftrag zur Rechnungsstellung bereitsteht. Standardmäßig deaktiviert; das Ausstellen der Rechnung bleibt eine Aktion der Finanzabteilung (nichts wird automatisch berechnet). Erfordert den aktivierten Event-Bus.
Senden und empfangen
- Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Senden, um sie als versendet zu markieren und optional per E-Mail an den Kunden zu schicken.
- Wenn eine Zahlung eingeht, klicken Sie auf Zahlung erfassen und geben Sie den Betrag ein.
- Der Saldo sinkt und der Status wechselt automatisch zu Teilweise bezahlt oder Bezahlt. Eine Zahlung übersteigt nie den offenen Gesamtbetrag.
Online-Zahlung (Zahlungslink)
Wenn Sie Ihr Stripe-Konto unter Integrationen verbunden haben, können Sie die Rechnung online kassieren. Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Zahlungslink erzeugen: Das System erstellt einen sicheren Link für den offenen Saldo, in der Rechnungswährung. Kopieren Sie den Link oder versenden Sie die Rechnung per E-Mail, die dann eine Schaltfläche Jetzt bezahlen für den Kunden enthält. Sobald der Kunde zahlt, gleicht sich die Rechnung selbst ab und der Status wechselt zu Teilweise bezahlt oder Bezahlt, ohne manuelle Zahlungserfassung.
Fälligkeiten nachverfolgen (Forderungen)
- Nutzen Sie den Tab Forderungen, um alles mit noch offenem Saldo zu sehen, und den Tab Überfällig für Rechnungen nach ihrem Fälligkeitsdatum.
- Klicken Sie bei einer überfälligen Rechnung auf Erinnerung senden, um dem Kunden eine E-Mail zu schicken.
Automatische Fälligkeitserinnerungen
Zusätzlich zur manuellen Erinnerung versendet das System automatische Erinnerungen nach einem Zeitplan: 3 Tage vor Fälligkeit, am Fälligkeitstag und 7 Tage danach. Erinnert wird nur bei versendeten, teilweise bezahlten oder überfälligen Rechnungen mit noch offenem Saldo, und jeder Schritt wird nur einmal versendet (höchstens eine Erinnerung pro Tag und Rechnung). Jede Nachricht wird in der Sprache des Kunden versendet, mit dem Betrag in der Rechnungswährung.
Forderungen (Altersstruktur)
Der Tab Forderungen verteilt den offenen Saldo auf Fälligkeitsstufen: noch nicht fällig, 0 bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tage, mit der Gesamtsumme je Währung und einer Aufschlüsselung nach Kunde. Das ist der schnelle Überblick darüber, wie viel eingeht und was bereits überfällig ist.
Rechnungs-PDF herunterladen
Öffnen Sie eine Rechnung und klicken Sie auf PDF herunterladen, um ein druckfertiges, anhängbares Dokument mit dem Branding Ihres Unternehmens zu erzeugen (Name und Farbe, die Sie im Portal festgelegt haben), den Kundendaten, der Positionstabelle, den Summen und dem Saldo, alles in der Rechnungswährung. Beim Versand der Rechnung per E-Mail wird genau dieses PDF automatisch angehängt, in der Sprache des Kunden.
UF → CLP-Umrechnung (Chile)
Wenn Sie in UF (Unidad de Fomento) abrechnen, kann das CRM automatisch das Äquivalent in chilenischen Pesos (CLP) anzeigen. Beim Ausstellen oder Berechnen einer Rechnung in UF wird der offizielle, täglich von der chilenischen Zentralbank veröffentlichte UF-Wert verwendet und auf der Rechnung eingefroren: Das CLP-Äquivalent wird zum Ausstellungszeitpunkt festgehalten und ändert sich danach nicht mehr, selbst wenn sich der UF-Wert bewegt. Die Funktion ist optional und standardmäßig deaktiviert; ein Administrator aktiviert sie direkt auf dem Bildschirm Rechnungen (die Schaltfläche erscheint nur für diejenigen, die in UF abrechnen).