Fertigung · Anbindung an das Industrie-ERP
SellioCRM ist kein ERP: Es fakturiert nicht und plant keine Produktion. Was es tut, ist, den Auftrag sicher an Ihr ERP zu übergeben: Es prüft vor dem Senden, sendet ohne Risiko einer Dopplung, erfasst die Bestätigung samt ERP-Referenz und weist jede Abweichung zwischen beiden Seiten aus, statt so zu tun, als wäre alles gleich. Die Verbindung zu SAP und NetSuite nutzt die Zugangsdaten Ihres eigenen ERP und wird unter Einstellungen → Integrationen eingerichtet.
In der Industrie teilen sich CRM und ERP denselben Verkauf, und fast jedes Integrationsproblem entsteht aus einer von drei Ursachen: Der Auftrag wird mit fehlenden Angaben gesendet, der Auftrag wird zweimal gesendet, oder beide Systeme sagen Unterschiedliches über denselben Auftrag, ohne dass es jemand bemerkt. Die Vertikale Fertigung geht alle drei frontal an.
Was auf welcher Seite bleibt
SellioCRM kümmert sich um die kommerzielle Seite: Konto und Werke, Produktkonfiguration, Angebot mit eingefrorenem Preis, Genehmigung der Ausnahmen und den fertigungsreifen Auftrag. Das ERP kümmert sich um den Rest: Fakturierung, Produktionsplanung, buchhalterischen Bestand und Logistik. Das CRM fakturiert nicht, stellt keine Steuerbelege aus und bucht keinen Bestand. Wenn es Verfügbarkeit anzeigt, ist das der Spiegel dessen, was das ERP gemeldet hat, und diese Unterscheidung erklärt der Artikel über Verfügbarkeit und ATP.
Vom Angebot zum Auftrag
Der Auftrag entsteht aus einem Angebot. Beim Erzeugen des Auftrags daraus kopiert das CRM die Positionen mit den bereits eingefrorenen Werten, übernimmt Währung, Incoterm und Gesamtbetrag und verknüpft den Auftrag mit der Opportunity und dem Ursprungskonto. Der Auftrag beginnt als Entwurf, der ERP-Status ist als ausstehend markiert.
Die Prüfung vor dem Senden
Bevor der Auftrag das CRM verlässt, durchläuft er eine Prüfung, die eine Liste von Blockern zurückgibt. Ist auch nur ein Blocker offen, wird das Senden verweigert, und die Verweigerung wird mit dem Grund festgehalten. Mögliche Blocker sind:
- Keine Positionen: Der Auftrag hat keine Artikel.
- Gesamtbetrag null: Der Auftragswert ist nicht positiv.
- Kreditlimit: Der Kunde hat für diesen Auftrag kein verfügbares Kreditlimit.
- Ungültige Konfiguration: Eine konfigurierte Position hat die Produktregeln nicht bestanden.
- Anschrift: Die für die Lieferung nötige Anschrift fehlt.
- Dokumente: Erforderliche Unterlagen fehlen.
- Exportkontrolle: Die Prüfung hat blockiert, und es liegt keine erfasste Freigabe vor.
Die Verweigerung vor dem Senden ist Absicht. Ein unvollständiger Auftrag, der im ERP ankommt, wird auf beiden Seiten zu Nacharbeit und häufig zu einem Geisterauftrag, den niemand mehr stornieren kann.
Senden ohne Dopplung
Das Senden ist idempotent. Das CRM berechnet eine stabile Signatur des Auftragsinhalts, mit Gesamtbetrag und Positionen, und vergleicht sie mit dem bereits Gesendeten. Wurde dieselbe Nutzlast schon übergeben, bewirkt das erneute Senden nichts und wird als folgenlos protokolliert: Das ERP erhält wegen eines wiederholten Klicks oder eines automatischen Wiederholversuchs keinen Zwillingsauftrag. Wurde der Auftrag vom ERP bereits angenommen, bewirkt ebenfalls jedes weitere Senden nichts.
Nach dem Senden wechselt der Auftrag auf An ERP gesendet, und der Zähler der Versuche steigt. Das ist noch keine Annahme: Als angenommen gilt der Auftrag erst, wenn das ERP antwortet.
Bestätigung und Abweichung
Antwortet das ERP, kommt die Bestätigung mit der Entscheidung, angenommen oder abgelehnt, und mit der Referenz des auf der anderen Seite erzeugten Belegs ins CRM. Erst dann gilt der Auftrag als angenommen, und die ERP-Referenz ist für alle sichtbar, die den Kunden betreuen.
Danach folgt der Teil, den die meisten Integrationen auslassen: der Abgleich. Das CRM vergleicht regelmäßig den bei ihm gespeicherten Status mit dem Status, den das ERP meldet. Widersprechen sich beide, wird der Auftrag als abweichend markiert und landet in einer Korrekturliste, mit beiden Werten nebeneinander festgehalten. Eine Abweichung wird zur Meldung, niemals zu Schweigen.
Die Spur
Jedes Senden, jede Verweigerung, jede Bestätigung und jeder Abgleich wird zu einer Zeile in einer Historie, die nur wächst, mit der Richtung (aus dem CRM hinaus oder aus dem ERP herein), der Aktion, dem Status, der externen Referenz und der Meldung. Fragt jemand, warum dieser Auftrag so dasteht, wie er dasteht, steht die vollständige Antwort dort, in zeitlicher Reihenfolge.
SAP oder NetSuite anbinden
Die Verbindung zu den großen ERP-Systemen richten Sie unter Einstellungen → Integrationen in der Kategorie ERP ein, und sie nutzt die Zugangsdaten Ihrer eigenen Umgebung: Das ERP gehört Ihnen, die Lizenz gehört Ihnen, und SellioCRM spricht lediglich damit. Die Verbindung ist beidseitig: Das CRM sendet Konten, Kontakte, Opportunities, Aufträge und Rechnungen und empfängt im Gegenzug Ereignisse aus dem ERP, etwa eine bezahlte Rechnung oder einen aktualisierten Auftrag, über eine Eingangsadresse, die durch ein gemeinsames Geheimnis geschützt ist. Wiederholte Ereignisse werden an der externen Kennung erkannt und nicht zweimal verarbeitet.
Die Integration bleibt untätig, bis sie eingerichtet und aktiviert ist: Ohne Zugangsdaten spricht SellioCRM mit keinem ERP. Neben SAP und NetSuite enthält der Integrationskatalog weitere Warenwirtschaftssysteme, und es gibt außerdem einen generischen Versand an eine von Ihnen angegebene Adresse, falls Ihr ERP nicht in der Liste steht.
Voraussetzungen und Grenzen
- Die Vertikale Fertigung muss unter Einstellungen → Verticals aktiviert sein, damit Aufträge und Spur überhaupt existieren.
- Die ERP-Integration einzurichten erfordert Administrationsrechte für das Konto; die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nie erneut angezeigt.
- Der Industrieauftrag hat heute keine eigene Registerkarte im Bildschirm Fertigung: Er wird über die Integrationsschicht und die Genehmigungen bearbeitet.
- Das CRM stellt keine Rechnung aus, plant keine Produktion und bucht keinen buchhalterischen Bestand.
- Der Abgleich weist die Abweichung aus, entscheidet aber nicht für eine Seite: Die Korrektur ist eine menschliche Entscheidung, getroffen mit der Spur in der Hand.