Prozesse (Blueprint): Zustandsübergänge eines Objekts steuern
Ein Blueprint verwandelt ein Auswahlfeld (Phase, Status) in eine Zustandsmaschine: Sie legen fest, welche Übergänge erlaubt sind, und definieren für jeden davon die Bedingungen, Pflichtfelder, automatischen Aktionen und ob eine Genehmigung nötig ist. Er ist optional, je Objekt und je Feld aktivierbar, ganz ohne Code.
Unter Einstellungen → Prozesse (Blueprint) gestalten Sie den Prozess eines Objekts: Wählen Sie ein Auswahlfeld (zum Beispiel Status oder Phase) und legen Sie die erlaubten Übergänge zwischen den Werten dieses Felds fest. Wenn jemand dieses Feld an einem Datensatz ändert, validiert der Blueprint den Übergang vor dem Speichern. Es handelt sich um eine optionale Ebene: Solange Sie keinen Blueprint für ein Objekt anlegen, ändert sich nichts (Opportunity-Pipelines und -Gates bleiben unverändert).
Einen Prozess erstellen
- Wählen Sie das Objekt und das Zustandsfeld (nur Auswahlfelder werden angezeigt, und deren Werte sind die Zustände).
- Legen Sie den Modus fest: Strikt (nur deklarierte Übergänge sind erlaubt) oder Offen (nicht deklarierte Übergänge sind frei möglich; deklarierte werden weiterhin validiert).
- Fügen Sie die Übergänge Von → Nach hinzu. Lassen Sie „Von“ auf „Beliebiger Zustand“, um den Übergang von jedem Ausgangszustand aus zuzulassen.
- Legen Sie für jeden Übergang Bedingungen, Pflichtfelder, Aktionen und fest, ob eine Genehmigung erforderlich ist.
- Speichern Sie. Markieren Sie den Prozess als Aktiv, damit er wirksam wird.
Bedingungen und Pflichtfelder
Bedingungen nutzen dieselbe Engine wie Feldregeln: Wählen Sie ein Feld, einen Operator und einen Wert, und legen Sie fest, ob alle (UND) oder mindestens eine (ODER) zutreffen müssen. Pflichtfelder listen die Felder auf, die ausgefüllt sein müssen, damit der Übergang stattfindet. Schlägt eine Bedingung fehl oder fehlt ein Pflichtfeld, wird die Änderung mit einer klaren Meldung blockiert.
Aktionen nach dem Übergang
- Feld setzen: schreibt einen Wert in ein anderes Feld des Datensatzes im selben Speichervorgang.
- Aktivität erstellen: öffnet eine mit dem Datensatz verknüpfte Aufgabe (mit optionaler Fälligkeit in Tagen).
- Benachrichtigen: sendet dem Eigentümer des Datensatzes eine In-App-Benachrichtigung.
- Webhook: registriert die Absicht eines externen Aufrufs für den Übergang.
Genehmigung
Aktivieren Sie „Genehmigung erforderlich“ bei einem Übergang, damit dieser erst nach Genehmigung abgeschlossen wird. Die Anfrage nutzt die Genehmigungs-Engine des CRM: Existiert eine passende Genehmigungsrichtlinie, wird der Übergang blockiert, bis entschieden wurde; ist keine Richtlinie konfiguriert, wird der Übergang durchgeführt und die Absicht registriert.