Exploitation et gouvernance
Après la mise en production : comment garder le compte sain grâce à l'audit, la gouvernance des changements de configuration, la gouvernance globale, le RBAC et la rétention des données.
Une fois l'équipe en production, le rôle de l'administrateur passe de la configuration à la gouvernance : s'assurer que les accès restent corrects, que les changements de configuration sont traçables et que les données suivent les règles de l'organisation.
Journal d'audit
Dans Paramètres → Audit, vous voyez qui a fait quoi et quand : création, modification et suppression d'enregistrements, ainsi que les changements sensibles. Le journal est en lecture seule (ajout uniquement) : il sert de source de vérité lors des investigations et des revues périodiques.
Gouvernance des changements de configuration
Modifier la configuration d'un CRM en production comporte des risques. Dans Paramètres → Changements, vous suivez l'historique des changements de configuration et, lorsque c'est disponible, vous pouvez exiger une approbation avant d'appliquer des changements sensibles. Traitez la configuration comme du code : révisez, approuvez et enregistrez.
Gouvernance globale
Dans Paramètres → Gouvernance globale, vous définissez des politiques qui s'appliquent à l'ensemble du compte : normes de nommage, champs obligatoires au niveau de l'entreprise, limites et règles que les équipes ne peuvent pas contourner. C'est là que l'administrateur impose une cohérence descendante.
RBAC : revue périodique des accès
Les accès se dégradent avec le temps : les personnes changent de rôle, partent, arrivent. Révisez périodiquement les rôles (Paramètres → Rôles et autorisations) et les utilisateurs (Paramètres → Utilisateurs). Désactivez ceux qui sont partis (ne supprimez jamais, car l'historique doit être conservé) et réajustez les rôles de ceux qui ont changé de fonction.
- Chaque trimestre, listez les utilisateurs actifs et vérifiez le rôle de chacun.
- Désactivez l'accès de ceux qui sont partis ; ajustez ceux qui ont changé de rôle.
- Vérifiez les autorisations au niveau des champs sur les données sensibles (financières, personnelles).
Rétention des données
Définissez combien de temps les données sont conservées et ce qui arrive aux anciens enregistrements. Combinez les politiques de rétention avec les outils de confidentialité (Paramètres → Confidentialité) pour répondre aux exigences légales et réduire le risque de conserver des données inutiles.