Administration

Guide de l'administrateur : premiers pas

De zéro à un compte prêt pour l'équipe : configurez l'organisation, la devise, les utilisateurs, les rôles d'autorisation, les objets/champs et vos premières automatisations, dans le bon ordre.

Ce guide s'adresse à la personne qui administre le compte (l'opérateur de l'organisation), pas à l'utilisateur final. Il parcourt, dans l'ordre recommandé, les écrans de Paramètres à suivre pour rendre le CRM prêt à l'usage quotidien de l'équipe.

Règle d'or : mettez en place les fondations (organisation, devise, autorisations) AVANT d'inviter des personnes. Ainsi, personne n'arrive dans un compte à moitié construit et chaque utilisateur démarre avec le bon rôle et les bonnes vues.

1. Identité de l'organisation et devise

Commencez par Paramètres → Organisation : nom, fuseau horaire, langue par défaut et logo. Ensuite, définissez la devise de base dans Paramètres → Devise et données de l'organisation. Elle s'applique aux montants des opportunités, aux grilles tarifaires et aux rapports. La devise est une décision structurante : réglez-la correctement avant de charger les données.

Renseignez les données de l'organisation (nom, fuseau horaire, langue par défaut).
Définissez la devise de base et le format des nombres.
Si vous opérez avec des filiales, enregistrez-les dans Paramètres → Unités et, si nécessaire, les taxes dans Paramètres → Taxes.

2. Rôles d'autorisation (avant les utilisateurs)

Dans Paramètres → Rôles et autorisations, vous définissez ce que chaque type de personne peut voir et faire (RBAC). Créez les rôles qui reflètent votre activité (par exemple Commercial, Manager, SDR, Lecture seule) en ajustant les autorisations par objet et par champ, ainsi que la portée de visibilité (uniquement ses propres enregistrements, ceux de l'équipe, ou toutes).

💡 Calquez les rôles sur la réalité de l'équipe, pas sur l'organigramme idéal. Il est plus facile d'ouvrir des autorisations plus tard que de découvrir que quelqu'un a vu ce qu'il n'aurait pas dû.

3. Utilisateurs et structure

Une fois les rôles prêts, invitez les personnes dans Paramètres → Utilisateurs, en attribuant d'emblée le bon rôle. Organisez ensuite la hiérarchie dans Paramètres → Équipes et Paramètres → Territoires. Cela alimente la portée de visibilité, les objectifs et la répartition des prospects.

4. Objets, champs et mises en page

Le CRM est livré avec des objets standard (Prospects, Contacts, Entreprises, Opportunités, Activités). Adaptez-les à votre activité dans Paramètres → Objets et Paramètres → Champs (créez des champs personnalisés, des listes d'options, des champs obligatoires). Ajustez la disposition des écrans dans Paramètres → Mises en page.

5. Processus : pipelines, règles et automatisations

Définissez les étapes de l'entonnoir dans Paramètres → Pipelines. Automatisez ensuite les tâches répétitives dans Paramètres → Automatisations (actions déclenchées par des événements), Paramètres → Règles (attribution/routage) et Paramètres → Validations (empêcher les données incohérentes).

Modélisez l'entonnoir (étapes et critères d'avancement).
Créez des automatisations pour les tâches, notifications et mises à jour de champs.
Ajoutez des validations pour protéger la qualité des données.

💡 Une fois cette séquence terminée, passez à l'article « Checklist de déploiement » pour mettre l'équipe en production sans rien oublier.

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