Éducation : profils d’admission par sous-segment et pipeline d’admissions prêt à l’emploi
La verticale Éducation transforme SellioCRM en CRM pour écoles, universités, EdTechs et formation en entreprise : vous choisissez le profil de votre sous-segment dans un assistant et le système crée le pipeline d’admissions de ce parcours, de la demande à l’inscription, sur le même moteur de pipelines du CRM. Optionnelle et désactivée jusqu’à ce qu’un administrateur l’active.
La verticale Éducation est optionnelle et naît désactivée. Tant qu’elle est éteinte, rien ne change dans le système et elle reste invisible et inerte pour tous. Un administrateur l’active dans Paramètres, sous Verticales, ou via l’assistant sur l’écran Éducation lui-même. Elle a été conçue pour les écoles, réseaux scolaires, universités, cours techniques et libres, EdTechs et formation en entreprise.
Profils d’admission par sous-segment
Chaque sous-segment éducatif a un parcours d’admission différent : dans une école K-12, la famille décide, avec visite, entretien et contrat ; dans l’enseignement supérieur, il y a recrutement, examen et offre ; dans les cours en ligne, le parcours est continu, avec diagnostic et essai ; dans la formation en entreprise, le client est une société, avec proposition et négociation. L’assistant fournit ces profils prêts : K-12 privé, K-12 international, enseignement supérieur, troisième cycle et executive, technique et professionnel, langues, arts et sport, en ligne et EdTech, formation en entreprise et réseau multi-campus.
Le profil K-12 est présélectionné par défaut, mais vous pouvez en choisir un autre. À l’activation, le système crée automatiquement le pipeline d’admissions du profil choisi, avec les étapes du parcours nommées et prêtes à l’emploi.
Le pipeline d’admissions
Le pipeline créé est un pipeline classique du CRM, sur le même moteur que vous utilisez déjà en vente : chaque candidature avance dans les étapes sur le kanban, et les étapes d’issue sont pré-marquées, inscrit comme gagné et perdu comme perdu. Vous pouvez renommer les étapes et modifier probabilités, couleurs et champs obligatoires dans l’éditeur de pipelines, dans Paramètres, sous Pipelines.
Plusieurs profils en même temps
Un réseau avec une école K-12, une faculté et une branche entreprise mène plusieurs parcours en parallèle. La verticale active, revenez à l’écran Éducation et appliquez d’autres profils : chacun crée son propre pipeline. Réappliquer un profil déjà appliqué ne duplique jamais rien.
Événements, visites et portes ouvertes
La verticale apporte des événements de recrutement prêts à l’emploi : portes ouvertes, visite du campus, salon, webinaire et cours d’essai. Vous créez l’événement avec date, lieu et capacité, et la publication génère un lien public d’inscription à diffuser sur le site et les réseaux. Quand les places sont épuisées, les nouvelles inscriptions rejoignent automatiquement la liste d’attente.
L’inscription publique reconnaît la personne : un lead existant retrouve son enregistrement, sans doublon. Le jour J, le check-in se fait par QR code à l’accueil ou manuellement, et les absences se marquent en un clic. Après l’événement, une enquête rapide avec note et commentaire mesure l’expérience, et le rapport de ROI montre les inscrits, les présents et combien sont devenus des inscriptions définitives. Le coût de l’événement n’apparaît qu’aux personnes ayant la permission financière.
Candidature en ligne avec formulaire versionné
La candidature est le centre des admissions : une personne, un programme et une période d’entrée. Elle peut naître d’un intérêt déjà enregistré ou être créée directement, et la même personne peut avoir des candidatures dans plusieurs programmes en même temps. Chaque candidature porte le conseiller responsable, le canal d’origine, le profil du candidat (national, international, boursier, transfert ou un profil à vous), les frais de candidature avec statut en attente, payés ou exonérés, et le pourcentage de complétude du dossier.
Le formulaire de candidature utilise le constructeur de formulaires que vous connaissez déjà. La différence est le versionnage : à la publication d’une version, le système photographie la définition entière du formulaire à cet instant. Chaque réponse envoyée reste liée à la version répondue, donc changer le formulaire demain ne modifie jamais la réponse d’hier. Corriger une réponse crée un nouvel envoi, en préservant tout l’historique.
La checklist de documents se définit par programme et par profil de candidat : un candidat international peut avoir des éléments en plus, un boursier d’autres. Chaque élément peut avoir une échéance calculée en jours ouvrés à partir des dates de la période, en respectant les jours fériés. À la réception ou la dispense d’éléments, la complétude se recalcule seule, et les éléments en retard sont signalés. L’entonnoir d’admissions reste dans le kanban du pipeline créé par l’assistant de la verticale.
Documents du candidat
Chaque document envoyé par le candidat devient un enregistrement à part entière au-dessus de la pièce jointe : type (pièce d’identité, relevé de notes, justificatif de domicile, médical, financier ou un type à vous), classification obligatoire (personnel, académique, financier, médical ou mineur), validité et version. Renvoyer un document n’écrase jamais le précédent : chaque renvoi crée une nouvelle version et tout l’historique est préservé.
Si le type du document correspond à un élément de la checklist de la candidature, l’élément est marqué comme reçu automatiquement. À la révision, le secrétariat approuve ou rejette avec un motif obligatoire, et un rejet rouvre l’élément de la checklist pour que le candidat renvoie. Les documents dont la validité est dépassée apparaissent comme expirés à la lecture, sans tâche planifiée.
Les documents médicaux et de mineurs ont une protection supplémentaire : chaque lecture est enregistrée dans la piste d’audit des accès sensibles. L’extraction de données par OCR est optionnelle et utilise l’IA du système. Pour un document de mineur, elle ne s’exécute qu’avec un consentement de partage de données en vigueur, et avec la rédaction des PII activée les données personnelles sortent masquées du texte extrait.
Portails du candidat et de la famille
Candidat et responsable suivent la candidature dans des portails dédiés, avec connexion par lien magique, sans mot de passe. Le candidat entre avec l’e-mail de la candidature sur /portal/applicant/access?t=VOTRE_TENANT_ID. Le responsable entre avec l’e-mail enregistré sur son propre enregistrement sur /portal/family/access?t=VOTRE_TENANT_ID, et l’accès famille exige un lien de responsable actif avec le candidat.
Le portail montre seulement le dossier documentaire : statut de la candidature, checklist, documents envoyés avec le motif de rejet quand il existe et les prochains événements. Les restrictions de garde sont respectées : ce que la configuration de garde refuse n’apparaît jamais. Les décisions d’admission n’apparaissent jamais dans les portails.
Retirer l’e-mail de l'enregistrement ou clore le lien de responsable coupe l’accès immédiatement. Les portails utilisent la marque du portail client et parlent la langue du visiteur.
Entretiens, épreuves et shadow day
La planification des entretiens réutilise l’agenda de self-scheduling que vous connaissez déjà, et le shadow day entre comme un type d’entretien. L’évaluateur enregistre le résultat et l’avis, et quand un entretien expire sans avoir eu lieu, l’absence est marquée automatiquement.
Les épreuves et tests de niveau ont une note, un seuil optionnel et un niveau. Avec un seuil défini, le résultat est dérivé automatiquement ; sans seuil, la décision reste à l’évaluateur. Tout est lié à la candidature et visible dans le pipeline d’admissions.
Révision par rubriques, révision à l’aveugle et comité
La révision académique utilise des rubriques versionnées : une version publiée est immuable, une correction crée une nouvelle version, et chaque révision utilise la version en vigueur à sa date ; modifier une rubrique ne change jamais les notes passées. Les révisions sont distribuées par moindre charge, et chaque réviseur travaille dans la file Mes révisions, avec note par critère et avis. Un panneau de calibration compare les réviseurs.
La révision à l’aveugle naît désactivée. Activée, elle masque côté serveur les champs choisis du candidat ; sans champs choisis, elle masque tous les champs masquables.
Le comité d’admission a des participants, un quorum, un ordre du jour, des votes et un procès-verbal. Un nouveau vote remplace le précédent, et le dépouillement est honnête : la majorité décide, une égalité est enregistrée comme égalité et une séance sans quorum est enregistrée telle quelle. La publication de la décision au candidat est une étape séparée, avec embargo et lettres.
Contrat : montants figés, immuable par version
Le contrat naît de l'offre acceptée. À la génération, le système fige les frais de scolarité, les frais annexes, les remises et les bourses dans un instantané scellé : modifier la grille tarifaire ensuite ne change aucun contrat déjà émis.
Les signataires viennent des rôles de responsable enregistrés pour la famille. Le responsable légal et le responsable financier signent ; le contact de liaison et la personne autorisée à récupérer l'élève ne signent pas. En cas de restriction de garde en vigueur, le responsable concerné est bloqué au moment de signer, même s'il figurait déjà dans la liste.
Après la signature, plus rien ne change, même pour un administrateur : la base de données refuse la modification. Une révision tarifaire devient un avenant lié au contrat signé et une résiliation une annulation liée. L'écran affiche la chaîne de versions et alerte si l'intégrité est rompue. Avec un prestataire de signature électronique configuré, l'envoi est automatique ; sans prestataire, l'acceptation est enregistrée avec date et origine.
Rappels et alertes automatiques
Une fois la verticale activée, le système surveille chaque jour ce qui est bloqué : un dossier auquel il manque des pièces obligatoires, un document refusé, en attente de vérification ou proche de l'expiration, un lecteur dont la file de dossiers a dépassé l'échéance, un contrat envoyé et non signé, un événement terminé avec des personnes à relancer et une demande dont le délai de premier contact est dépassé.
- Les rappels montent par paliers (par défaut à 3, 7 et 14 jours de retard) et chaque palier alerte une fois, pas tous les jours.
- L'alerte apparaît dans les signaux métier et, quand l'enregistrement indique un responsable, sous forme de notification pour cette personne, dans sa langue.
- Rien n'est bloqué, annulé ni modifié à cause d'un rappel : le système signale, il ne sanctionne pas.
- La relance a une fin : passée la fenêtre de silence (120 jours par défaut), les rappels s'arrêtent.
- Chaque recette peut être désactivée, et les paliers, le délai de premier contact et la fenêtre d'expiration se règlent par établissement, sans nouvelle version.
Gouvernance : demandes des personnes, biais et conservation
Lorsqu'une personne demande l'accès, la rectification, la portabilité ou l'effacement de ses données, la demande devient une ligne avec une ÉCHÉANCE. Le délai vient de la juridiction indiquée et est figé à la réception : si l'établissement change de politique demain, la demande d'aujourd'hui conserve la date que la personne est en droit d'exiger. La file affiche d'abord ce qui expire le plus tôt, et le retard s'affiche en rouge.
L'audit de biais répond à une question de plus en plus posée : le score qui classe l'admission ou l'aide traite-t-il les groupes différemment ? Vous saisissez les nombres agrégés par groupe et le système applique la règle des quatre cinquièmes, en désignant le groupe au taux le plus bas. Aucune ligne de personne n'y entre, aucune n'est conservée. Les groupes trop petits sont écartés, et c'est dit : un taux sur trois personnes varie par hasard.
La conservation est déclarée par classe de données, et l'écran montre les classes que personne n'a déclarées. C'est l'établissement qui fixe la durée et la base légale ; le système oblige à déclarer et garde le manque bien visible.